# Manual do Aulla > Sistema de gestão para escolas de música, idiomas e cursos livres: alunos, matrículas, agenda, cobrança e avisos num lugar só. Documento gerado automaticamente a partir do manual oficial em https://docs.aulla.com.br. --- # Conhecer o Aulla e o menu O Aulla é o sistema de gestão da escola de música, de idiomas ou de cursos livres: alunos, matrículas, aulas, professores, cobrança e avisos ficam num lugar só. Saber como o menu está organizado é o que faz você achar qualquer tela em poucos cliques. ## Como o menu está organizado O menu fica na coluna da esquerda. No celular, ele abre pelo botão **Menu**, na barra de baixo. Ele é dividido em blocos, cada um com uma legenda: - **Dashboard**: o painel com os números e o dia da escola. Veja [O painel da escola](https://docs.aulla.com.br/painel-da-escola). - **Meu espaço**: só existe para quem é professor. Traz **Meu painel**, **Minhas aulas**, **Meus alunos** e o que mais for do professor. Veja [O que o professor vê no Aulla](https://docs.aulla.com.br/o-que-o-professor-ve). - **Pedagógico**: **Aulas** (Agenda de aulas, Aulas ao vivo, Aulas recorrentes, Disponibilidade), **Professores**, **Estrutura** (Turmas, Disciplinas, Salas), **Materiais**, **Relatórios**, **Evolução** e **Avaliações**. - **Secretaria**: **Alunos e matrículas**, **Retenção**, **Indicações**, **Comunicações**, **Pesquisas**, **Eventos** e **Documentos**. - **Financeiro**: **Visão geral**, **Recebimentos**, **Cobrança**, **Pagamentos**, **Comissões** e **Relatórios**. - **Loja**: **PDV**, **Vendas** e **Catálogo**. - **Configurações**: **Instituição**, **Equipe**, **Acesso**, **Regras da escola**, **Evolução e boletim**, **Avisos** e **Integrações**. Um grupo com uma tela só é um link direto. Um grupo com várias telas abre e fecha com um clique; o sinal de mais ou de menos ao lado do nome mostra o que o clique vai fazer. No computador, a seta ao lado da marca recolhe o menu numa coluna estreita, só com os ícones. ## Por que um item não aparece ou aparece com cadeado Cada pessoa vê um menu diferente, por três motivos: - **Acesso da pessoa**: só aparecem as telas que o cargo, os papéis e as permissões dela liberam. Veja [Definir o acesso com cargos, papéis e permissões](https://docs.aulla.com.br/cargos-papeis-e-permissoes). - **Plano da escola**: um item com cadeado existe no Aulla, mas não faz parte do plano da escola. O clique leva à tela do plano. Quando um bloco inteiro está fora do plano (a Loja, por exemplo), ele vira um item só, com cadeado. Veja [Ver o plano da escola e o que está fora dele](https://docs.aulla.com.br/plano-da-escola). - **Funções que a escola liga**: algumas telas só aparecem quando a escola usa a função. O grupo **Avaliações**, por exemplo, só aparece quando o boletim está ligado em **Configurações › Evolução e boletim**. ## A barra do topo - **Buscar**: o campo de busca abre um painel para achar telas, configurações e registros (alunos, professores, disciplinas e aulas, conforme o seu acesso). O atalho de teclado aparece no próprio campo, como **Ctrl K**. No celular, use **Buscar** na barra de baixo. - **Notificações**: o sino mostra os avisos do sistema para você. - **Menu da conta**: no canto direito, com o seu nome. Ali ficam **Meu perfil**, **Senha**, **Dois fatores**, **Central de ajuda** e **Sair**. Quando o navegador permite, aparece também **Instalar app**. Logo abaixo do topo fica a faixa de ações da tela: é onde moram os botões principais, como **Nova pessoa** ou **Novo**. Nela também aparece o botão **Como fazer** quando a tela tem tutorial. ## Onde pedir ajuda O botão redondo com o ponto de interrogação, no canto inferior direito, abre a **Ajuda**: dá para perguntar ao assistente e ver os tutoriais da tela em que você está. Veja [Pedir ajuda dentro do sistema](https://docs.aulla.com.br/pedir-ajuda-no-sistema). ## Bom saber - O título e a trilha no alto da página mostram em que tela você está e por onde chegou nela. - Na escola em período de teste, o rodapé do menu traz **Falar com a gente** e **Suporte**. Veja [Aproveitar o período de teste](https://docs.aulla.com.br/periodo-de-teste). --- # Ler o painel da escola (Dashboard) O **Dashboard** é a primeira tela de quem coordena a escola: mostra como a escola está, o que acontece hoje e onde alguém precisa agir. Ele não substitui as telas de cada assunto; cada card aponta para a tela inteira quando você quer ver mais. ## Quem vê o Dashboard O Dashboard é a visão da escola inteira e depende de uma permissão própria. Quem não a tem, como o professor, vai direto para **Meu painel**, com as aulas e os números dele. Veja [O que o professor vê no Aulla](https://docs.aulla.com.br/o-que-o-professor-ve). ## A faixa de indicadores No alto ficam quatro números, cada um com um mini-gráfico de 12 meses: - **Alunos ativos**. - **Recebido no mês** (ou no período escolhido). - **Em atraso**. - **Frequência**. Os dois números de dinheiro só aparecem quando o Financeiro faz parte do plano da escola. ## Os cards Embaixo, os cards se encaixam lado a lado, cada um com a cor do assunto. Entre eles: - **Aulas de hoje** e **Ao vivo**: o dia da escola e as aulas que estão acontecendo agora. O card **Ao vivo** se atualiza sozinho a cada minuto. - **Pendências**: o que espera alguém da escola, como aulas sem chamada, pedidos de matrícula vindos do site e confirmações de aula sem resposta. - **Movimento**: novos alunos, matrículas, cancelamentos e evasão, com os gráficos de 12 meses. - **Renovações**: os alunos com matrícula vencendo nos próximos 30 dias, para conversar. - **Mensalidades do mês**, **Inadimplência** e **Receita por curso**: só com o Financeiro no plano. - **Horários de pico** e **Ocupação das turmas**: onde a agenda está cheia e onde há vaga. - **Alunos em risco**: alunos com duas faltas ou mais em 30 dias. Com o módulo de retenção, o card mostra os casos de risco. - **Professores no mês**: as aulas dadas e por dar de cada professor. - **Registro das aulas**: os professores com aula que aconteceu e ainda não foi registrada, do mais atrasado para o mais recente. - **Aniversariantes** da semana. - **Comunicações**: as últimas enviadas e quantos abriram, quando o módulo faz parte do plano. O que não está no plano da escola simplesmente não aparece no Dashboard. ## Passo a passo: trocar o período 1. Na faixa de ações, no alto da tela, clique no botão do período (ele começa em **Mês atual**). 2. Escolha um atalho: **Mês atual**, **Mês passado**, **Últimos 7 dias**, **Últimos 30 dias**, **Últimos 90 dias**, **Trimestre atual**, **Semestre atual**, **Ano atual** ou **Últimos 12 meses**. 3. Para outras datas, use **Intervalo personalizado** no mesmo menu. O período muda os números de fluxo: recebido, frequência, movimento, mensalidades, receita, horários de pico e professores. Alunos ativos, atraso, pendências, renovações, ocupação, aulas de hoje e as listas de pessoas mostram sempre o agora, qualquer que seja o período. O período fica no endereço da página, então o link pode ser compartilhado com o mesmo recorte. ## Passo a passo: cadastrar algo a partir do Dashboard 1. Na faixa de ações, clique em **Novo**. 2. Escolha **Nova aula**, **Novo aluno**, **Nova matrícula** ou **Nova turma**. ## O que mais aparece no alto do Dashboard Enquanto a escola está começando, podem aparecer duas coisas acima dos indicadores: - A faixa **Configurações essenciais**, com quanto já está pronto e o botão **Continuar**. Veja [Fazer as configurações essenciais](https://docs.aulla.com.br/configuracoes-essenciais). - O card **Primeiros passos**, com as tarefas do começo. Veja [Usar o card Primeiros passos](https://docs.aulla.com.br/card-primeiros-passos). ## Bom saber - O Dashboard é aberto pelo item **Dashboard**, o primeiro do menu, ou pela marca da escola no alto do menu. - Para o professor que também coordena, os dois painéis existem: o **Dashboard** da escola e o **Meu painel**, em **Meu espaço**. --- # Fazer as configurações essenciais As **Configurações essenciais** são um passo a passo curto que a escola faz no primeiro acesso: como cobra, como dá aula, como paga o professor, o que avisa e quem usa o sistema. São essas decisões que fazem o resto do Aulla funcionar do jeito da sua escola, e cada etapa já vem preenchida com um padrão que funciona. ## Quem faz O passo a passo grava regras da escola inteira, por isso só abre para quem tem o papel **Administrador**. Para as outras pessoas da equipe ele não aparece. O estado é da escola, não de quem clica: se um administrador já concluiu, o outro não precisa refazer. ## Quando ele abre No primeiro acesso, ao entrar no **Dashboard**, o Aulla leva você direto para as **Configurações essenciais**. Isso acontece uma vez por sessão, até você concluir ou pedir **Deixar para depois**. Se a sua escola já tinha alunos cadastrados quando o passo a passo chegou, ele não abre sozinho. Você ainda pode abri-lo pelo caminho descrito mais abaixo. ## Passo a passo 1. Leia o alto da tela: ele diz quantas etapas faltam, quanto tempo leva e quanto já está pronto. A barra não começa do zero, porque **Escola criada** e **Nome e contato do cadastro** já contam. 2. Em cada etapa, confira os campos e ajuste só o que for diferente na sua escola. 3. Clique em **Continuar**. A etapa é salva na hora e você segue para a próxima. Quando a escola já tinha aquilo feito, o botão diz **Está certo, continuar**, e a etapa mostra o selo **Já veio pronta**. 4. Se ainda não quiser decidir uma etapa, clique em **Pular esta etapa**. Nada é gravado e vale o padrão, que aparece escrito embaixo dos botões ("Se pular, vale o padrão: ..."). Na etapa de pagamento online, o botão se chama **Pular — ligar depois**. 5. Use **Voltar** para rever a etapa anterior. Na régua de etapas no alto, dá para clicar nas etapas já respondidas; as que estão à frente só abrem depois que você passa pelas anteriores. 6. Na última etapa, clique em **Concluir e ver o resumo**. 7. Na revisão, **Confira o que ficou decidido**: cada etapa aparece com o que ficou valendo, com o selo **Pronta** ou **Pulada — vale o padrão**. Use **Ajustar** para voltar a uma etapa. 8. Clique em **Concluir — está tudo certo**. No fim, a tela de comemoração oferece **Cadastrar o primeiro aluno** ou **Ir para o painel**. O que cada etapa decide está em [O que cada etapa das configurações essenciais decide](https://docs.aulla.com.br/etapas-das-configuracoes-essenciais). ## Deixar para depois 1. Na faixa de ações, no alto da tela, clique em **Deixar para depois**. 2. Você volta para o Dashboard com a mensagem de que o que já foi confirmado ficou salvo. Depois disso o passo a passo não abre mais sozinho, mas o Dashboard continua lembrando você pela faixa **Configurações essenciais**, com a porcentagem pronta e o botão **Continuar**. Essa faixa não se dispensa: ela some sozinha quando o passo a passo termina. ## Voltar depois de concluir Para rever as decisões a qualquer momento: 1. Vá em **Configurações › Instituição › Sistema**. 2. No card **Mais ajustes**, clique em **Revisar configurações essenciais**. O passo a passo abre na revisão, e o **Ajustar** de cada etapa leva até ela. ## Bom saber - Nada aqui é uma cópia: cada etapa grava nas mesmas configurações das telas de sempre. Mudou depois em **Configurações**, o passo a passo mostra o valor novo. - A etapa que o plano da escola não tem some do caminho, e a numeração se refaz. - O que não cabe numa decisão rápida, como ler o QR do WhatsApp ou o cadastro completo de um professor, fica na tela própria, e a etapa traz o atalho. - O passo a passo nunca abre sozinho numa sessão de suporte da Aulla. --- # O que cada etapa das configurações essenciais decide Cada etapa das [configurações essenciais](https://docs.aulla.com.br/configuracoes-essenciais) responde a uma pergunta sobre a escola. Aqui está o que cada uma grava e o que vale se você pular. A etapa que o plano da escola não tem não aparece. ## A cara da escola Etapa **Escola**. Define o **Nome da escola**, o logo, o endereço (começando pelo **CEP**) e o **Fuso da escola**. Logo e endereço entram nos recibos, nos contratos e nos avisos. O fuso é o relógio que as aulas, os lembretes e os vencimentos seguem. O logo vai pelo botão **Enviar logo** (ou **Trocar logo**): PNG, JPG, WEBP ou SVG, até 2 MB. Se pular: a escola sai só com o nome nos documentos. ## Como a escola cobra Etapa **Cobrança**. Em **Como o aluno paga**, escolha **Mensalidade**, **Pacotes de aulas ou horas** ou **Os dois**. - Com mensalidade: **Mensalidade padrão** e **Dia de vencimento**. A mensalidade já vem preenchida na matrícula, e cada matrícula pode ter outro valor. - Com pacotes: em **Pacotes que a escola vende**, use **Novo pacote** para cadastrar o saldo em aulas ou em horas, com validade. - **Cobrar taxa de matrícula**: ligado, informe o **Valor da taxa**. É uma cobrança só, junto com a primeira mensalidade do aluno novo. Se pular: cada matrícula leva o valor e o vencimento digitados nela. ## Como são as aulas Etapa **Aulas**. Define a **Duração da aula (min)**, o **Intervalo entre horários** e a **Reposição da aula perdida**: - **Flexível**: uma reposição por aula perdida, sem prazo. - **Com prazo**: uma reposição por aula perdida, marcada em até 30 dias. - **Sem reposição**: a aula perdida não volta. - **Personalizada**: você define **Reposições por aula perdida**, **Prazo para repor (dias)** e se atraso e falta sem aviso dão direito a repor. Em **Cancelar sem perder a aula até (horas antes)**, diga até quando o aluno pode cancelar sem perder a aula. Em **Mais opções** ficam **Aulas no calendário (semanas)** e **O aluno cancela a própria aula**. Se pular: aula de 1 hora, com 1 reposição por aula perdida e sem prazo. ## Como o professor é pago Etapa **Professores**, só com o módulo de comissões no plano. Em **A comissão padrão**, escolha **Parte da mensalidade**, **Valor por aula dada** ou **Valor por hora dada**, e informe a porcentagem ou o valor. Defina também **O mês do professor fecha no dia**, **O professor recebe no dia** e o que vale em **Aula com falta do aluno**. É a regra de quem não tem outra: cada professor pode ter a própria no cadastro dele. Veja [Cadastrar um professor](https://docs.aulla.com.br/cadastrar-professor). Se pular: o professor não tem comissão até alguém definir uma. ## O que a escola avisa Etapa **Avisos**. Liga ou desliga os canais **E-mail**, **WhatsApp**, **No sistema** e, quando disponível, **Push no celular**. - No período de teste, os avisos saem pelo número da Aulla, identificados com o nome da escola. Continuar a etapa confirma que você leu isso. - Fora do teste, sem número conectado, o botão **Conectar o WhatsApp** leva à tela do QR. Depois, volte e continue. - Com número próprio, existe a opção **Se o WhatsApp da escola cair, usar o número da Aulla**. Se pular: todos os canais ligados. ## Pagamento online Etapa **Pagamento online**, só quando o plano tem cobrança online. Liga o Asaas: **Ambiente**, **API Key**, o **Endereço do webhook** (com o botão **Copiar**), o **Token do webhook** e **Mandar o link de pagamento junto com a cobrança**. Depois de salvar, **Testar a chave salva** confere a conexão. Ainda sem conta no Asaas? Use **Pular — ligar depois**: a escola cobra normalmente e confirma os pagamentos à mão. Se pular: os pagamentos são confirmados à mão. ## Quem usa o sistema Etapa **Equipe**. Mostra **Quem já está na escola** e permite **Convidar alguém** com **Nome**, **Sobrenome**, **E-mail**, **WhatsApp** (opcional) e a chave **É professor**. Clique em **Enviar convite**: a pessoa recebe o link para criar a própria senha. Quem é convidado como professor recebe o papel **Professor**; os demais, o papel **Recepção**. O cadastro completo (CPF, vínculo, comissão própria e PIX) fica em **Configurações › Equipe › Usuários**. Veja [Cadastrar uma pessoa da equipe](https://docs.aulla.com.br/cadastrar-pessoa-da-equipe). Se pular: só você usa o sistema por enquanto. --- # Usar o card Primeiros passos O card **Primeiros passos** fica no alto do Dashboard enquanto a escola está começando. Ele lista as tarefas que deixam a escola pronta para o dia a dia, do cadastro do primeiro professor à primeira mensalidade, e mostra quantas já foram feitas. ## Quem vê o card O card aparece no Dashboard das escolas que criaram a própria conta no Aulla, para quem tem acesso ao Dashboard. Ele some sozinho quando todas as tarefas estão feitas. ## As tarefas Você não marca nada à mão: cada tarefa fica riscada assim que o Aulla encontra aquilo feito nos dados da escola. - **Configurações essenciais**: o passo a passo do começo. Só aparece para quem tem o papel **Administrador**. Veja [Fazer as configurações essenciais](https://docs.aulla.com.br/configuracoes-essenciais). - **Identidade da escola**: logo e endereço, que aparecem nos documentos, no portal e nas mensagens. Fica feita quando a escola tem logo ou CEP. - **Cadastrar um professor**: abre o cadastro de pessoa já marcado como professor. Veja [Cadastrar um professor](https://docs.aulla.com.br/cadastrar-professor). - **Criar um curso**: o curso organiza os níveis e o valor da mensalidade. - **Cadastrar um aluno**: com o responsável, quando for menor de idade. - **Fazer a primeira matrícula**: a matrícula liga o aluno ao curso, aos horários e à mensalidade. - **Registrar a primeira chamada**: marque presença, conteúdo e materiais de uma aula dada. - **Avisos pelo WhatsApp**, no período de teste: os avisos saem pelo número da Aulla com o nome da escola. Esta é a única tarefa que você confirma, pelo botão **Entendi**. - **Conectar o WhatsApp da escola**, fora do teste: fica feita quando o número da escola está conectado. - **Gerar a primeira mensalidade**: só aparece quando o Financeiro faz parte do plano. Os dados de exemplo não contam. Se a escola começou com exemplos, ela ainda precisa cadastrar o próprio professor, o próprio curso e o próprio aluno para a tarefa ficar feita. ## Passo a passo 1. No **Dashboard**, clique no nome de uma tarefa para ir à tela onde ela se faz. 2. Quando a tarefa tem tutorial, aparece embaixo dela **Ver como se faz**. Clique para abrir a tela da tarefa com o tutorial já tocando no painel da Ajuda. 3. Faça a tarefa normalmente. Ao voltar para o Dashboard, ela aparece riscada e a barra do card avança. ## Dispensar e reabrir o card 1. Para tirar o card do caminho, clique no **X** no canto dele. 2. No lugar do card fica um botão pequeno, **Primeiros passos**, com quantas tarefas já estão feitas (por exemplo, 3/9). 3. Para trazer o card de volta, clique nesse botão. Dispensar vale só para você: as outras pessoas da equipe continuam vendo o card. ## Bom saber - O card e a faixa **Configurações essenciais** são coisas diferentes. A faixa só some quando o passo a passo termina; o card some quando todas as tarefas estão feitas, ou quando você o dispensa. - O número total de tarefas muda conforme o plano e a pessoa: sem Financeiro não há a da mensalidade, e quem não é administrador não vê a das configurações essenciais. - Os tutoriais do **Ver como se faz** também ficam na aba **Tutoriais** da Ajuda. Veja [Pedir ajuda dentro do sistema](https://docs.aulla.com.br/pedir-ajuda-no-sistema). --- # Pedir ajuda dentro do sistema A **Ajuda** do Aulla responde "como faço?" sem você sair da tela em que está. Ela tem duas partes: o assistente, que conhece a tela aberta e mostra o caminho, e os tutoriais animados, que mostram o passo a passo na própria tela. ## Abrir a Ajuda Clique no botão redondo com o ponto de interrogação, no canto inferior direito da tela. A gaveta **Ajuda** abre com duas abas: **Perguntar** e **Tutoriais**. Para fechar, clique no **X** ou aperte Esc. A Ajuda existe para a equipe e para os professores. O assistente (a aba **Perguntar**) depende do plano da escola; sem ele, a gaveta mostra só os **Tutoriais**. ## Passo a passo: perguntar ao assistente 1. Abra a Ajuda e fique na aba **Perguntar**. 2. Escreva a dúvida no campo **Pergunte sobre esta tela…**. Vale perguntar sobre a tela em que você está ou sobre qualquer parte do sistema. 3. Aperte Enter ou clique no botão de enviar. Para pular linha sem enviar, use Shift + Enter. 4. Leia a resposta. Embaixo dela, em **Ajudou?**, marque o polegar para cima ou para baixo: é o que melhora as respostas. O assistente explica o caminho, mas quem faz é você: ele não executa nada no sistema. A conversa continua quando você troca de tela, então dá para perguntar "e aqui?" depois de seguir o caminho indicado. Para começar outro assunto, clique em **Nova**. ## Passo a passo: assistir a um tutorial 1. Abra a Ajuda e clique na aba **Tutoriais**. Ela lista os tutoriais da tela em que você está. 2. Clique em **Assistir** no tutorial que quiser. 3. Use **Tocar** e **Pausar**, as setas de passo anterior e próximo, a velocidade (1×, 1,5× e 2×) e **Ver de novo**. Clique num passo da lista para ir direto a ele. 4. Prefere sem movimento? Clique em **Sem animação**. 5. Para voltar à lista, clique em **Tutoriais**, no alto do player. Quando a tela ainda não tem tutorial, a aba avisa e sugere perguntar na aba **Perguntar**. ## O botão Como fazer Nas telas que têm tutorial, aparece na faixa de ações, no alto da página, um botão com o ícone de vídeo e a dica **Como fazer**. Ele abre a Ajuda direto na aba **Tutoriais**. Se o botão não aparece, aquela tela ainda não tem tutorial. ## A Central de ajuda A **Central de ajuda** reúne os artigos do manual, os mesmos que o assistente consulta. Para abrir: 1. Clique no **Menu da conta**, no canto superior direito. 2. Clique em **Central de ajuda**. Outra entrada é o ícone de livro no alto da gaveta da Ajuda. Lá você usa **Buscar nos artigos**, abre um artigo e volta com **Todos os artigos**. O botão **Perguntar ao assistente** abre a conversa, e **Manual completo** abre o manual público. Quando o plano inclui o histórico, o card **Suas conversas com o assistente** mostra as conversas anteriores, só para você. ## A franquia de perguntas O plano da escola define quantas perguntas ao assistente cabem por mês. No alto da gaveta aparece quantas restam, como "12 perguntas restantes este mês". Quem tem acesso às configurações vê o uso do mês em **Configurações › Instituição › Plano e assinatura**: o limite **Perguntas à IA por mês** mostra quantas já foram usadas. Quando o limite é atingido, esse card diz em que dia o assistente volta. Enquanto isso, os **Tutoriais** e a **Central de ajuda** continuam funcionando. ## Privacidade Embaixo do campo da pergunta fica o aviso de quantos dias as conversas ficam guardadas e de que a equipe da Aulla pode lê-las para melhorar as respostas. Não escreva senha nem dados pessoais na pergunta. Para apagar a conversa de verdade, clique em **Apagar conversa** e confirme: ela some também do suporte da Aulla. --- # Aproveitar o período de teste Durante o teste grátis, a escola usa o Aulla de verdade: tudo o que você cadastra fica guardado e continua lá depois de assinar. Saber o que muda no teste evita surpresa no dia de assinar. ## A faixa do teste Enquanto a escola está em teste, uma faixa no alto de todas as telas diz quantos dias faltam, por exemplo "Faltam 10 dias do seu teste grátis do Aulla." No último dia ela avisa "Último dia do seu teste grátis do Aulla." Na faixa ficam os botões: - **Assinar**: abre a tela de assinatura. Só aparece para quem tem o papel **Administrador**. - **Remover dados de exemplo**: só quando a escola começou com exemplos. - **Falar com a gente**: abre uma conversa com a Aulla no WhatsApp. - **Monte seu plano**: abre a página para montar um plano sob medida. No teste, o rodapé do menu também traz **Falar com a gente** e **Suporte**. ## Os avisos pelo WhatsApp no teste No período de teste, os avisos saem pelo número da Aulla, identificados com o nome da escola. Depois de assinar, você conecta o WhatsApp da própria escola. O card **Primeiros passos** pede que você confirme que leu isso, com o botão **Entendi**. Veja [Usar o card Primeiros passos](https://docs.aulla.com.br/card-primeiros-passos). ## Passo a passo: remover os dados de exemplo 1. Na faixa do teste, clique em **Remover dados de exemplo**. 2. Em **O que é exemplo**, veja quantos registros de exemplo a escola tem. 3. Se você já usou algum item de exemplo (por exemplo, marcou uma aula real com um professor de exemplo), ele aparece em **Itens de exemplo que você já usou**. Marque **Manter na escola** para ele passar a ser da escola e contar no plano. Sem a marca, ele sai levando junto o que você ligou a ele. 4. Clique em **Remover os dados de exemplo** e confirme. A confirmação diz quantos registros seus saem junto. Não dá para desfazer. Só o responsável pela escola remove os dados de exemplo. Enquanto existem, os contatos de exemplo nunca recebem mensagens e não contam no limite do plano. ## Passo a passo: assinar 1. Na faixa do teste, clique em **Assinar**. 2. Na tela **Assinatura**, compare os planos e clique no botão **Assinar** do plano escolhido (ele traz o nome do plano). Plano com preço **Sob consulta** tem o botão **Falar com a gente**. 3. Preencha o card **Quem paga** e, em **Como pagar**, escolha **Pix** ou **Cartão de crédito**. 4. No card **Os dados da escola**, decida o que acontece com o que foi feito no teste: - Com dados de exemplo: eles são removidos quando a assinatura ativa, e o que você cadastrou continua. Dá para marcar os itens de exemplo que você quer manter. - Sem dados de exemplo: escolha **Manter tudo o que cadastrei no teste** ou **Começar do zero (apagar alunos, turmas e financeiro do teste)**. 5. Clique em **Assinar e pagar**. No Pix, pague pelo QR ou use **Copiar o Pix copia e cola**. Quando o pagamento confirma, o plano já vale para a escola. ## Quando o teste acaba sem assinatura O painel da escola fecha. Quem entra vê a tela **Seu teste terminou**, com **Assinar agora**, **Falar com a gente**, **Exportar dados** (para o responsável pela escola) e **Sair**. - Os dados da escola ficam guardados até a data que a tela mostra. Depois dela, são excluídos definitivamente. - Os links enviados aos alunos ficam fora do ar enquanto o painel estiver fechado. Para não chegar nesse ponto, assine antes do último dia ou fale com a Aulla pela faixa do teste. ## Bom saber - O que faz parte do plano e o que está fora dele aparece em **Configurações › Instituição › Plano e assinatura**. Veja [Ver o plano da escola e o que está fora dele](https://docs.aulla.com.br/plano-da-escola). - Vale aproveitar o teste para fazer as [configurações essenciais](https://docs.aulla.com.br/configuracoes-essenciais) e cadastrar a equipe: tudo isso continua depois da assinatura. --- # Ver o plano da escola e o que está fora dele O plano da escola diz quais módulos do Aulla ela usa e quantos alunos, professores e outros recursos cabem nele. A tela do plano mostra isso num lugar só, e é para ela que leva todo item com cadeado. ## Passo a passo: abrir a tela do plano 1. Vá em **Configurações › Instituição › Plano e assinatura**. 2. No alto, o card mostra o nome do plano da escola. Outro caminho é o card **Plano e uso**, em **Configurações › Instituição › Sistema**, com o botão **Plano e assinatura**. ## O que a tela mostra ### Os limites Cada limite do plano aparece num card com o uso atual. São eles **Alunos ativos**, **Usuários da equipe (sem professores)**, **Professores**, **Números de WhatsApp** e, com a assinatura digital no plano, **Envios para assinatura por mês**. O card diz quantos estão em uso e o teto ("de 50") ou "sem limite". Quando o uso chega ao teto, o card avisa **Limite atingido: novos cadastros ficam bloqueados.** O que já está cadastrado continua funcionando; só não entra mais um. Se a escola tem o assistente da Ajuda, aparece também **Perguntas à IA por mês**. Veja [Pedir ajuda dentro do sistema](https://docs.aulla.com.br/pedir-ajuda-no-sistema). ### Os módulos Cada módulo vendável aparece num card com o selo **Incluído** ou **Fora do plano**. Nos módulos incluídos, a lista de baixo mostra as partes dele: com um visto, a parte está no plano; com um cadeado, não está. Os módulos de base, que fazem parte de todo plano (como o acadêmico e a equipe), não aparecem na lista. ## Os itens com cadeado no menu Um item do menu com cadeado existe no Aulla, mas não faz parte do plano da escola. Ele não some de propósito: é para a escola saber que a função existe. 1. Clique no item com cadeado. 2. O Aulla abre a tela do plano com o aviso "“nome do recurso” não faz parte do plano da escola", uma frase sobre o que ele faz e a explicação do que acontece com os dados. Quando um bloco inteiro do menu está fora do plano, como a **Loja**, ele vira um item só, com cadeado. O mesmo vale para um link salvo ou compartilhado: quem abre uma tela fora do plano vai para a tela do plano, com o aviso. ## O que acontece com os dados Nada é apagado. Se a escola já usou um recurso e ele saiu do plano, os dados continuam guardados e voltam quando ele for liberado de novo. Só o acesso às telas e as rotinas automáticas daquele recurso param. Fora do plano, o recurso também some de outros lugares: os cards do Dashboard que dependem dele não aparecem, e as etapas das [configurações essenciais](https://docs.aulla.com.br/configuracoes-essenciais) que dependem dele saem do caminho. ## Quando um cadastro é recusado pelo limite Ao cadastrar além do teto, o Aulla não salva e mostra uma mensagem como "O plano da escola permite até 3 professores, e esse número já foi atingido. Para ampliar, fale com a Aulla." Isso vale, por exemplo, ao cadastrar ou reativar alguém da equipe. Veja [Cadastrar uma pessoa da equipe](https://docs.aulla.com.br/cadastrar-pessoa-da-equipe). ## Passo a passo: liberar um módulo ou ampliar um limite 1. Confira na tela do plano o que está fora ou no teto. 2. Fale com a Aulla para incluir o módulo ou ampliar o limite. Na escola em teste, a faixa do teste tem **Falar com a gente** e **Monte seu plano**. Veja [Aproveitar o período de teste](https://docs.aulla.com.br/periodo-de-teste). ## Bom saber - Algumas telas somem mesmo com o módulo no plano, quando a escola escolheu não usar a função. É o caso do boletim: sem ele ligado em **Configurações › Evolução e boletim**, o grupo **Avaliações** não aparece. Nesse caso não há cadeado, porque não há nada para contratar. - Dados de exemplo não contam no limite do plano. --- # Cadastrar uma disciplina A disciplina é o que a escola ensina: Violão, Inglês, Canto. Ela guarda três decisões que o resto do sistema usa: quem pode dar aula dela, quanto ela custa por mês e a fidelidade padrão das matrículas. Cada disciplina tem níveis, e é no nível que o aluno se matricula. Por isso, logo depois de criar a disciplina, crie também os níveis dela (veja [Criar os níveis de uma disciplina](https://docs.aulla.com.br/niveis-da-disciplina)). ## Passo a passo 1. Abra **Pedagógico › Estrutura › Disciplinas**. 