Enviar lembretes de cobrança em massa

Os lembretes automáticos de vencimento e de atraso saem sozinhos. Mas às vezes a escola quer insistir: lembrar todos que estão com mais de 15 dias de atraso, ou quem ainda não recebeu nenhum aviso. A tela Lembretes de cobrança monta essa lista pelos critérios que você escolher e manda uma mensagem por pessoa, com todas as cobranças dela.

Passo a passo#

1. Abra Financeiro › Cobrança › Lembretes de cobrança (ou use o atalho Lembretes de cobrança em Contas a receber).
2. Na aba Quem cobrar, ajuste os Critérios.
   • Em Sobre a cobrança: Tempo de atraso (por exemplo, Vencidas há 8 a 15 dias, A vencer ou um intervalo próprio), Vencimento de e Vencimento até, Competência, Categoria, Cobrança a partir de e Total da pessoa a partir de.
   • Em Sobre a pessoa e o que ela já recebeu: Sem nenhum aviso há (dias), Aviso de atraso automático, Lembretes manuais, Só onde o último envio falhou, Turma, Curso, Professor, Situação da matrícula e Renegociação.
3. Confira o cartão Quem recebe. Cada pessoa aparece com o total e as cobranças em aberto, já marcadas. Desmarque o que não quer cobrar agora, ou use Marcar todas e Desmarcar todas.
4. Clique em Preparar o envio, na barra que resume quantas pessoas, cobranças e o valor marcado.
5. No diálogo Enviar lembrete de cobrança, em Por onde enviar, marque WhatsApp, E-mail e/ou Push. Cada opção mostra quantas pessoas têm aquele contato.
6. Revise o texto em cada aba Texto de (canal). Ele parte do modelo da escola e pode ser ajustado só para este envio. Clique numa variável para inseri-la onde está o cursor, e confira a Prévia. Se mexeu demais, use Voltar ao modelo.
7. Clique em Enviar para (número de) pessoas.

Quem recebe a mensagem#

É uma mensagem por pagador: o responsável do aluno menor, o pagador do grupo de cobrança ou o próprio aluno. Quando quem paga não é o aluno, a linha diz de quem é a cobrança (por exemplo, "aluno Ana Lima").

Embaixo de cada cobrança aparece a régua, com o que ela já ouviu: Cobrança (o link enviado na geração), Vencimento e Atraso (os lembretes automáticos) e Lembrete manual (cada envio em massa que a citou).

Para não insistir demais, use Desmarcar quem recebeu lembrete há menos de (número de) dias. Quem está dentro desse intervalo vem desmarcado, com a etiqueta Recebeu lembrete, e pode ser marcado de volta.

Acompanhar os envios#

1. Abra a aba Envios feitos. Cada envio fica registrado, com os canais, o número de pessoas, quantas receberam, o valor lembrado e a situação.
2. Clique num envio para ver os detalhes: Pessoas no envio, Receberam, Ainda na fila e Não receberam, o que foi pedido (data, canais e critérios), O texto que saiu e o cartão Pessoa por pessoa, com o resultado de cada um em cada canal.

Bom saber#

• A tela é só de quem responde pela escola. Não é uma permissão que se repassa a outros papéis.
• Ela depende do item Cobrança online do plano. Só entram as cobranças em aberto que têm cobrança online gerada, porque a mensagem leva o link de pagamento.
• O WhatsApp sai aos poucos, no ritmo configurado em Configurações › Avisos › Notificações, e respeita o horário de envio da escola: fora dele, espera a janela abrir. Isso protege o número da escola de bloqueio.
• No período de teste, o texto é o do modelo. Depois de assinar, dá para ajustar a cada envio.
• Os lembretes automáticos de vencimento e de atraso são outra coisa: são configurados em Configurações › Avisos › Notificações e só saem se estiverem ligados na aba Avisos.

Quando algo não sai como esperado#

• "Nenhuma cobrança vencida para lembrar": não há cobrança em aberto com link gerado. Confira em Mensalidades geradas se o PIX ou boleto já foi emitido.
• "Ninguém cabe nestes critérios": afrouxe os filtros ou clique em Limpar critérios.
• Algumas pessoas não têm contato: o diálogo avisa quantas ficam de fora por não ter contato nos canais marcados. O envio registra quem ficou de fora.