Convidar, acompanhar as respostas e marcar a entrada

Cada aluno convidado recebe o próprio convite, com um link para confirmar presença e dizer quantas pessoas vão junto. Na tela do evento, a escola vê quem confirmou, quem ainda não respondeu e, no dia, quem já entrou.

Passo a passo: enviar os convites#

1. Com o evento publicado, abra a tela dele em Secretaria › Eventos.
2. Clique em Enviar convites e confirme. Cada aluno do público recebe o convite com o próprio link, por WhatsApp e e-mail, nos canais ligados no aviso Convite para evento (em Configurações › Avisos › Notificações).
3. Acompanhe na aba Convidados.

Quem já foi convidado não recebe de novo. Por isso, se você incluir alunos no público ou no programa depois, basta clicar em Enviar convites outra vez: só os novos recebem. Irmãos que dividem o telefone do responsável recebem cada um o seu convite.

O que a família vê#

O link abre a página do evento, com data, local e programa. A família confirma ou avisa que não vai, informa Quantas pessoas vão com o aluno (quando o evento aceita acompanhantes) e pode deixar um Recado para a escola (opcional). Se houver ingresso com cobrança online, aparece Pagar ingresso.

Os números do evento#

• Convidados: quantos convites, com o aviso dos que estão na fila ou não chegaram.
• Lugares confirmados: confirmados mais acompanhantes, e a lotação, se houver.
• Sem resposta: quem ainda não respondeu, e quantos não vão.
• Entraram: quantas pessoas já passaram pela porta.

A lista de convidados#

A aba Convidados tem os filtros Todos, Confirmados, Sem resposta, Não vão, Entraram e, quando há, Convite não chegou, além da busca pelo nome do aluno.

Na coluna Convite aparece se a família abriu o convite, se ele está na fila de envio, se não chegou ou se o aluno está sem celular nem e-mail no cadastro. Nas ações de cada linha:

• Registrar a resposta pela família: para quem avisou por telefone ou no balcão. Informe os Acompanhantes e uma Observação e clique em Confirmar presença ou Não vai. Vale mesmo depois do prazo de resposta.
• Reenviar o convite: manda o convite de novo para aquele aluno.

Lembrar quem não respondeu#

• Lembrar quem não respondeu manda o lembrete só para quem ainda não respondeu; quem já respondeu não recebe nada.
• Além disso, o sistema lembra sozinho os convidados dos eventos dos próximos dias (quem confirmou e quem não respondeu), uma vez por evento, na hora dos lembretes da escola. A antecedência vem do aviso Lembrete de evento, em Configurações › Avisos › Notificações.

Na porta: marcar a entrada#

No dia, abra a aba Convidados, filtre por Confirmados e, para cada família que chega, clique em Marcar entrada. O botão passa a mostrar Entrou com a hora. A aba guarda o filtro e a busca no endereço da página: quem atualiza a tela continua no mesmo recorte.

Os ingressos#

Em evento pago, a aba Ingressos mostra o preço, o total Em aberto e o Recebido, e cada ingresso com vencimento, situação e valor. A coluna Ingresso da lista de convidados mostra a situação de cada um.

Quando algo não sai como esperado#

• "Publique o evento antes de enviar os convites.": clique em Publicar primeiro.
• "Não há convite novo para enviar": todo o público já foi convidado. Para insistir, use Lembrar quem não respondeu.
• "O prazo de resposta já passou" (ao lembrar): ajuste Responder até na edição do evento.
• O aviso "Convite para evento" (ou "Lembrete de evento") está desligado: ligue o WhatsApp ou o e-mail dele em Configurações › Avisos › Notificações.

Bom saber#

• Marcar a entrada e registrar respostas dependem das permissões do seu papel.
• O professor acompanha, em Meu espaço › Meus eventos, os eventos em que tem apresentação e a resposta de cada aluno dele, só para leitura.
• Se um convite não chegou, veja Por que o convite do evento não chegou?.
• Para criar o evento e o programa, veja Criar um evento ou recital.