2. Clique em **Nova disciplina**, no alto da tela. 3. No card **A disciplina**, preencha o **Nome** (obrigatório) e, se quiser, a **Descrição**. Escolha uma **Cor**: é ela que identifica a disciplina nas listas. 4. No card **Quem pode dar aula desta disciplina**, escolha os **Professores habilitados**. 5. No card **Mensalidade e fidelidade**, preencha **Valor mensal**, **Fidelidade (meses)** e **Multa por quebra (%)** se a disciplina tiver regra própria. Pode deixar em branco para usar os padrões da escola. 6. No card **Documentos desta disciplina**, marque os modelos que devem sair em toda matrícula dela. 7. Clique em **Criar disciplina**. A tela da disciplina abre em seguida. ## Por que os professores habilitados importam Essa lista não é só informativa. É dela que sai a lista de **Professor principal** na nova matrícula, e é ela que o assistente de horário consulta quando oferece um professor para o horário escolhido. Disciplina sem nenhum professor habilitado deixa essas listas vazias, e quem está matriculando não entende por quê. Só aparecem professores ativos. Se não houver nenhum, cadastre-os em **Configurações › Equipe › Usuários**. ## De onde vem a mensalidade sugerida O valor mensal da disciplina é o degrau do meio de uma cascata. Na nova matrícula, o sistema preenche a mensalidade nesta ordem: 1. a **Mensalidade padrão** do professor principal, quando ele tem uma; 2. o **Valor mensal** da disciplina; 3. a **Mensalidade padrão da escola**, em **Matrículas › Configurações**. Mudar o valor da disciplina não mexe nas matrículas já feitas: elas seguem no valor que foi combinado. A fidelidade segue a mesma ideia. Com **Fidelidade (meses)** vazio, vale o padrão da escola. A multa é um percentual sobre a mensalidade, pelos meses que faltarem. O sistema calcula e sugere a multa no cancelamento, mas não cobra sozinho. Cada matrícula pode ter a sua fidelidade, ajustada na edição dela. ## Documentos da disciplina Os modelos marcados aqui são emitidos sozinhos em toda matrícula nova da disciplina, junto com os documentos obrigatórios da escola. A emissão depende do módulo de documentos no plano. Se a lista estiver vazia, crie os modelos em **Secretaria › Documentos › Modelos**. ## A tela da disciplina Na lista, o ícone de olho abre a disciplina. Lá você vê **Alunos ativos**, **Turmas** e **Níveis** em números, a lista de níveis na ordem em que o aluno percorre, as turmas da disciplina, as próximas aulas e quem cursa a disciplina hoje. Os botões **Novo nível** e **Editar disciplina** ficam no alto. ## Bom saber - Na lista, a disciplina sem níveis aparece com o aviso "Sem níveis, esta disciplina ainda não pode receber matrícula." - A disciplina com o interruptor **Disciplina ativa** desligado aparece como **Inativa** na lista. Para um curso deixar de ser oferecido na matrícula nova, desligue também **Nível ativo** nos níveis dele: é o nível que a matrícula escolhe. - Só dá para excluir a disciplina que não tem nenhum nível. Com níveis, o botão de excluir fica desligado, porque apagar levaria junto o histórico dos alunos. - Criar, editar e excluir dependem das permissões de disciplinas do seu papel. --- # Criar os níveis de uma disciplina O nível é o que o aluno cursa: a matrícula aponta para "Violão · Iniciante", e não só para "Violão". Sem pelo menos um nível, a disciplina não pode receber matrícula. Os níveis também têm ordem, que é a sequência que o aluno percorre, e é nessa ordem que eles aparecem na hora de matricular. ## Passo a passo 1. Abra **Pedagógico › Estrutura › Disciplinas** e clique na disciplina (ou no ícone de olho). 2. Clique em **Novo nível**, no alto da tela. 3. No card **Nível de** (seguido do nome da disciplina), preencha o **Nome**, por exemplo "Iniciante" ou "Módulo 2". Ele é obrigatório. 4. Se quiser, escreva a **Descrição**: o que o aluno aprende neste nível. 5. Preencha **Aulas previstas** e **Mínimo para concluir**, se a escola trabalha com essa previsão. 6. Clique em **Criar nível**. Você volta para a tela da disciplina, com o nível novo no fim da lista. ## Mudar a ordem Na tela da disciplina, o card **Níveis** mostra cada nível numerado, com quantas matrículas ativas ele tem. Use as setas **Subir** e **Descer** ao lado de cada um para acertar a sequência. A ordem vale na hora: é ela que organiza a lista de **Nível inicial** na nova matrícula. ## Aulas previstas e mínimo para concluir Esses dois campos são do plano de ensino, não da cobrança. Não mudam a mensalidade nem quantas aulas são agendadas. - **Aulas previstas**: quantas aulas o nível costuma ter. Vazio quer dizer sem previsão. - **Mínimo para concluir**: quantas aulas o aluno precisa ter para subir de nível. ## Editar ou desativar um nível Na lista de níveis, o ícone de lápis abre o nível para edição. O botão de salvar passa a ser **Salvar nível**. Desligue **Nível ativo** quando o nível não deve mais receber alunos. Ele sai das seleções de matrícula nova e de turma nova, e as matrículas que já existem continuam como estão. Na lista, o nível inativo aparece marcado como "inativo". ## Excluir um nível O ícone de lixeira exclui o nível, depois de uma confirmação. Ele só funciona para o nível que não tem nenhuma matrícula. Com matrícula ativa, o botão fica desligado. Com matrícula encerrada, a tela avisa "Este nível tem matrículas e não pode ser excluído.": a matrícula aponta para o nível, e é por ele que o histórico do aluno mostra o que ele cursou. Nesse caso, desative o nível em vez de excluir. ## Bom saber - A turma também pertence a um nível. Ao criar uma turma, você escolhe a disciplina e depois o nível dela. - O aluno não pode ter duas matrículas ativas no mesmo nível: a nova matrícula avisa "Este aluno já tem uma matrícula ativa neste nível." - Criar, editar, ordenar e excluir níveis dependem das permissões de níveis do seu papel. --- # Cadastrar uma sala As salas existem para uma coisa: impedir que duas aulas sejam marcadas no mesmo espaço ao mesmo tempo. O assistente de horário começa pela sala e mostra só os horários em que ela está livre. Sem nenhuma sala cadastrada, ele não tem o que oferecer, então vale cadastrar as salas antes das turmas e das matrículas. ## Passo a passo 1. Abra **Pedagógico › Estrutura › Salas**. 2. Clique em **Nova sala**, no alto da tela. 3. No card **A sala**, preencha o **Nome** (obrigatório), por exemplo "Sala 4" ou "Auditório". 4. Se quiser, preencha **Local** (como "2º andar"), **Capacidade (lugares)** e **Observações** (como "tem piano de cauda"). 5. No card **Cor na agenda**, escolha uma das cores ou use **Outra:** para uma cor personalizada. 6. Confira o card **Como vai aparecer**, ao lado: ele mostra a sala do jeito que ela vai ficar na lista. 7. Clique em **Criar sala**. ## A capacidade A capacidade é opcional. Vazia, a sala não tem limite, como um auditório onde cabe a escola inteira. Preenchida, ela é conferida quando alguém matricula mais um aluno numa turma que usa a sala. O que acontece ao passar do limite depende da regra da escola, em **Configurações › Regras da escola › Aulas**, no card **Quando a turma ou a sala enche**: **Permitir como exceção** (a tela avisa e pede confirmação) ou **Bloquear**. ## A cor A cor é como a sala é reconhecida no calendário. Ela também aparece numa faixa no alto do cartão da sala, na lista, para você conferir. ## A lista de salas Em **Espaços da escola**, cada sala aparece com o local, a capacidade (ou "Capacidade livre"), quantas aulas estão ligadas a ela e a situação **Ativa** ou **Inativa**. Acima da lista ficam os totais de **Salas**, **Ativas** e **Lugares ao todo**. Os botões de cada sala: - **Ver aulas nesta sala** (ícone de calendário) abre a agenda de aulas já filtrada pela sala. - **Editar sala** (ícone de lápis) abre o cadastro. O botão de salvar passa a ser **Salvar sala**. - **Remover sala** (ícone de lixeira) apaga a sala, depois de uma confirmação. ## Desativar ou remover Desligue **Sala ativa** quando a sala sair de uso por um tempo. Ela some das seleções de horário, e as aulas já marcadas nela seguem como estão. Remover tira a sala da lista, e a tela não tem como trazê-la de volta. Nenhuma aula é apagada: as aulas ligadas a ela continuam existindo, mas ficam sem sala, e a confirmação diz quantas são. Se a ideia é só parar de usar a sala por um tempo, prefira desativar. ## Bom saber - O assistente de horário mostra só salas ativas. - Na tela de trocas de horário, dá para ver a semana inteira de uma sala e mover alunos entre os horários dela (veja [Trocar horários entre alunos](https://docs.aulla.com.br/trocas-de-horario)). - Criar, editar e remover salas dependem das permissões de salas do seu papel. --- # Criar uma turma A turma serve para vários alunos dividirem o mesmo horário. Quem se matricula numa turma herda os horários dela e não define os próprios. Sem turma, as matrículas são individuais, cada uma com a sua grade. A turma pertence a um nível de uma disciplina, então a disciplina e o nível precisam existir antes. ## Passo a passo 1. Abra **Pedagógico › Estrutura › Turmas**. 2. Clique em **Nova turma**, no alto da tela. 3. No card **A turma**, escolha a **Disciplina** e depois o **Nível**. O nível só abre depois da disciplina. 4. Dê um **Nome da turma**. É o que a secretaria lê ao matricular, então o dia no nome ajuda, como "Violão Iniciante — Terça". 5. Se a turma tem limite, preencha **Limite de alunos**. Vazio quer dizer sem limite. 6. Deixe a **Situação** em **Ativa**. 7. No card **Horários da turma**, clique em **Adicionar horário**. O assistente pede sala, dia, duração, horário e professor (veja [Escolher os horários semanais](https://docs.aulla.com.br/assistente-de-horario)). Repita para cada dia da semana em que a turma tem aula. 8. Clique em **Criar turma**. Ao salvar, as aulas da turma já aparecem no calendário. Turma sem horário não gera aula nenhuma: na lista, ela aparece com o aviso "Sem horários — as aulas desta turma não são geradas." ## Como colocar alunos na turma O aluno entra na turma pela matrícula. Em **Secretaria › Alunos e matrículas › Matrículas**, clique em **Nova matrícula**, escolha a disciplina e o nível da turma e, no card **Modalidade e cobrança**, escolha **Em turma** e a **Turma**. A lista de turmas mostra quantos alunos cada uma já tem (veja [Fazer uma nova matrícula](https://docs.aulla.com.br/nova-matricula)). Quando a turma tem limite, matricular além dele avisa ou bloqueia, conforme a regra da escola em **Configurações › Regras da escola › Aulas**, no card **Quando a turma ou a sala enche**. A capacidade da sala também conta. ## A lista de turmas Cada turma aparece com a disciplina e o nível, a situação, a ocupação e os horários (como "Ter 19:00"; o "15d" indica aula a cada 2 semanas). A ocupação tem cor: - verde, com folga; - amarelo e "Quase cheia", a partir de 80% do limite; - vermelho e "Turma cheia", no limite. Use as pílulas **Todas**, **Ativas**, **Inativas** e **Concluídas** e a busca "Turma, nível ou disciplina" para achar uma turma. ## Mudar os horários de uma turma Abra a turma pelo ícone de lápis (**Editar turma**). Se ela tem alunos ativos, a tela avisa quantos são e quantas aulas estão agendadas: mudar os horários reagenda as aulas futuras de todos eles de uma vez. As aulas que já aconteceram ficam como estão. Trocar o professor de um horário também muda quem dá as aulas do mês em diante. Com o módulo de comissões, a comissão das mensalidades é redividida ao salvar. Para mudar só um aluno de turma, não mexa na turma: edite a matrícula dele e troque a **Turma** (veja [Editar uma matrícula](https://docs.aulla.com.br/editar-matricula)). ## Bom saber - A turma só pode ser excluída quando não tem nenhum aluno matriculado. Com alunos, o botão de excluir fica desligado. - Com o recurso de materiais complementares no plano, a edição da turma mostra o card **Materiais da turma**, com o que foi publicado para ela. - Criar, editar e excluir turmas dependem das permissões de turmas do seu papel. --- # Encontrar e organizar os alunos A lista de alunos é o ponto de partida para tudo o que diz respeito a uma pessoa: abrir a ficha, editar o cadastro, converter quem fez aula experimental, excluir e restaurar. Ela fica em **Secretaria › Alunos e matrículas › Alunos**. O professor chega à mesma tela por **Meu espaço › Meus alunos › Alunos** e vê os alunos que a permissão dele alcança. ## As três pílulas No alto da lista há três recortes: - **Ativos**: os alunos com cadastro completo. Apesar do nome, aqui entram também os inativos; use os filtros ao lado para separar. - **Experimentais e pendentes**: quem entrou por aula experimental e ainda não tem cadastro completo. O número ao lado diz quantos são. - **Excluídos**: os alunos movidos para os excluídos, que ainda podem voltar. Na pílula **Ativos**, os botões **Todos**, **Ativos** e **Inativos** filtram pela situação do cadastro. A busca aceita nome, CPF ou e-mail. A pílula, o filtro e a busca ficam no endereço da página. Se você copiar o link de uma busca e mandar para alguém, a pessoa vê a mesma lista. ## O que cada linha mostra As colunas são **Aluno** (com o CPF, quando há), **Contato** (e-mail e telefone), **Situação**, **Matrículas** (quantas o aluno tem) e **Ações**. A situação aparece como: - **Ativo**, em verde; - **Experimental**, em amarelo, para quem ainda está pendente; - **Inativo**, em cinza. ## As ações - **Abrir a ficha** (ícone de olho): a ficha completa do aluno, com matrículas, aulas, financeiro e documentos (veja [A ficha do aluno](https://docs.aulla.com.br/ficha-do-aluno)). - **Editar** (ícone de lápis): o cadastro (veja [Cadastrar um aluno](https://docs.aulla.com.br/cadastrar-aluno)). - **Converter**: só para o aluno experimental. Transforma-o em aluno completo. - **Mover para excluídos** (ícone de lixeira): tira o aluno da lista, com volta. Para cadastrar alguém novo, use **Novo aluno**, no alto da tela. ## Converter o aluno experimental Clique em **Converter** na linha do aluno. Se ele já tem CPF, dele ou do responsável, a conversão acontece na hora. Sem CPF, o sistema abre o cadastro com o aviso de que falta o documento: preencha o CPF do aluno ou o do responsável e clique em **Salvar e converter**. O CPF é exigido porque sem ele não há como emitir boleto. Matricular o aluno experimental também o converte: ao confirmar a matrícula, ele vira aluno completo sozinho. ## Excluir e restaurar O aluno que tem matrícula não pode ser excluído. O botão de lixeira fica desligado, com a dica "Aluno com matrículas — cancele as matrículas antes". A matrícula é o histórico dele na escola. Sem matrícula, o aluno vai para a pílula **Excluídos** depois de uma confirmação. Lá, **Restaurar aluno** o traz de volta, e **Excluir para sempre** o apaga sem volta. ## Bom saber - Cada botão aparece conforme as permissões do seu papel: quem não pode editar não vê o lápis, e quem não pode restaurar não vê o botão de restaurar. - Para mudar um aluno de ativo para inativo, edite o cadastro e troque a **Situação** na aba **Dados pessoais**. --- # Cadastrar um aluno O cadastro do aluno reúne quem ele é, por onde falar com ele e quem responde por ele. Só o nome é obrigatório para começar, mas o CPF faz diferença: sem CPF do aluno ou do responsável, não dá para emitir boleto. O resto pode ser completado aos poucos. ## Passo a passo 1. Abra **Secretaria › Alunos e matrículas › Alunos**. 