Trancar, cancelar ou concluir uma matrícula

Quando o aluno para, a matrícula precisa dizer isso, senão as aulas continuam nascendo no calendário e as mensalidades continuam sendo geradas. A Situação da matrícula tem quatro valores: Ativa, Trancada (pausa, com volta prevista), Cancelada (o aluno saiu) e Concluída (terminou o curso). Para o aluno voltar a estudar o mesmo nível depois, basta uma matrícula nova: só a matrícula ativa impede outra no mesmo nível.

Passo a passo#

1. Abra a matrícula em Secretaria › Alunos e matrículas › Matrículas, pelo lápis, ou pela aba Matrículas da ficha do aluno.
2. No card Vínculo, troque a Situação para Trancada, Cancelada ou Concluída.
3. Clique em Salvar alterações.
4. Responda às janelas que aparecerem sobre a mensalidade do mês e, se for o caso, o plano de vários meses.

O que acontece com as aulas#

• Trancada: as aulas futuras são canceladas e ficam marcadas como suspensas pelo trancamento. Enquanto trancada, a matrícula não reserva sala nem professor.
• Cancelada ou Concluída: as aulas futuras são canceladas de vez. As que já aconteceram ficam no histórico.

A mensalidade do mês#

Com o módulo financeiro, quando uma matrícula ativa sai no meio do mês e já tem a mensalidade desse mês, a janela Mensalidade de (o mês) na saída pergunta o que fazer:

• Manter o valor atual;
• Ajustar ao proporcional: o valor das aulas até a saída. Dá para mudar a data em Aulas até e o Valor. A cobrança já emitida é reemitida com o novo valor;
• Cancelar a mensalidade do mês: cancela a cobrança no gateway e estorna a comissão do professor.

As outras mensalidades em aberto ficam como estão. Se a do mês já foi paga, a janela só avisa: devolver a diferença é com o financeiro.

Saída no meio de um plano#

Se a matrícula estava num plano trimestral, semestral ou anual e foi cancelada ou concluída, a janela Saída no meio do plano lista os meses que não serão usados. Os em aberto são cancelados. Dos já pagos, escolha Devolver ao aluno (a sugestão já desconta a multa de fidelidade, e a devolução vira uma conta a pagar) ou Não devolver. Clique em Encerrar o plano, ou em Manter como está.

Destrancar#

Troque a Situação de Trancada para Ativa e salve. Como a matrícula trancada não reservava nada, o horário dela pode ter sido ocupado. Nesse caso, aparece no topo o card O horário desta matrícula foi ocupado, e o salvar fica bloqueado até você resolver: use Trocar este horário para escolher um horário livre, ou Manter trancada.

Depois de destrancar, as aulas do período trancado seguem a regra da escola, em Configurações › Regras da escola › Aulas, em Quando uma matrícula trancada volta: Remarcar para a frente ou Não repor. Com o financeiro, se o mês ainda não tem mensalidade, a janela Mensalidade da reativação oferece gerá-la, com o valor contando de hoje.

A fidelidade#

Quando a matrícula está dentro da fidelidade, a lista de matrículas mostra o selo Fidelidade até a data. Ao cancelar, o sistema calcula a multa sugerida (meses que faltam × percentual × mensalidade) e avisa. Ele não cobra a multa sozinho: o valor é acertado pela escola com a família.

O botão de cancelar da lista#

Na lista de matrículas, a lixeira (Cancelar matrícula) também cancela, depois de uma confirmação que mostra a multa sugerida quando há fidelidade. Ela cancela as aulas futuras e apaga os horários fixos, mas funciona diferente da troca de situação: a matrícula some da lista de matrículas e da ficha do aluno, e as janelas sobre a mensalidade do mês e o plano não aparecem. Para manter a matrícula visível como Cancelada e decidir sobre a mensalidade, use a troca de Situação na edição.

Bom saber#

As janelas de dinheiro dependem do módulo financeiro. Trancar, cancelar e concluir dependem das permissões de matrícula do seu papel.