Criar um modelo de documento

O modelo é o texto-base do contrato, do regulamento ou da ficha. Na hora de emitir, o Aulla troca as variáveis pelos dados do aluno, do responsável e da matrícula, e o documento sai pronto, em PDF. Marcado como obrigatório, ele sai sozinho em toda matrícula nova.

Passo a passo#

1. Abra Secretaria › Documentos › Modelos e clique em Novo modelo.
2. Preencha o Nome do modelo e escolha a Categoria: Contrato, Regulamento, Termo, Ficha ou Outro.
3. Deixe Modelo ativo ligado. Modelo inativo não sai em matrícula nova.
4. Se quiser, escreva a Descrição (só para a equipe), dizendo quando usar o modelo.
5. Abra Página: fonte, margens, espaçamento, cabeçalho e rodapé e ajuste a Fonte, o Cabeçalho, o Rodapé, as margens (em cm), as Entrelinhas, o espaço Entre parágrafos, o espaço Entre letras e o Recuo da 1ª linha.
6. Escreva em Texto do modelo (veja abaixo).
7. Confira a Prévia com dados de exemplo, alternando entre Aluno menor e Aluno maior.
8. Clique em Criar modelo (ou Salvar modelo, na edição).

O editor do texto#

Além da formatação comum (negrito, títulos, listas, alinhamento, tabela), o editor tem:

• Variável: abre a lista dos dados que o documento puxa, em grupos: Aluno, Responsável, Assinante (condicional), Matrícula, Instituição e Data. Dá para buscar pelo nome. O grupo Assinante (condicional) traz o nome e o CPF de quem assina: o próprio aluno ou, se ele é menor, o responsável.
• Qualificação: insere o bloco que apresenta as partes do contrato. Instituição traz a escola contratada; Aluno maior de idade entra quando o aluno tem 18 anos ou mais; Aluno menor e responsável entra sozinho quando o aluno é menor. O bloco que não vale para o aluno some na emissão.
• 1 assinatura e 2 assinaturas: o bloco de assinatura. O duplo tem a linha do aluno e a da escola. É nesse bloco que entra a assinatura digital, se a escola usa.

A prévia é uma folha contínua: a quebra de página só aparece no PDF.

Conferir o resultado#

Depois de criar o modelo, a barra do topo ganha PDF (maior) e PDF (menor), que baixam o PDF com dados de exemplo, e DOCX, para editar no Word. O DOCX sai sem cabeçalho, rodapé e margens do modelo.

Fazer o modelo sair sozinho#

• Para toda matrícula nova: em Configurações › Regras da escola › Matrículas, aba Documentos, clique no modelo no card Documentos obrigatórios (ele ganha o selo Obrigatório) e clique em Salvar configurações.
• Só para uma disciplina: em Pedagógico › Estrutura › Disciplinas, edite a disciplina e marque o modelo no card Documentos desta disciplina. Ele sai na matrícula junto com os obrigatórios da escola.

Na lista de modelos, a coluna Onde entra mostra isso: toda matrícula nova, quantas disciplinas, ou Só quando emitido à mão.

Cabeçalhos e rodapés#

O cabeçalho e o rodapé são blocos reaproveitados por vários modelos (o logo no topo, a paginação embaixo). Crie em Secretaria › Documentos › Cabeçalhos ou Rodapés:

1. Preencha o Nome e a Altura (cm). O cabeçalho ocupa a margem de cima dos modelos que o usam; o rodapé, a de baixo.
2. Ajuste a Margem da esquerda (cm) e a Margem da direita (cm).
3. Comece por um dos Modelos prontos ou escreva o conteúdo. O editor tem Nº pág. e Total para a paginação.
4. Salve. Bloco inativo não aparece para escolher em modelos novos.

Bom saber#

• Excluir um modelo pergunta onde ele é usado: ele deixa de sair nessas matrículas e disciplinas, e os documentos já emitidos com ele continuam nas matrículas.
• Mudar um modelo vale para os documentos emitidos dali em diante; o que já saiu não muda.
• Para emitir, enviar e encontrar os documentos, veja Emitir e enviar os documentos da matrícula.