2. Clique em **Novo aluno**, no alto da tela. 3. Na aba **Dados pessoais**, preencha o card **Dados do aluno**: **Nome completo** (obrigatório), **CPF**, **Nascimento** e **Situação**. No card **Contato**, preencha **E-mail** e **Telefone / WhatsApp**: é por eles que os avisos da escola chegam. 4. Na aba **Endereço**, comece pelo **CEP**. O sistema busca e preenche **Logradouro**, **Bairro**, **Cidade** e **UF**. Complete **Número** e **Complemento**. 5. Na aba **Responsável**, preencha quem responde pelo aluno, quando não é ele mesmo, e o **Contato de emergência**. 6. Na aba **Redes e observações**, preencha as redes sociais, se quiser, e as **Observações**. 7. Clique em **Cadastrar aluno**. A ficha do aluno abre em seguida. Trocar de aba não perde o que você digitou: o formulário inteiro é salvo de uma vez, no botão do fim. ## Quando algo não está certo Ao salvar, o sistema confere todas as abas. Se houver erro numa aba que não está na tela, ele leva você até ela, e a aba com problema ganha o selo **Corrigir**. Se o CEP não for encontrado, aparece "CEP não encontrado — preencha manualmente." Preencha os campos do endereço à mão. ## O responsável e o aluno menor de idade Quando a data de nascimento indica menos de 18 anos, o aluno ganha o selo **Menor de idade** e o **Nome do responsável** passa a ser obrigatório. A aba **Responsável** ganha um asterisco para lembrar. Os detalhes estão em [Aluno menor de idade e o responsável](https://docs.aulla.com.br/aluno-menor-de-idade). ## Observações As observações são de uso interno da secretaria: preferências, restrições, o contexto que ajuda quem atende. Elas não vão para o aluno nem para o responsável. ## Editar o cadastro Na ficha do aluno, clique em **Editar**. A tela é a mesma, com o botão **Salvar cadastro**, e ganha duas coisas que só existem para quem já é aluno. ### A foto No alto da tela, escolha o arquivo e clique em **Enviar foto** (ou **Trocar foto**). Vale JPG, PNG ou WebP, até 2 MB. A foto é gravada na hora, sem passar pelo salvar do cadastro, e por isso a tela recarrega. Se você mexeu em algum campo, salve o cadastro antes: trocar a foto descarta o que ainda não foi salvo. **Tirar foto** remove a foto atual. ### A aba Professores Mostra cada matrícula individual do aluno com o **Professor atual**. Para trocar, escolha o **Novo professor** e clique em **Transferir**. A caixa **Levar junto as aulas que já estão agendadas** vem marcada. A troca vale para as próximas aulas; as que já foram dadas ficam com quem as deu, para o histórico e a comissão. Matrícula em turma não aparece aqui: o professor é da turma, e a troca é feita na edição da turma, valendo para todos os alunos dela. ## Bom saber - Para cadastrar e matricular de uma vez, use o botão **Novo aluno** dentro da própria tela de matrícula. Ele pede só o mínimo e avisa se já existe alguém parecido (veja [Fazer uma nova matrícula](https://docs.aulla.com.br/nova-matricula)). - A **Situação** pode ser **Ativo** ou **Inativo**. Para o aluno experimental, o campo não aparece: a conversão é feita pelo botão **Converter** da lista. - Cadastrar e editar dependem das permissões de alunos do seu papel. --- # Aluno menor de idade e o responsável Muitos alunos de escolas de música e idiomas são crianças e adolescentes. Para eles, o Aulla exige saber quem responde pelo aluno. A regra é simples: com a data de nascimento indicando menos de 18 anos, o nome do responsável passa a ser obrigatório. ## Como o sistema percebe A idade sai do campo **Nascimento**, na aba **Dados pessoais**. Assim que a data é preenchida e o aluno tem menos de 18 anos: - o campo mostra o aviso "Menor de idade: o responsável passa a ser obrigatório."; - a aba **Responsável** ganha um asterisco vermelho; - o card **Responsável** passa a dizer "Obrigatório: o aluno é menor de idade"; - na edição, o selo **Menor de idade** aparece ao lado do nome do aluno. Sem data de nascimento, o sistema não tem como saber a idade, e o responsável continua opcional. ## Passo a passo 1. No cadastro do aluno, preencha o **Nascimento** na aba **Dados pessoais**. 2. Abra a aba **Responsável**. 3. Preencha o **Nome do responsável** (obrigatório para menores), o **Parentesco** (mãe, pai, avó…) e o **Telefone do responsável**. 4. Preencha o **CPF do responsável**, se o aluno não tem CPF próprio. 5. No card **Contato de emergência**, informe **Nome** e **Telefone** de quem a escola deve chamar se algo acontecer na aula. Pode ser outra pessoa. 6. Clique em **Cadastrar aluno** (ou **Salvar cadastro**, na edição). Se você tentar salvar sem o nome do responsável, a tela vai até a aba **Responsável**, que ganha o selo **Corrigir**, com a mensagem "O nome do responsável é obrigatório para alunos menores de 18 anos." ## Para que serve o CPF do responsável O boleto precisa de um CPF. Como diz a dica do campo, o CPF do responsável "serve para emitir boleto quando o aluno não tem CPF". Na prática: - para converter um aluno experimental em aluno completo, basta o CPF do aluno ou o do responsável; - na primeira mensalidade gerada logo depois da matrícula, a opção **Gerar cobrança (boleto + PIX)** fica indisponível enquanto não houver nenhum dos dois, com o aviso "Falta o CPF do aluno ou do responsável para emitir boleto." ## Na tela de matrícula O botão **Novo aluno**, dentro da tela de nova matrícula, segue a mesma regra. Ao preencher um **Nascimento** de menor, aparece o bloco **Responsável**, com **Nome do responsável** obrigatório, **Parentesco**, **Telefone do responsável** e **CPF do responsável**. Endereço, redes e contato de emergência ficam para depois, na ficha. ## Bom saber - Os campos do responsável e do contato de emergência aparecem na aba **Dados** da ficha do aluno, no bloco **Responsável**, quando preenchidos. - Quando o aluno faz 18 anos, o responsável deixa de ser obrigatório no cadastro, mas os dados preenchidos continuam lá. --- # A ficha do aluno A ficha reúne tudo o que a escola sabe de um aluno, dividido em abas: cadastro, matrículas, aulas, dinheiro e papéis. É a tela para responder no telefone "quando ele volta?" ou "ele está em dia?". Para abrir, vá em **Secretaria › Alunos e matrículas › Alunos** e clique no nome do aluno ou no ícone de olho. ## O topo da ficha O cartão do alto mostra a foto, o nome, a data de nascimento com a idade, o telefone, o e-mail e quantas matrículas ativas o aluno tem. Ao lado fica o botão **Avisar**, que abre a lista **Avisos para o aluno**: mensagens avulsas que a escola pode mandar agora. Cada opção diz por quais canais vai. A que não está disponível aparece apagada, com o motivo. No alto da tela ficam os atalhos **Nova aula**, **Nova matrícula** e **Editar**, conforme as permissões do seu papel. Se o aluno tem um caso de retenção aberto, uma faixa aparece acima das abas com a pontuação, quem está cuidando e o próximo contato, e o botão **Abrir o caso**. Isso depende do módulo de retenção e da permissão de ver os casos. ## As abas A aba aberta fica no endereço da página: dá para mandar a alguém o link direto da aba financeira de um aluno. ### Dados O cadastro em blocos: **Dados do aluno**, **Contato**, **Endereço**, **Responsável**, **Redes** e **Observações**. Os blocos vazios não aparecem, menos **Dados do aluno** e **Contato**, que ficam sempre para mostrar o que falta preencher. Com o programa de indicação ligado, aparece também o cartão de indicações do aluno. ### Matrículas Todas as matrículas do aluno, da mais recente para a mais antiga, com **Curso**, **Turma** (ou "Individual"), **Desde**, **Mensalidade** com o dia de vencimento e **Situação**: **Ativa**, **Trancada** ou **Cancelada**. O botão **Abrir** leva à matrícula, e **Nova matrícula** começa outra já com o aluno escolhido. ### Próximas aulas As próximas aulas do aluno, individuais e da turma dele, com data, horário, professor, turma e sala. ### Histórico As últimas aulas que já aconteceram, com a **Presença** do aluno (**Presente**, **Faltou**, **Justificada** ou **Atraso**) e a **Situação** da aula (**Dada**, **Cancelada**, **A repor** ou **Sem registro**). Em cima ficam **Frequência** e **Faltas** dos últimos 12 meses, contadas pelas chamadas feitas. ### Financeiro Aparece com o módulo financeiro no plano. Mostra **Em aberto**, com quantas cobranças venceram, **Já pago** e a lista de **Cobranças**. Daqui dá para **Gerar mensalidade** fora da rotina do dia 1º, abrir a página de pagamento ou reenviar o link de uma cobrança em aberto, e ir para **Ver em Recebimentos** já filtrado pelo aluno. Com o recurso de renegociação no plano e cobrança vencida, aparece **Renegociar atraso**. ### Documentos Aparece com o módulo de documentos no plano. Lista os documentos emitidos nas matrículas do aluno e permite **Emitir documento** avulso a partir de um modelo, **Enviar** por WhatsApp ou e-mail, abrir e remover. ### Evolução, Eventos e Materiais Essas abas aparecem só quando o recurso está no plano e o seu papel tem a permissão de vê-lo: **Evolução** (progresso pedagógico e, se a escola dá nota, as notas), **Eventos** (convites, respostas e ingressos) e **Materiais** (o material complementar publicado para o aluno e se ele já abriu). ## Bom saber - O professor vê a ficha dos alunos que a permissão dele alcança. - Para mudar o cadastro, use **Editar** (veja [Cadastrar um aluno](https://docs.aulla.com.br/cadastrar-aluno)). Para mudar uma matrícula, use **Abrir** na aba **Matrículas** (veja [Editar uma matrícula](https://docs.aulla.com.br/editar-matricula)). --- # Fazer uma nova matrícula A matrícula é o vínculo do aluno com um curso: o que ele estuda, com quem, quando e por quanto. Ela gera as aulas no calendário, a taxa de matrícula, os documentos e, depois, as mensalidades. A tela pergunta na ordem em que a escola decide, em três cards, e cada card só fica disponível depois que o de cima foi respondido. ## Antes de começar Confira se já existem a disciplina com pelo menos um nível ativo, os professores habilitados nela e as salas. Para matrícula em turma, a turma precisa existir (veja [Criar uma turma](https://docs.aulla.com.br/criar-turma)). ## Passo a passo 1. Abra **Secretaria › Alunos e matrículas › Matrículas** e clique em **Nova matrícula**. Pela ficha do aluno, o botão **Nova matrícula** já abre a tela com ele escolhido. 2. No card **Aluno e curso**, busque o **Aluno** por nome ou CPF. Se ele ainda não existe, clique em **Novo aluno**, ao lado. 3. Escolha a **Disciplina** e o **Nível inicial**. 4. Escolha o **Professor principal**. Ele define a mensalidade sugerida e já entra nos horários do último card. A lista mostra só os professores habilitados na disciplina. 5. No card **Modalidade e cobrança**, escolha **Aulas individuais** ou **Em turma**. Em turma, escolha a **Turma**: a lista mostra quantos alunos cada uma tem e o limite. 6. Defina a cobrança: mensalidade ou pacote, valor, vencimento, descontos e taxa (veja [Mensalidade, pacote e taxa de matrícula](https://docs.aulla.com.br/mensalidade-ou-pacote)). Confira a **Data da matrícula** e a **Situação**, que começa em **Ativa**. 7. Nas aulas individuais, use **Adicionar horário** no card **Horários semanais** para cada dia fixo do aluno (veja [Escolher os horários semanais](https://docs.aulla.com.br/assistente-de-horario)). Em turma, os horários vêm da turma. 8. Clique em **Confirmar matrícula**. Antes de salvar, o card de horários diz quantas aulas serão agendadas. Ao confirmar, você volta para a lista de matrículas com o resumo do que foi feito, e o sistema pergunta o que falta decidir: boas-vindas, documentos e primeira mensalidade (veja [O que acontece depois de salvar a matrícula](https://docs.aulla.com.br/depois-de-salvar-a-matricula)). ## Cadastrar o aluno sem sair da matrícula O botão **Novo aluno** abre um cadastro curto: **Nome completo**, **Telefone / WhatsApp**, **E-mail**, **Nascimento** e **CPF**. Se a data indicar menor de idade, aparece o bloco do responsável. Enquanto você digita, o sistema procura alunos parecidos e mostra "Já existe um aluno parecido. É essa pessoa?". Clique em **Usar este** para escolher o que já existe, ou em **Não é nenhum deles** para seguir. **Cadastrar e escolher** cria o aluno e já o coloca no campo. Endereço e redes ficam para depois, na ficha. ## Situações especiais - **Aluno inativo**: pode ser matriculado. Com a situação **Ativa**, o cadastro dele volta a ficar ativo ao confirmar. - **Aluno experimental**: ao confirmar a matrícula, ele vira aluno completo. - **Indicado por**: com o programa de indicação ligado, escolha o aluno que indicou este. Se a indicação já existe, a tela mostra o nome de quem indicou. - **Comissão do professor nesta matrícula**: aparece com o módulo de comissões e a permissão certa. Vazio herda o percentual do professor ou da escola. ## Quando algo não sai como esperado - "Adicione pelo menos um horário semanal para matrículas individuais.": a matrícula individual por mensalidade precisa de horário. Só a de pacote pode ficar sem. - "Este aluno já tem uma matrícula ativa neste nível.": edite a matrícula que já existe em vez de criar outra. - Turma ou sala acima do limite: aparece um aviso em amarelo. Se a escola permite exceção, ligue **Confirmar a exceção e salvar mesmo assim**; se a regra é bloquear, aumente o limite da turma ou escolha outra. - Professor principal sem opções: a disciplina não tem professor habilitado. Ajuste em **Pedagógico › Estrutura › Disciplinas**. - Se o plano da escola tem limite de alunos ativos e ele já foi atingido, a matrícula que ativaria mais um aluno não é salva, e a tela avisa. ## Bom saber Quando o papel do professor permite matricular mas ele só enxerga os próprios alunos, a matrícula é sempre para ele mesmo: o **Professor principal** aparece fixo com o nome dele, e as disciplinas são só as em que ele está habilitado. A escola decide se ele pode mexer no valor (veja [Configurar as regras de matrícula](https://docs.aulla.com.br/configuracoes-de-matricula)). --- # Escolher os horários semanais Os horários semanais são os dias e horas fixos em que as aulas se repetem. Em vez de digitar um horário e descobrir o conflito só ao salvar, o Aulla usa um assistente que mostra apenas o que está livre: a sala naquele dia e, quando precisa, os professores disponíveis naquela hora. Ele aparece no botão **Adicionar horário** da nova matrícula individual, da edição da matrícula e do cadastro da turma. ## Passo a passo 1. Clique em **Adicionar horário**. A janela **Novo horário recorrente** abre na primeira etapa. As etapas ficam no alto, e dá para voltar a qualquer uma já respondida. 2. **Sala**: responda "Em qual sala será a aula?" clicando numa das salas ativas. A sala fica reservada nesse horário enquanto a matrícula estiver ativa. 3. **Dia**: escolha o dia da semana. 4. **Duração**: escolha quanto tempo dura cada aula. Os horários da etapa seguinte são filtrados para caber essa duração. 5. **Horário**: clique num dos **Horários livres**. Cada opção mostra até que horas vai. 6. **Professor**: escolha quem dá a aula. A lista mostra só os professores habilitados na disciplina e livres naquele horário. 7. Clique em **Confirmar horário**. O horário entra na lista do card, e você pode adicionar outros. Na nova matrícula, a etapa **Professor** costuma não aparecer: o **Professor principal** já escolhido entra sozinho. Ela aparece quando ainda não há professor definido, como no cadastro da turma. ## Toda semana ou a cada 2 semanas Na faixa **Repetição**, no pé da janela, escolha **Toda semana** ou **A cada 2 semanas**. Mudar a repetição muda quais horários estão livres, por isso o horário escolhido é limpo. O campo ao lado define o começo: - em **Toda semana**, o campo **Começa em** faz as aulas do horário só nascerem a partir dessa data. Vazio, vale a partir de agora; - em **A cada 2 semanas**, o campo **Primeira aula a partir de** ancora a quinzena. Vazio, a primeira aula é na próxima ocorrência do dia, e as semanas alternam a partir dela. ## Um horário fora da lista A lista de horários livres anda em intervalos fixos. Para um horário quebrado, como 14:15, use **Ou digite um horário personalizado**: digite a hora e veja a resposta logo abaixo, "Horário livre — pode usar." ou "Horário ocupado", com o motivo. Se estiver livre, clique em **Usar este horário**. Para ver o que está tomando a sala, abra a linha "Ver N horários ocupados", abaixo dos horários livres: cada horário ocupado mostra quem está nele. ## Editar ou remover um horário Na lista do card, o ícone de lápis abre o horário no assistente, já na etapa **Horário**, que é o que se costuma mudar. A lixeira remove o horário da lista. Nada é gravado até você salvar a matrícula ou a turma. ## Quando algo não sai como esperado - "Nenhuma sala cadastrada": cadastre as salas em **Pedagógico › Estrutura › Salas**. - "Escola fechada neste dia": o dia está fora do horário de funcionamento da escola, definido nas configurações da instituição. - "Nenhum horário livre para essa duração nesta sala/dia": tente uma duração menor, outra sala ou outro dia. - "Nenhum professor habilitado livre neste horário": volte e escolha outro horário, ou habilite mais professores na disciplina, em **Pedagógico › Estrutura › Disciplinas**. - O botão **Adicionar horário** fica desligado enquanto a disciplina não é escolhida. ## Bom saber - Os horários que você já pôs na lista contam como ocupados para os próximos: o assistente não deixa a mesma matrícula bater consigo mesma. - Na edição de uma matrícula ou turma, os horários que ela já tem não bloqueiam a própria edição. - Ao salvar, as aulas dos horários nascem no calendário. Mudar os horários depois reagenda as aulas futuras. --- # Mensalidade, pacote e taxa de matrícula Toda matrícula responde a uma pergunta de dinheiro: o aluno paga todo mês ou compra um saldo de aulas? Isso se decide no card **Modalidade e cobrança** da nova matrícula. Os campos de cobrança só aparecem quando a escola tem o módulo financeiro no plano. ## Escolher a forma de cobrança Em **Forma de cobrança**, escolha: - **Mensalidade**: uma cobrança por mês, enquanto a matrícula estiver ativa; - **Pacote de aulas ou horas**: um saldo pago de uma vez, com validade, em vez de mensalidade. ## Mensalidade 1. Confira o **Valor mensal**. Ele já vem preenchido pela cascata (professor, disciplina, escola), e a dica embaixo diz de onde veio, como "Padrão da disciplina". Você pode mudar. Vazio quer dizer sem cobrança recorrente. 2. Escolha o **Dia do vencimento**. 3. Se houver combinação especial, abra **Desconto ou acréscimo** e escolha **Desconto** ou **Acréscimo**, depois **Porcentagem** ou **Valor fixo**, e preencha **Quanto**. A **Mensalidade efetiva** aparece ao lado enquanto você digita. É ela que vale para as próximas mensalidades. 4. Em **Periodicidade**, deixe **Mensal** ou escolha **Plano trimestral (3 meses)**, **Plano semestral (6 meses)** ou **Plano anual (12 meses)**. No plano de vários meses, o campo **Desconto do plano** vem com o padrão da escola, e vazio usa esse padrão. O resumo mostra a conta, por exemplo "6 meses de R$ 234,00 = R$ 1.404,00, numa cobrança só". A cobrança do plano é gerada com a primeira mensalidade dele e com o vencimento dela. No fim, o mês seguinte abre o próximo plano. ## Pacote de aulas ou horas 1. Se a escola tem um catálogo, escolha em **Pacote da escola**: os campos se preenchem sozinhos. Mexer em qualquer campo depois volta a escolha para "Personalizado". 2. Sem catálogo, preencha **Nome do pacote** e **Preço**. 3. Em **Saldo em**, escolha **Aulas** ou **Horas** e informe a quantidade. Em horas, cada aula consome a sua duração. 4. Em **Validade em**, escolha **Dias** ou **Meses** e informe quanto. 5. **Começa em**: vazio é hoje. 6. Ligue **Renova sozinho** se, ao fim da validade, deve nascer outro pacote igual, com a sua cobrança. Isso continua até a matrícula ser trancada ou cancelada. O resumo diz o preço por aula ou por hora, até quando o pacote vale e quando sai a cobrança: a primeira é emitida ao salvar a matrícula. Como o pacote é consumido: - **aulas individuais com horário fixo**: as aulas nascem no calendário até onde o saldo cobre; - **aulas individuais sem horário fixo**: o pacote é a única matrícula individual que pode ficar sem horário; as aulas são marcadas uma a uma; - **em turma**: cada aula dada desconta do saldo de quem esteve presente, pela chamada. O acompanhamento do saldo, a renovação e a venda de aulas extras ficam na edição da matrícula (veja [Editar uma matrícula](https://docs.aulla.com.br/editar-matricula)). ## Taxa de matrícula Quando a escola cobra taxa de matrícula, aparece o interruptor **Cobrar taxa de matrícula**, já ligado ou desligado conforme o padrão da escola. Ligado, o sistema lança o valor da taxa em Contas a Receber, com vencimento na data da matrícula. Desligue para dispensar a taxa só deste aluno. O valor e o padrão ficam em **Matrículas › Configurações** (veja [Configurar as regras de matrícula](https://docs.aulla.com.br/configuracoes-de-matricula)). ## Bom saber - O professor que só enxerga os próprios alunos pode ter o valor travado pela escola. Nesse caso o campo aparece desligado, com a explicação, e o valor é o da cascata. A escola também pode deixar o professor dar desconto até um limite. - Mudar o valor de uma matrícula depois vale para as próximas mensalidades, não para as já emitidas. - A primeira mensalidade não espera a rotina do dia 1º: logo depois de salvar, o sistema oferece gerá-la (veja [O que acontece depois de salvar a matrícula](https://docs.aulla.com.br/depois-de-salvar-a-matricula)). --- # O que acontece depois de salvar a matrícula Ao clicar em **Confirmar matrícula**, o Aulla faz uma parte do trabalho sozinho e deixa outra parte para você decidir. O que é decisão vira uma sequência de janelas na lista de matrículas, uma por vez. Nenhuma delas é obrigatória: dá para pular e fazer depois. ## O que é feito sozinho - As aulas dos horários fixos são agendadas no calendário. - A taxa de matrícula, se ficou ligada, vai para Contas a Receber. - Com o módulo de documentos, os modelos obrigatórios da escola e os da disciplina são emitidos. - Com pacote, a compra do pacote é registrada e a cobrança dele, emitida. - O aluno experimental vira aluno completo, e o inativo volta a ficar ativo. A mensagem verde no alto da lista resume tudo, por exemplo quantas aulas foram agendadas e quantos documentos saíram. ## As perguntas, na ordem Quando há mais de uma, a janela mostra "Passo 1 de 3", e assim por diante. Só aparece o que se aplica à matrícula. ### 1. Avisar o aluno Só na primeira matrícula do aluno na escola. A janela pergunta "Avisar" seguido do primeiro nome: - **Boas-vindas da escola**: por WhatsApp e e-mail, com a saudação e os dados da matrícula (disciplina, professor e início); - **Convite ao Portal do Aluno**: quando o portal está ligado, vai junto com as boas-vindas, com o link e o jeito de entrar. Clique em **Enviar**, ou em **Pular** para mandar depois pelo botão **Avisar** da ficha do aluno. ### 2. Documentos da matrícula Lista os documentos emitidos. **Abrir** mostra o documento para imprimir. Para mandar ao aluno em PDF, marque os documentos, escolha os canais em **Enviar por** (WhatsApp ou e-mail; o canal indisponível aparece apagado com o motivo) e clique em **Enviar documento**. Nenhum vem marcado: mandar é uma decisão. Com a assinatura digital ativa, o botão **Mandar para assinar** envia os marcados juntos, num PDF só, para assinatura. Para seguir sem enviar, use **Continuar sem enviar**. ### 3. Cobrança da aula experimental Aparece quando o aluno tem cobrança de aula experimental ainda em aberto. Se a matrícula dispensa a experimental, marque a cobrança e clique em **Cancelar a cobrança**; senão, **Manter a cobrança**. Cancelar exige a permissão de cancelar recebíveis; sem ela, a janela só mostra a cobrança e orienta pedir a quem cuida de Contas a Receber. ### 4. A primeira mensalidade A rotina automática gera mensalidades no dia 1º. A de entrada nasce aqui. A janela **Gerar a primeira mensalidade?** traz uma linha por mês, com o selo **Proporcional**, **Entrada · mês cheio** ou **Retroativa** (para matrícula com data no passado). O valor já vem pela regra de entrada no meio do mês da escola, e você pode editar o **Valor** e o **Vencimento**. Conforme a regra da escola, a linha pode oferecer duas saídas: **Cobrar agora, em cobrança própria** ou juntar com a mensalidade do mês seguinte, numa cobrança só. Quando o valor fica abaixo do mínimo configurado, ele vai junto com a próxima mensalidade, e a janela explica por quê. Embaixo, escolha: - **Gerar cobrança (boleto + PIX)**: emite no gateway de pagamento configurado; - **Notificar o aluno**: envia o link de pagamento por WhatsApp e e-mail, e por isso liga também a cobrança. Clique em **Gerar mensalidade**, ou em **Agora não**. ## Quando algo não sai como esperado - "Falta o CPF do aluno ou do responsável para emitir boleto.": a cobrança fica indisponível. Use **Completar o cadastro** e gere depois pela ficha do aluno, aba **Financeiro**. - Sem a permissão de gerar mensalidade, a janela avisa e pede para o financeiro gerar pela ficha. - Aviso de matrícula anterior encerrada na mesma disciplina com mensalidade no mês: se era troca de nível ou de curso, prefira editar a matrícula existente, para o mês não ser cobrado duas vezes. ## Bom saber O "x" da janela fecha e pula todas as perguntas que faltam. As decisões de documentos, experimental e mensalidade dependem dos módulos de documentos e financeiro no plano. --- # Editar uma matrícula A matrícula muda com a vida do aluno: ele sobe de nível, troca de turma, muda de horário, combina outro valor. Tudo isso se faz editando a mesma matrícula, e não criando outra. Assim a mudança fica no histórico e o mês não é cobrado duas vezes. Só o aluno não muda: para outro aluno, é outra matrícula. ## Encontrar a matrícula Em **Secretaria › Alunos e matrículas › Matrículas**, use as pílulas **Todas**, **Ativas**, **Trancadas**, **Canceladas** e **Concluídas**, os filtros **Todos os cursos** e **Todas as turmas** e a busca por aluno, CPF ou curso. Clicar no título de uma coluna (**Aluno**, **Curso e turma**, **Desde**, **Situação**) ordena por ela; clicar de novo inverte. Na coluna **Situação**, selos extras ajudam: **Fidelidade até** uma data, e o saldo do pacote, como "Pacote 7/10 · até 15/11", **Pacote esgotado** ou **Pacote vencido**. Clique no lápis (**Abrir a matrícula**). Pela ficha do aluno, use **Abrir** na aba **Matrículas**. ## Passo a passo 1. No card **Vínculo**, mude **Disciplina**, **Nível**, **Turma**, **Data da matrícula** ou **Situação**. Em **Turma**, a opção **Aulas individuais (sem turma)** faz a matrícula ter horários próprios. 2. No card **Mensalidade**, que aparece com o módulo financeiro no plano, ajuste **Valor mensal**, **Dia do vencimento**, desconto ou acréscimo e periodicidade. 3. No card **Fidelidade**, ajuste **Período (meses)** e **Multa por quebra (%)**. O que vale é o combinado com a família, mesmo que seja diferente do padrão da disciplina. 4. No card **Horários semanais**, edite, remova ou use **Adicionar horário** (veja [Escolher os horários semanais](https://docs.aulla.com.br/assistente-de-horario)). 5. Clique em **Salvar alterações**. ## O que cada mudança arrasta - **Horários**: as aulas futuras são reagendadas. A mensagem diz quantas aulas novas foram agendadas. - **Valor**: vale para as próximas mensalidades geradas, não para as já emitidas. - **Dia do vencimento**: as mensalidades já geradas e em aberto continuam no dia antigo. Ao salvar, a janela **Mudar o vencimento das mensalidades em aberto?** deixa você marcar quais passam para o dia novo e confirmar no botão "Aplicar a N mensalidades", ou escolher **Não alterar**. - **Professor ou turma**: com o módulo de comissões, a comissão do mês em diante é redividida. - **Situação**: trancar, cancelar e concluir têm regras próprias (veja [Trancar, cancelar ou concluir uma matrícula](https://docs.aulla.com.br/trancar-cancelar-concluir-matricula)). ## Valor histórico Se a escola reajustou o preço e esta matrícula ficou no valor antigo, aparece embaixo do **Valor mensal** o aviso de que hoje a cascata daria outro valor. O sistema não troca sozinho, porque valor antigo costuma ser combinado. Clique no aviso para adotar o valor de hoje e depois salve. ## Matrícula por pacote No lugar do card **Mensalidade** aparece o card **Pacote**, com o saldo restante, a validade, o que já foi consumido e o que ainda está "sem aula agendada". O pacote desconta a aula dada, a falta sem direito a reposição e a aula cancelada pelo aluno fora do prazo; aula cancelada no prazo, pela escola ou por feriado não desconta. - **Renovar pacote**: só para matrícula ativa. - **Vender aulas extras** (ou horas extras): informe a quantidade e o **Preço (R$)** e clique em **Vender**. Soma ao saldo até o fim da validade atual, com cobrança própria. - **Renovação automática e validade**: ligue ou desligue a renovação, ou mude a **Nova validade** e clique em **Salvar validade**. Aulas depois da nova data são canceladas; estendendo, as que cabem são agendadas. - **Extrato do pacote atual**: aula a aula, de onde veio cada desconto. Esses botões gravam na hora, separados do **Salvar alterações**. ## Documentos e histórico Com o módulo de documentos, o card **Documentos da matrícula** permite re-emitir, remover, emitir um documento adicional, enviar e acompanhar a assinatura. No fim da tela, o card **Histórico da matrícula** registra trocas de nível, turma, horário e valor, com o antes e o depois. ## Bom saber Turma com horários é só leitura aqui: o card **Horários da turma** mostra a grade que o aluno herda. Para mudá-la, edite a turma (veja [Criar uma turma](https://docs.aulla.com.br/criar-turma)). --- # Trancar, cancelar ou concluir uma matrícula Quando o aluno para, a matrícula precisa dizer isso, senão as aulas continuam nascendo no calendário e as mensalidades continuam sendo geradas. A **Situação** da matrícula tem quatro valores: **Ativa**, **Trancada** (pausa, com volta prevista), **Cancelada** (o aluno saiu) e **Concluída** (terminou o curso). Para o aluno voltar a estudar o mesmo nível depois, basta uma matrícula nova: só a matrícula ativa impede outra no mesmo nível. ## Passo a passo 1. Abra a matrícula em **Secretaria › Alunos e matrículas › Matrículas**, pelo lápis, ou pela aba **Matrículas** da ficha do aluno. 2. No card **Vínculo**, troque a **Situação** para **Trancada**, **Cancelada** ou **Concluída**. 3. Clique em **Salvar alterações**. 4. Responda às janelas que aparecerem sobre a mensalidade do mês e, se for o caso, o plano de vários meses. ## O que acontece com as aulas - **Trancada**: as aulas futuras são canceladas e ficam marcadas como suspensas pelo trancamento. Enquanto trancada, a matrícula não reserva sala nem professor. - **Cancelada** ou **Concluída**: as aulas futuras são canceladas de vez. As que já aconteceram ficam no histórico. ## A mensalidade do mês Com o módulo financeiro, quando uma matrícula ativa sai no meio do mês e já tem a mensalidade desse mês, a janela **Mensalidade de** (o mês) **na saída** pergunta o que fazer: - **Manter o valor atual**; - **Ajustar ao proporcional**: o valor das aulas até a saída. Dá para mudar a data em **Aulas até** e o **Valor**. A cobrança já emitida é reemitida com o novo valor; - **Cancelar a mensalidade do mês**: cancela a cobrança no gateway e estorna a comissão do professor. As outras mensalidades em aberto ficam como estão. Se a do mês já foi paga, a janela só avisa: devolver a diferença é com o financeiro. ## Saída no meio de um plano Se a matrícula estava num plano trimestral, semestral ou anual e foi cancelada ou concluída, a janela **Saída no meio do plano** lista os meses que não serão usados. Os em aberto são cancelados. Dos já pagos, escolha **Devolver ao aluno** (a sugestão já desconta a multa de fidelidade, e a devolução vira uma conta a pagar) ou **Não devolver**. Clique em **Encerrar o plano**, ou em **Manter como está**. ## Destrancar Troque a **Situação** de **Trancada** para **Ativa** e salve. Como a matrícula trancada não reservava nada, o horário dela pode ter sido ocupado. Nesse caso, aparece no topo o card **O horário desta matrícula foi ocupado**, e o salvar fica bloqueado até você resolver: use **Trocar este horário** para escolher um horário livre, ou **Manter trancada**. Depois de destrancar, as aulas do período trancado seguem a regra da escola, em **Configurações › Regras da escola › Aulas**, em **Quando uma matrícula trancada volta**: **Remarcar para a frente** ou **Não repor**. Com o financeiro, se o mês ainda não tem mensalidade, a janela **Mensalidade da reativação** oferece gerá-la, com o valor contando de hoje. ## A fidelidade Quando a matrícula está dentro da fidelidade, a lista de matrículas mostra o selo **Fidelidade até** a data. Ao cancelar, o sistema calcula a multa sugerida (meses que faltam × percentual × mensalidade) e avisa. Ele não cobra a multa sozinho: o valor é acertado pela escola com a família. ## O botão de cancelar da lista Na lista de matrículas, a lixeira (**Cancelar matrícula**) também cancela, depois de uma confirmação que mostra a multa sugerida quando há fidelidade. Ela cancela as aulas futuras e apaga os horários fixos, mas funciona diferente da troca de situação: a matrícula some da lista de matrículas e da ficha do aluno, e as janelas sobre a mensalidade do mês e o plano não aparecem. Para manter a matrícula visível como **Cancelada** e decidir sobre a mensalidade, use a troca de **Situação** na edição. ## Bom saber As janelas de dinheiro dependem do módulo financeiro. Trancar, cancelar e concluir dependem das permissões de matrícula do seu papel. --- # Configurar as regras de matrícula As configurações de matrícula são os padrões que toda matrícula nova herda quando ninguém digita nada: a mensalidade sugerida, o vencimento, a fidelidade, a taxa, o proporcional de quem entra no meio do mês e os documentos que saem sozinhos. Vale ajustar antes das primeiras matrículas, porque o que muda aqui não mexe nas matrículas já feitas. ## Onde fica Abra **Configurações › Regras da escola › Matrículas**, ou clique em **Configurações**, no alto da lista de matrículas. A tela tem quatro abas, e o botão **Salvar configurações** grava todas de uma vez. ## Aba Matrícula - **Valores padrão**: a **Mensalidade padrão da escola** só vale quando nem o professor nem a disciplina têm valor próprio. O **Dia de vencimento padrão** vem marcado na matrícula nova; se o mês não tiver esse dia, vale o último dia do mês. - **Fidelidade padrão**: **Período (meses)**, em que zero quer dizer sem fidelidade, e **Multa por quebra (%)**, sobre a mensalidade pelos meses que faltarem. A disciplina pode ter a sua, que vem antes desta. - **O que o professor pode mexer**: o interruptor **O professor pode editar a mensalidade da matrícula**. Desligado, o professor que só enxerga os próprios alunos vê o valor travado no da cascata. Ligado, aparece **Desconto máximo que ele pode dar (%)**; com zero, nenhum desconto é aceito. Cobrar acima do padrão nunca é permitido. - **Taxa de matrícula**: ligue **Cobrar taxa de matrícula** e informe o **Valor da taxa**. Ela vira uma conta a receber com vencimento na data da matrícula, e na tela de matrícula dá para desligar caso a caso. **A taxa entra na comissão do professor** faz o professor ganhar percentual sobre ela. ## Aba Mensalidade - **Entrada no meio do mês**: em **Regra da escola**, escolha **Cobra o mês cheio, sempre**, **Cheio até um dia do mês, proporcional depois** (com **Até que dia cobra cheio**) ou **Proporcional sempre**. Com proporcional, escolha **Proporcional contado por** **Aulas do mês** ou **Dias do mês**, o **Valor mínimo para cobrar** e **Quando cobrar a mensalidade de entrada**: **Na hora, numa cobrança própria** ou **Junto com a mensalidade do mês seguinte**. - **Planos de vários meses**: o desconto padrão de **Trimestral (3 meses)**, **Semestral (6 meses)** e **Anual (12 meses)**. A matrícula sugere esse desconto e pode mudá-lo caso a caso. - **Pacotes de aulas e de horas**: o catálogo que aparece em **Pacote da escola** na matrícula. Clique em **Novo pacote** e preencha **Nome**, **Saldo em** (**Aulas** ou **Horas**), a quantidade, **Preço**, **Validade em** (**Dias** ou **Meses**) e **Renova sozinho**. Sem catálogo, a matrícula por pacote funciona do mesmo jeito: quem matricula digita os dados na hora. "Por aulas" e "por dias" dão números diferentes no mesmo mês. A própria tela lembra que por aulas é o que a família entende, porque é o que ela recebe. ## Aba Comissão Define como o professor comissionado é pago: **Base do cálculo** (percentual da mensalidade, valor por aula dada ou valor por hora dada), o que acontece com **Aula com falta do aluno** e **Mensalidade paga com atraso**, e o calendário do acerto. Mexer aqui muda o que o professor recebe, então combine com a equipe antes. ## Aba Documentos Em **Documentos obrigatórios**, clique nos modelos que devem sair sozinhos em toda matrícula nova. O marcado ganha o selo **Obrigatório**. Os outros modelos continuam disponíveis para emissão avulsa na matrícula. Sem modelos, crie-os em **Secretaria › Documentos › Modelos**. ## Bom saber - A tela pede a permissão de editar matrículas. - Valor padrão, desconto de plano e taxa só aparecem na matrícula quando a escola tem o módulo financeiro. A emissão de documentos depende do módulo de documentos. - Os efeitos na matrícula estão em [Mensalidade, pacote e taxa de matrícula](https://docs.aulla.com.br/mensalidade-ou-pacote). --- # Aprovar pedidos de matrícula Quando alguém pede para estudar pelo site da escola ou pelo formulário público, o pedido não vira matrícula sozinho. Ele espera na tela de aprovações para a escola decidir. Aprovar cria o aluno e leva você direto à nova matrícula, onde o nível, os horários e o valor são definidos olhando a agenda de verdade. ## Onde fica Abra **Secretaria › Alunos e matrículas › Aprovações**. A tela depende do módulo de site e captação no plano. Se o item aparecer com cadeado, o plano da escola não inclui esse módulo. As pílulas **Pendentes**, **Aprovados**, **Recusados** e **Todos** separam os pedidos; o número ao lado diz quantos há em cada uma. A tela abre em **Pendentes**. ## O que cada pedido mostra - o nome, o e-mail e o telefone de quem pediu, e a data do pedido; - a situação: **Esperando**, **Aprovado** ou **Recusado**; - o curso e o nível pedidos, a idade e o responsável, quando informados; - a origem do pedido; - em **Prefere:**, os dias e horários que a pessoa escolheu; - as observações que ela escreveu. Os horários preferidos são só preferência, não reserva. Quem confirma o horário é a tela de matrícula, com a sala e o professor na frente. ## Passo a passo para aprovar 1. Em **Pendentes**, leia o pedido. 2. Clique em **Aprovar e matricular**. 3. O sistema cria o aluno e abre **Nova matrícula** com ele já escolhido, com o aviso "Cadastro aprovado e aluno criado. Agora defina o curso, os horários e o valor." 4. Termine a matrícula normalmente (veja [Fazer uma nova matrícula](https://docs.aulla.com.br/nova-matricula)). Se já existe um aluno com o mesmo e-mail ou o mesmo CPF do pedido, o sistema usa esse cadastro em vez de criar outro. ## Passo a passo para recusar 1. Clique em **Recusar**. 2. Se quiser, escreva o **Motivo da recusa (opcional)**, como "sem vaga no horário pedido". 3. Clique em **Recusar pedido**, ou em **Voltar** para desistir. O motivo é opcional, mas fica registrado no pedido. Quem atender essa pessoa depois vai saber o que aconteceu. ## Depois da decisão Nos pedidos aprovados e recusados aparece quem decidiu e quando. No aprovado, o link **ver o aluno** abre a ficha do aluno criado. No recusado, aparece o motivo. ## Quando algo não sai como esperado - "Este pedido já foi processado.": outra pessoa aprovou ou recusou o pedido antes de você. Atualize a tela. - Aprovar cria só o aluno. Se você fechar a tela de matrícula sem confirmar, o aluno fica cadastrado sem matrícula: encontre-o em **Secretaria › Alunos e matrículas › Alunos** e use **Nova matrícula** na ficha dele. ## Bom saber - Ver a tela, aprovar e recusar são permissões separadas. Sem a de aprovar, o botão **Aprovar e matricular** não aparece; sem a de recusar, o botão **Recusar** não aparece. - Com o programa de indicação, o pedido que chegou com o código de um aluno liga a indicação ao aluno aprovado. Se o pedido for recusado, a indicação deixa de valer. --- # Trocar horários entre alunos Às vezes a escola precisa rearrumar a semana: trocar dois alunos de lugar, abrir um horário para um aluno novo, tirar alguém de uma sala. Pela edição da matrícula, um aluno por vez, a rotação esbarra no aluno que ainda não saiu. A tela de trocas resolve isso: você monta todas as mudanças numa grade, o sistema confere o cenário final inteiro, e nada é gravado até você clicar em **Aplicar troca**. ## Onde fica Abra **Secretaria › Alunos e matrículas › Trocas de horário**. A tela depende do item "Trocas de horário entre alunos" no plano da escola; fora do plano, o menu mostra o item com cadeado. Ver a grade pede a visão de todas as aulas, e aplicar pede a permissão de editar matrículas. ## Passo a passo 1. Escolha **Por professor** ou **Por sala**, e depois o professor ou a sala na lista. A grade mostra a semana; use as setas para mudar de semana. 2. Monte a troca: - **arraste** um aluno para um horário livre, e o horário dele vai para aquele dia e hora; - **solte em cima de outro aluno**, e os dois trocam de lugar; - **clique** no aluno para colocá-lo na lista da troca do jeito que está. No celular, toque no aluno. 3. No card **A troca**, ajuste cada aluno da lista: dia, hora, sala e professor. Sala e professor só mudam por aqui. 4. Confira **Vale a partir de**. As aulas já marcadas dessa data em diante andam junto com o horário. 5. Se quiser, escreva uma **Observação** com o motivo. 6. Leia o card **Antes e depois** e resolva o que estiver em vermelho. 7. Clique em **Aplicar troca** e confirme. ## O card Antes e depois Ele acompanha cada mudança, sem precisar salvar: - **Fora da troca**: horários que não podem entrar, com o motivo; - conflitos de professor, de sala ou do próprio aluno, com quem já estava lá, quem chegou e **Como resolver**. No conflito de sala, as **Salas livres nesse horário** aparecem como botões: um clique põe o aluno na sala livre; - **Atenção**: avisos que não travam, como feriado ou horário fora do funcionamento; - as aulas que mudam de data, as **Aulas que ficam onde estão** e, em **Aulas no mês**, a contagem por professor, que é a base da comissão. Enquanto houver conflito, **Aplicar troca** fica desligado. A linha do aluno na lista também mostra o conflito, ao lado do campo que resolve. Quando o outro aluno do conflito não aparece na grade que você está vendo, um botão abre a grade da sala ou do professor disputado. ## O que não entra na troca Na grade, a legenda separa **Pode mover**, **Novo lugar**, **Conflito** e **Não entra em troca**. Não entram: - aulas de turma (para mudar, edite a turma); - matrículas que não estão ativas; - matrículas por pacote de aulas. E algumas aulas já marcadas não andam junto, mesmo com o horário trocado: a aula com presença lançada, a reposição, a aula avulsa, a experimental e a suspensa por trancamento ficam na data delas. ## Depois de aplicar A mensagem diz quantos horários foram trocados e quantas aulas foram remarcadas. O card **Trocas aplicadas**, no pé da tela, guarda as últimas trocas, com quem aplicou e quando. **Ver** mostra o antes e o depois de cada aluno e as aulas que mudaram. ## Quando algo não sai como esperado - O sistema confere tudo de novo ao aplicar. Se a agenda mudou nesse meio-tempo, a troca não é aplicada, e a grade e a análise são refeitas com o que mudou. - **Descartar** limpa a troca em montagem sem gravar nada. - Para trocar o horário de um aluno só, a edição da matrícula também serve (veja [Editar uma matrícula](https://docs.aulla.com.br/editar-matricula)). --- # Usar a agenda de aulas A agenda de aulas mostra todas as aulas da escola num calendário: as que nasceram dos horários fixos das matrículas e turmas, e as que foram marcadas à mão. É também onde a coordenação encontra o que ficou por registrar, porque uma aula concluída sem chamada ou sem conteúdo aparece destacada. Quem só enxerga as próprias aulas (o professor, na maioria das escolas) vê aqui apenas as dele. ## Passo a passo 1. Abra **Pedagógico › Aulas › Agenda de aulas**. 2. No topo do cartão, escolha a visão: **Mês**, **Semana**, **Dia** ou **Lista**. A tela abre na **Semana**. 3. Ande no tempo pelas setas ao lado do título do período (**Semana anterior** e **Próxima semana**, ou o equivalente do mês e do dia). O botão **Hoje** volta para a data atual. 4. Clique no número de um dia (no mês) ou no nome do dia (na semana) para abrir a visão **Dia** daquela data. 5. Clique numa aula para abrir a tela dela, onde se faz a chamada, se registra o conteúdo e se muda o estado. ## As quatro visões - **Mês**: cada dia mostra até três aulas e diz quantas ficaram de fora ("+2 aulas"). Os dias dos meses vizinhos aparecem só com o total. - **Semana**: uma linha por hora e uma coluna por dia. O dia em que a escola não abre (pelo horário de funcionamento da instituição) só aparece se tiver aula marcada. - **Dia** e **Lista**: as aulas em lista, agrupadas por dia, com selos como **Sem conteúdo**, **Sem chamada**, **Concluída**, **Cancelada** e **A remarcar**. A **Lista** cobre a semana; é a melhor visão no celular. Nas grades, a cor de cada aula é a da disciplina. A legenda abaixo da grade nomeia as cores e mostra os dois sinais: o ponto de **Falta registrar** e o visto de **Concluída**. ## Filtros - **Todos os tipos**: troque para **Individuais** ou **Em turma**. - **Todos os professores**: escolha um professor. Esse filtro só aparece para quem vê as aulas de todos. - **Só as incompletas**: deixa só as aulas concluídas que estão sem chamada ou sem conteúdo. - **A repor**: mostra as aulas que ficaram para remarcar, de qualquer data. O título vira **Aulas a repor** e as setas somem, porque essa lista não pertence a uma semana. - **Com canceladas**: as aulas canceladas ficam escondidas por padrão; este botão as traz de volta. - **Limpar**: aparece quando há algum filtro ligado e volta tudo ao normal. ## O aviso de aulas incompletas Quando há aulas concluídas incompletas no período que está na tela, um aviso aparece em cima da agenda, por exemplo "3 aulas concluídas estão incompletas", com quantas estão sem conteúdo registrado e quantas sem chamada feita. O botão **Ver só essas** liga o filtro **Só as incompletas**. Uma aula conta como incompleta quando está concluída e: - não tem a chamada feita; ou - não tem o conteúdo trabalhado registrado, na escola que cobra o conteúdo. Isso se liga e desliga em **Configurações › Regras da escola › Aulas**, no cartão **Registro da aula**, em **Cobrar o conteúdo das aulas**. ## Bom saber - O botão **Nova aula**, na barra do topo, aparece para quem pode marcar aulas. Veja [Marcar uma aula](https://docs.aulla.com.br/marcar-aula). - As aulas dos horários fixos são geradas toda sexta-feira, de madrugada, para as semanas seguintes. Quantas semanas ficam no calendário é o campo **Aulas no calendário (semanas)**, em **Configurações › Regras da escola › Aulas**. Por isso pode ainda não haver aula num mês distante. Os horários fixos ficam em [Aulas recorrentes](https://docs.aulla.com.br/aulas-recorrentes). - Para fechar as pendências de uma aula, veja [Fazer a chamada](https://docs.aulla.com.br/fazer-chamada) e [Concluir uma aula e registrar o que foi dado](https://docs.aulla.com.br/concluir-aula). As aulas a repor se resolvem pela [reposição](https://docs.aulla.com.br/agendar-reposicao). ## Quando algo não sai como esperado - **"Nenhuma aula neste período"**: não há aula nas datas da tela. Marque uma aula ou crie os horários fixos na matrícula ou na turma. - **"Nenhuma aula com esses filtros"**: algum filtro está escondendo as aulas. Use **Limpar**. - **A aula cancelada sumiu**: ligue **Com canceladas**. --- # Marcar uma aula A maior parte das aulas nasce sozinha dos horários fixos das matrículas e das turmas. A tela **Nova aula** serve para o resto: a aula extra de uma matrícula, a aula experimental de quem ainda não é aluno e a aula avulsa de um aluno fora da matrícula. Ela também avisa, enquanto você preenche, se o professor, o aluno, a turma ou a sala já estão ocupados. ## Passo a passo 1. Abra **Pedagógico › Aulas › Agenda de aulas** e clique em **Nova aula**, na barra do topo. Na ficha do aluno, o botão **Nova aula** abre a mesma tela já como avulsa e com o aluno escolhido. 2. No cartão **Que aula é esta**, escolha uma das três: - **Da agenda**: de uma matrícula ou de uma turma que já existe. - **Experimental**: de quem ainda não é aluno. O cadastro nasce aqui. - **Avulsa**: fora da matrícula, de um aluno que já existe. 3. No cartão **Quem**, preencha conforme o tipo (veja abaixo). A **Disciplina** é opcional e filtra os professores, as matrículas e as turmas da lista. 4. No cartão **Quando**, escolha a **Data**, o horário em **Começa às** e a **Duração**. O **Termina às** é calculado sozinho. 5. Se quiser, escolha a **Sala**. Com sala, o sistema avisa se ela já estiver ocupada. 6. Confira a **Situação**: **Agendada** é o normal. **Já aconteceu** serve para registrar depois uma aula que já foi dada. 7. Clique em **Agendar aula**. ## O que cada tipo pede ### Da agenda Escolha **Aula individual** (de uma matrícula) ou **Aula em turma** (de uma turma inteira), o **Professor** e depois a **Matrícula** ou a **Turma**. Na aula em turma, a chamada já nasce montada com os alunos ativos da turma. ### Experimental No campo **Aluno**, escolha a pessoa se ela já estiver cadastrada. Se não estiver, deixe vazio e preencha **Quem vem à aula**: **Nome** (obrigatório), **Telefone**, **E-mail** e **CPF**. O cadastro nasce como experimental e vira aluno completo quando a matrícula acontecer. Com o módulo financeiro no plano, aparece o **Valor da aula experimental**. O valor sugerido vem de **Configurações › Regras da escola › Aulas**; zero é sem cobrança. Acima de zero, a cobrança entra em Contas a receber. Sem CPF, a cobrança sai só em PIX. ### Avulsa Escolha o **Aluno**. Com o módulo financeiro, informe o **Valor da aula avulsa**: a cobrança é emitida no gateway na hora, com vencimento na data da aula. Se o aluno tem pacote com saldo, aparece a opção **Descontar do pacote do aluno**, que usa o saldo em vez de cobrar de novo. ## Repetir e avisar - **Repetir nas próximas semanas**: cria esta aula e mais até 12, sempre no mesmo dia da semana e horário. A tela diz até que data vão as aulas. - **Avisar o aluno agora**: manda a confirmação do agendamento por WhatsApp e e-mail. As semanas repetidas que dariam conflito de horário são puladas, e a mensagem depois de salvar diz quais datas ficaram de fora. O mesmo vale para as datas que o saldo do pacote não cobre. ## Conflito de horário Enquanto você preenche, a tela confere se o professor já tem aula naquele horário, se a turma ou o aluno já têm aula, e se a sala está ocupada ou reservada por um horário fixo. O aviso aparece em amarelo, com cada conflito em uma linha. O aviso não impede: dá para salvar assim mesmo, porque às vezes duas aulas no mesmo horário são de propósito. Só confira antes. ## Quando algo não sai como esperado - **O campo Professor não deixa trocar**: quem só enxerga as próprias aulas marca aula apenas para si mesmo. - **"Informe quanto será cobrado, ou marque para descontar do pacote."**: na avulsa, falta o valor. - **"O pacote do aluno não tem saldo e validade para esta aula."**: o pacote não cobre a data ou a duração escolhida. - **"Esta matrícula ainda não tem pacote. Venda um pacote antes de agendar."** ou aviso de saldo: a matrícula é por pacote e o saldo não cobre a aula. Renove o pacote ou venda aulas ou horas extras na matrícula. Depois de marcada, a aula aparece na [agenda de aulas](https://docs.aulla.com.br/agenda-de-aulas). Para mudar a data de uma aula que já existe, veja [Remarcar uma aula](https://docs.aulla.com.br/remarcar-aula). --- # Consultar os horários fixos (Aulas recorrentes) Os horários fixos são a grade da escola: terça às 15h com o Pedro, sábado às 10h com a turma de violão. As aulas do calendário nascem deles, semana após semana. Esta tela mostra todos esses horários num lugar só, e é aqui que se descobre por que continua aparecendo aula para alguém. ## Passo a passo 1. Abra **Pedagógico › Aulas › Aulas recorrentes**. O cartão se chama **Horários fixos**. 2. Use as abas do topo para ver **Todos** os dias ou só um (**Dom**, **Seg**, **Ter** e assim por diante). 3. Para achar um horário, digite no campo de busca o nome do aluno, da turma, da disciplina ou do professor. 4. Cada linha mostra o horário de início e fim, quem tem a aula, a disciplina, o professor e a sala. ## O que os selos dizem - **Individual** ou **Turma**: de que tipo é o horário. - **Quinzenal**: o horário tem aula semana sim, semana não. - **desde** e uma data: o horário só começou a valer naquela data. - **aulas futuras**: quantas aulas este horário já colocou no calendário daqui para a frente. ## Remover um horário 1. Na linha do horário, clique na lixeira (**Remover horário**). 2. Confirme. A mensagem diz quantas aulas futuras serão apagadas junto. As aulas futuras que vieram desse horário são apagadas. As aulas já dadas continuam no histórico do aluno. A lixeira só aparece para quem tem permissão para remover. ## De onde vêm os horários Esta tela não cria horário. Os horários nascem na matrícula individual e na turma: é lá que se escolhe o dia, a hora, o professor e a sala. Sem horário fixo, nenhuma aula é gerada sozinha para aquele aluno ou turma. As aulas dos horários fixos são geradas toda sexta-feira, de madrugada, para as semanas seguintes. Quantas semanas ficam prontas no calendário é o campo **Aulas no calendário (semanas)**, em **Configurações › Regras da escola › Aulas**. O padrão é 4 semanas, e dá para escolher de 2 a 12. ## Bom saber - Mudar uma aula específica (outra data, outro professor) não muda o horário fixo: as próximas aulas continuam nascendo do horário de sempre. Para isso, veja [Remarcar uma aula](https://docs.aulla.com.br/remarcar-aula). - Para mudar o horário fixo de vários alunos de uma vez, conferindo os conflitos, use **Secretaria › Alunos e matrículas › Trocas de horário** (depende do plano). - Para ver onde ainda há espaço na grade, veja [Consultar horários livres de salas e professores](https://docs.aulla.com.br/disponibilidade). ## Quando algo não sai como esperado - **Um aluno que saiu continua com aula na agenda**: procure o nome dele aqui. Se o horário ainda existe, é ele quem gera as aulas. - **"Nenhum horário fixo cadastrado"**: ainda não há horário em nenhuma matrícula ou turma. - **Não vejo a lixeira**: seu acesso não permite remover horários. Peça a quem administra a escola. --- # Concluir uma aula e registrar o que foi dado Depois que a aula acontece, duas coisas precisam ficar registradas: quem veio (a chamada) e o que foi dado (o conteúdo). A tela da aula junta as duas, e o botão **Concluir** diz ao sistema que a aula foi dada. Com o módulo de comissões, é do que foi registrado aqui que sai a comissão do professor. ## Passo a passo 1. Abra a aula pela **Pedagógico › Aulas › Agenda de aulas**, clicando nela. 2. Faça a chamada no cartão **Chamada** e clique em **Salvar chamada**. Veja [Fazer a chamada](https://docs.aulla.com.br/fazer-chamada). 3. No cartão **Registro da aula**, preencha: - **Conteúdo trabalhado**: o que foi dado. O próximo professor lê antes da aula seguinte, e a família lê quando pergunta. - **Recado ao aluno**: aparece no portal do aluno. - **Anotação interna**: fica na escola. O aluno não vê. 4. Clique em **Salvar registro**. 5. No alto da tela, clique em **Concluir**. A aula passa a mostrar o selo **Concluída**. Salvar a chamada ou o registro não conclui a aula: o **Concluir** é um passo à parte. ## O alto da tela O cabeçalho mostra a data, o horário, o aluno ou a turma, a disciplina, o professor e a sala, com o estado da aula: **Agendada**, **Concluída**, **Cancelada**, **Cancelada fora do prazo** ou **A repor**. Os selos **Experimental** e **Reposição** aparecem quando for o caso. Quem pode editar a aula vê os botões das ações. Aparecem só os que fazem sentido para o estado atual: - **Concluir** e **Reabrir**: **Reabrir** volta a aula para Agendada. - **Remarcar**: veja [Remarcar uma aula](https://docs.aulla.com.br/remarcar-aula). - **Cancelar pela escola** (ou só **Cancelar**) e **O aluno cancelou**: veja [Cancelar uma aula](https://docs.aulla.com.br/cancelar-aula). - **Agendar reposição**: veja [Agendar a reposição de uma aula](https://docs.aulla.com.br/agendar-reposicao). - **Buscar substituto**: veja [Buscar um professor substituto](https://docs.aulla.com.br/buscar-substituto). - **Editar**: muda o professor, a turma ou matrícula, a data, o horário, a sala ou a situação só desta aula. ## Os avisos de pendência - **"Esta aula está concluída, mas a chamada não foi feita."**: a aula foi concluída sem chamada. Faça a chamada e salve. - **"Aula concluída sem conteúdo registrado."**: só aparece na escola que cobra o conteúdo (**Configurações › Regras da escola › Aulas**, cartão **Registro da aula**, opção **Cobrar o conteúdo das aulas**). Essas mesmas aulas aparecem como incompletas na [agenda de aulas](https://docs.aulla.com.br/agenda-de-aulas). ## Materiais da aula O cartão **Materiais** guarda a partitura, o link do vídeo ou o PDF do exercício daquela aula, e o aluno os vê no portal. Para anexar, em **Anexar material**, dê um **Nome** e escolha um **Arquivo** ou cole um link em **Ou um link** (um dos dois). Depois clique em **Anexar**. O arquivo pode ter até 50 MB. A lixeira ao lado de cada material o remove da aula. ## A coluna da direita - **Nesta série**: a aula **Anterior** e a **Próxima** do mesmo aluno ou turma, para conferir o que foi dado da última vez. A aula vizinha concluída sem conteúdo ganha o selo **Sem conteúdo**. - **Reposição**: aparece quando a aula repõe outra, já foi reposta ou pode ser reposta. - **Avisos**: diz com quantas horas de antecedência o lembrete automático sai. O botão **Enviar lembrete agora** manda outro lembrete por WhatsApp e e-mail, por exemplo quando o horário mudou de última hora. ## Bom saber - Com o módulo **Evolução e boletim** no plano, a aula em turma ganha o **Recado à turma** no lugar do recado ao aluno, e cada aluno recebe o próprio recado na chamada. Veja [Registrar a evolução do aluno](https://docs.aulla.com.br/evolucao-do-aluno). - O professor pode registrar a aula a um toque pelo painel dele. Veja [Usar o Meu painel e a agenda do professor](https://docs.aulla.com.br/painel-do-professor). - Quem não tem permissão para editar a aula vê o conteúdo e o recado só para leitura. --- # Fazer a chamada de uma aula A chamada registra quem veio à aula. Ela importa além da frequência: pela regra da escola, a falta, a falta justificada e o atraso decidem se o aluno tem direito a reposição, e a aula concluída sem chamada fica como pendência na agenda. Com o módulo de comissões, a presença também entra na conta da comissão do professor. ## Passo a passo 1. Abra a aula pela **Pedagógico › Aulas › Agenda de aulas**. 2. No cartão **Chamada**, marque cada aluno com um dos botões: - **Presente** - **Falta** - **Justificada** - **Atrasado** 3. Clique em **Salvar chamada**, no rodapé do cartão. 4. Se a aula já aconteceu, clique em **Concluir**, no alto da tela. Salvar a chamada não conclui a aula sozinho. Enquanto a chamada de um aluno não foi salva, aparece **Sem registro** embaixo do nome dele. ## Aula individual e aula em turma - **Aula individual**: o cartão diz "Se o aluno veio." e mostra uma linha só, a do aluno da matrícula. Nada vem marcado: você escolhe. - **Aula em turma**: o cartão diz "Quem veio à aula desta turma." e lista os alunos ativos da turma, todos marcados como **Presente** de início. Ajuste quem faltou e salve. O aluno que ainda aparece com **Sem registro** só passa a contar depois de **Salvar chamada**. - **Aula experimental**: a linha mostra a pessoa com "(experimental)" ao lado do nome. Na turma, use o atalho **Todos:** no topo do cartão: **presentes** marca todo mundo como presente, e **faltaram** marca todo mundo como falta. Depois ajuste só quem foi diferente. ## O que cada marcação muda Aqui só se registra o que aconteceu. O efeito de cada marcação é regra da escola, em **Configurações › Regras da escola › Aulas**. Na aula individual de uma matrícula, na escola que repõe aulas: - **Justificada**: sempre permite agendar a reposição. - **Falta**: permite repor só se **Falta sem aviso dá direito a reposição** estiver ligado. Desligado, quem não comparece perde a aula na hora. - **Atrasado**: permite repor só se **Atraso dá direito a reposição** estiver ligado. Veja [Agendar a reposição de uma aula](https://docs.aulla.com.br/agendar-reposicao). ## Recado e nota por aluno Com o módulo **Evolução e boletim** no plano, a chamada da aula em turma ganha, em cada aluno, um campo de recado ("a família lê") e uma nota de desempenho de 1 a 5. Nesse caso o botão vira **Salvar chamada e recados**. Veja [Registrar a evolução do aluno](https://docs.aulla.com.br/evolucao-do-aluno). ## Quem pode fazer a chamada Quem tem a permissão de registrar presença: em geral, o professor nas próprias aulas e a coordenação em todas. Sem essa permissão, a chamada aparece só para leitura, com o estado de cada aluno. O professor também pode registrar a aula sem abrir esta tela, pelos botões do painel dele. Veja [Usar o Meu painel e a agenda do professor](https://docs.aulla.com.br/painel-do-professor). ## Quando algo não sai como esperado - **"Esta aula não tem aluno vinculado"**: é uma aula avulsa sem matrícula. Ela não tem chamada; o registro dela é o conteúdo, no cartão **Registro da aula**. - **Um aluno da turma não aparece na lista**: a chamada traz os alunos com matrícula ativa na turma. Confira a matrícula do aluno. - **A aula continua como incompleta na agenda**: confira se a chamada foi salva com **Salvar chamada**, e se o conteúdo foi registrado, na escola que cobra o conteúdo. --- # Remarcar uma aula Quando uma aula agendada não vai acontecer no horário dela (o aluno pediu outro dia, o professor não pode, a sala caiu), use **Remarcar**. Ele mostra as duas saídas lado a lado: marcar a nova data agora, ou deixar a aula **a repor** e marcar depois. Só esta aula muda: o horário fixo da matrícula ou da turma continua o mesmo. ## Passo a passo 1. Abra a aula pela **Pedagógico › Aulas › Agenda de aulas**. 2. Clique em **Remarcar**. O botão só aparece em aula **Agendada**. 3. No diálogo "Remarcar a aula de...", escolha uma das saídas: - **Marcar a nova data agora** (ou **Mudar a data agora**, veja abaixo); - **Deixar a repor e marcar depois**. 4. Confirme no botão da direita. O nome dele muda conforme a escolha: **Escolher a nova data**, **Mudar a data** ou **Deixar a repor**. **Voltar** fecha sem mudar nada. ## Marcar a nova data agora Vale para a aula individual de uma matrícula, na escola que repõe aulas. A aula original fica a repor e a tela **Nova aula** abre já preenchida com o aluno, o professor e a duração, com o aviso "Esta aula repõe a de...". Escolha a **Data**, o horário em **Começa às** e, se quiser, a **Sala**, e clique em **Agendar aula**. A aula original continua no histórico, ligada à reposição. Se você sair da tela sem salvar, a original continua a repor, esperando a nova data. Quando a escola tem prazo para repor, o diálogo mostra "Prazo da escola para repor esta aula: até..." com a data. Marque a nova data dentro dele. ## Mudar a data agora É a saída da aula em turma e da escola que não agenda reposição. Em vez de criar outra aula, ela abre a tela **Editar** da própria aula: 1. Ajuste **Data**, **Começa às**, **Duração** e, se for o caso, **Sala** e **Professor**. 2. Confira os avisos de conflito de horário. 3. Clique em **Salvar aula**. Na aula em turma, a turma toda muda junto. Com o módulo de comissões, a tela avisa antes de salvar o que mexe no dinheiro: trocar o professor faz a comissão da aula contar para o professor novo, e mudar a aula de mês faz a comissão dos dois meses ser recalculada. ## Deixar a repor e marcar depois A aula sai da agenda e fica com o estado **A repor** até alguém marcar a nova data. Se a aula é de pacote, o saldo do pacote fica reservado para ela. Para encontrá-la depois, abra a **Agenda de aulas** e clique em **A repor**: aparecem as aulas a remarcar de qualquer data. Abra a aula e use **Agendar reposição** (na aula individual) ou **Editar** (na aula em turma, e na escola que não agenda reposição). Em **Editar**, escolha a nova data e o horário e troque a **Situação** de **A repor** para **Agendada** antes de **Salvar aula**. Veja [Agendar a reposição de uma aula](https://docs.aulla.com.br/agendar-reposicao). ## Quando algo não sai como esperado - **A opção de marcar agora está apagada**: a regra de reposição da escola não permite repor esta aula agora, e o diálogo diz por quê. Os casos são o limite de reposições por aula ("Esta aula já tem uma reposição agendada...") e o prazo vencido ("A reposição precisa acontecer até..."). Nesses casos, só dá para deixar a repor. - **Não aparece o botão Remarcar**: a aula não está agendada (já foi concluída, cancelada ou está a repor), ou você não tem permissão para editá-la. - **Quero mudar o horário de todas as semanas**: Remarcar muda só uma aula. O horário fixo se muda na matrícula ou na turma, ou em **Secretaria › Alunos e matrículas › Trocas de horário** (depende do plano). O professor tem um atalho no painel dele: o botão **Repor** deixa a aula a repor com um toque. Veja [Usar o Meu painel e a agenda do professor](https://docs.aulla.com.br/painel-do-professor). --- # Agendar a reposição de uma aula A reposição é uma aula nova que refaz uma aula perdida, com o mesmo aluno, o mesmo professor e a mesma duração. O sistema só oferece a reposição quando a regra da escola permite, e liga a reposição à aula original, para o histórico mostrar o que repôs o quê. ## Quando a aula pode ser reposta O botão **Agendar reposição** aparece quando tudo isto vale: - a aula é individual, de uma matrícula. A aula em turma não tem reposição: muda-se a data dela (veja [Remarcar uma aula](https://docs.aulla.com.br/remarcar-aula)); - a escola agenda reposição (o campo **Reposições por aula perdida** não está em 0); - a aula foi perdida: está **A repor**, ou a chamada foi marcada como **Justificada**, como **Falta** (se a escola permite repor falta sem aviso) ou como **Atrasado** (se a escola permite repor atraso); - a aula ainda não chegou ao limite de reposições nem passou do prazo da escola, contado até hoje. ## Passo a passo 1. Encontre a aula. As que ficaram a repor estão em **Pedagógico › Aulas › Agenda de aulas**, no botão **A repor**. 2. Abra a aula e clique em **Agendar reposição**. O botão está no alto da tela e também no cartão **Reposição**, à direita. 3. A tela **Nova aula** abre preenchida, com o aviso "Esta aula repõe a de...". Escolha a **Data**, o horário em **Começa às** e, se quiser, a **Sala**. 4. Confira os avisos de conflito e clique em **Agendar aula**. A nova aula ganha o selo **Reposição**, e o cartão **Reposição** dela mostra a aula que ela repõe. Na aula original, o mesmo cartão mostra **Reposta em** e a data. A original que estava a repor sai da lista **A repor**. Se a aula ainda está agendada e você já sabe que ela não vai acontecer, o caminho é **Remarcar** › **Marcar a nova data agora**, que faz os dois passos de uma vez. ## As regras da escola Ficam em **Configurações › Regras da escola › Aulas**: - No cartão **Reposição e trancamento**: - **Reposições por aula perdida**: quantas reposições uma aula perdida pode ter. 0 quer dizer que a escola não agenda reposição. Reposição cancelada não conta. - **Prazo para repor (dias)**: até quantos dias depois da aula perdida. 0 é sem prazo. - **Reposições por mês**: por matrícula, pelo mês da data da reposição. 0 é sem limite. - **Atraso dá direito a reposição**: desligado, o atraso não permite repor. - No cartão **Cancelamento e falta**: - **Falta sem aviso dá direito a reposição**: desligado, quem não comparece perde a aula na hora. A falta justificada continua podendo ser reposta. Quando há prazo, o diálogo do **Remarcar** mostra até quando a aula pode ser reposta. ## Bom saber - Na aula de pacote, a reposição usa o pacote da aula original: ela não desconta outra aula do saldo. - Se a escola liga **O aluno marca aula pelo portal** (cartão **Agendamento pelo aluno**), o aluno que tem uma aula a repor escolhe sozinho um horário livre do professor pelo Portal do Aluno, dentro das mesmas regras. - A aula que o aluno cancelou fora do prazo é consumida e não dá reposição, a não ser que alguém com permissão abone o cancelamento. Veja [Cancelar uma aula](https://docs.aulla.com.br/cancelar-aula). ## Quando algo não sai como esperado - **O botão Agendar reposição não aparece**: confira a lista de condições acima. Os motivos mais comuns são a aula em turma, a escola com 0 reposições, a chamada marcada como presente, a reposição que já existe e o prazo vencido. - **"Esta aula já tem uma reposição agendada. Cancele a reposição existente antes de criar outra."**: a aula já usou o limite de reposições. Cancele a reposição antiga, se for o caso. - **"A reposição precisa acontecer até..."**: o prazo da escola para repor esta aula passou. --- # Cancelar uma aula Cancelar uma aula tem consequências diferentes conforme quem cancelou. Quando a escola cancela, o aluno nunca perde a aula. Quando o aluno cancela, vale o prazo de cancelamento da escola: dentro dele, o aluno não perde nada; fora dele, a aula é consumida. Por isso a tela da aula tem dois botões separados. ## Passo a passo 1. Abra a aula pela **Pedagógico › Aulas › Agenda de aulas**. 2. Escolha o botão certo: - **Cancelar pela escola**: a escola não vai dar a aula. - **O aluno cancelou**: o aluno avisou que não vem. 3. Leia a mensagem de confirmação, que diz o que vai acontecer com a aula, e confirme. Quando a escola não tem prazo de cancelamento nem deixa o aluno cancelar, ou quando a aula não é individual de uma matrícula, aparece só um botão, **Cancelar**, que é o cancelamento pela escola. ## Cancelar pela escola A aula fica **Cancelada** e não é consumida: se for de pacote, o saldo volta para o pacote. A cobrança avulsa ou experimental ligada à aula, se estiver em aberto, é cancelada junto. Se a ideia é dar outra data ao aluno, prefira **Remarcar**: ele deixa a aula a repor ou já marca a nova data. Veja [Remarcar uma aula](https://docs.aulla.com.br/remarcar-aula). ## O aluno cancelou Este botão aparece na aula individual de uma matrícula, ainda agendada. A hora que vale para o prazo é a do clique, e a tela mostra antes do clique em que pé está o prazo: "O aluno cancela sem perda até..." ou "O prazo do aluno para cancelar sem perda terminou em...". - **Dentro do prazo** (ou na escola sem prazo): no pacote, o saldo da aula volta para o pacote; no mensalista, a aula fica **A repor**, na escola que agenda reposição; nos demais casos, a aula é cancelada sem ser consumida. - **Fora do prazo**: a aula é consumida. No pacote, desconta do saldo; no mensalista, não dá reposição. A aula ganha o selo **Cancelada fora do prazo** e um aviso amarelo com a data e a hora do cancelamento. Depois do clique, o professor da aula e quem administra as aulas da escola são avisados, e o aluno recebe a confirmação do cancelamento, se tiver contato cadastrado. ## Abonar um cancelamento fora do prazo Quem tem a permissão de abonar vê o botão **Abonar** no aviso amarelo. Abonar faz a aula deixar de ser consumida: o saldo volta e ela pode ser reposta. A tela passa a dizer que o cancelamento foi fora do prazo e abonado, com a data. ## O prazo de cancelamento Fica em **Configurações › Regras da escola › Aulas**, no cartão **Cancelamento e falta**: - **Cancelar sem perder até (horas antes)**: com quantas horas de antecedência o aluno precisa cancelar para não perder a aula. 0 é sem prazo: todo cancelamento preserva a aula. - **O aluno cancela a própria aula**: ligado, o aluno cancela sozinho pelo Portal do Aluno e pelo "não vou poder ir" do lembrete, só em aula individual. As regras do prazo são as mesmas do botão **O aluno cancelou**. A regra vale para pacote, horas e mensalista. O cancelamento pela escola nunca consome a aula. ## Bom saber - Para cancelar de uma vez as aulas de um feriado ou recesso, veja [Cadastrar feriados e recessos](https://docs.aulla.com.br/feriados-e-recessos). - **Reabrir** volta uma aula cancelada para Agendada. A cobrança avulsa que foi cancelada junto não volta sozinha. - As aulas canceladas somem da agenda. Para vê-las, ligue **Com canceladas** na [agenda de aulas](https://docs.aulla.com.br/agenda-de-aulas). - Com o módulo de comissões, a comissão da aula é refeita a cada cancelamento e abono. --- # Buscar um professor substituto Quando o professor não pode dar uma aula, a busca de substituto convida de uma vez, por WhatsApp, todos os professores que podem assumir aquele horário. O primeiro que aceitar fica com a aula, e o sistema troca o professor sozinho. Ninguém precisa ligar para um por um. ## Passo a passo 1. Abra a aula pela **Pedagógico › Aulas › Agenda de aulas**. 2. Clique em **Buscar substituto**. 3. O diálogo mostra os nomes de quem vai receber o convite. Confira. 4. Se quiser, escreva o **Motivo (opcional)**, por exemplo "estou gripado, não consigo dar a aula hoje". 5. Clique em **Enviar convite**. Depois do envio, a tela da aula mostra "Busca de substituto em andamento", com quantos convites aguardam resposta. ## Quem recebe o convite O convite vai para os professores ativos que: - estão habilitados na disciplina da aula, em **Pedagógico › Estrutura › Disciplinas**; e - estão livres no horário: sem outra aula naquele dia e hora, e sem horário fixo que tenha aula naquela data. O professor atual da aula não recebe o convite. ## O que acontece depois - O **primeiro** professor que aceitar assume a aula. Ela passa a ser dele na agenda. - Os demais ficam sabendo que a aula já foi pega. - O professor original é avisado. - O convite expira no início da aula: depois disso, não dá mais para aceitar. - O convite sai na hora, mesmo no horário de silêncio dos avisos da escola, porque não adianta esperar a manhã. Com o módulo de comissões, a aula passa a contar para quem substituiu, e a comissão é refeita. As substituições aparecem na consolidação de cada professor, como "Você pegou" e "Te substituíram". Veja [Resolver pendências e conferir a consolidação](https://docs.aulla.com.br/pendencias-e-consolidacao). ## Quando o botão aparece **Buscar substituto** aparece para quem pode editar a aula, em aula **Agendada** que ainda não terminou. Na aula concluída, cancelada, a repor ou que já passou, ele não aparece. O professor que tem permissão para editar as próprias aulas pode buscar o substituto ele mesmo. ## Quando algo não sai como esperado - **"Nenhum professor pode assumir esta aula agora"**: ninguém habilitado na disciplina está livre no horário. Habilite outro professor na disciplina, em **Pedagógico › Estrutura › Disciplinas**, ou troque o professor direto em **Editar**, na tela da aula. - **"Nenhum professor habilitado na disciplina está livre neste horário. Ninguém foi convidado."**: a situação mudou entre abrir o diálogo e enviar. Veja o item acima. - **Ninguém aceitou e a aula está chegando**: troque o professor em **Editar**, ou use **Remarcar** se a aula não vai acontecer. Veja [Remarcar uma aula](https://docs.aulla.com.br/remarcar-aula). - **O professor diz que não recebeu**: o convite sai pelo WhatsApp da escola, no aviso **Solicitação de substituição (candidato)**, em **Configurações › Avisos › Notificações**. Confira esse aviso, o telefone no cadastro do professor e se o WhatsApp da escola está conectado. --- # Consultar horários livres de salas e professores A tela **Disponibilidade** responde a pergunta do balcão: "tem horário na terça à tarde?". Ela mostra o que está reservado em cada sala ou com cada professor ao longo da semana, e o resto é o que está livre. Serve para responder a uma família na hora, sem abrir a agenda inteira nem começar uma matrícula. A tela é de quem vê as aulas de todos os professores. ## Passo a passo 1. Abra **Pedagógico › Aulas › Disponibilidade**. O cartão se chama **Quem está livre, e quando**. 2. Escolha **Por sala** ou **Por professor**. 3. Escolha a visão: - **Quadro geral**: todas as salas (ou todos os professores) de uma vez, com os horários livres de cada dia escritos por extenso. - **Grade de horários**: uma sala ou um professor por vez, com o livre e o reservado desenhados hora a hora. 4. Escolha a semana: **Semana típica**, **Esta semana**, ou ande com as setas **Semana anterior** e **Próxima semana**. ## Quadro geral Cada linha é uma sala ou um professor, com o total de horas livres na semana ("Sem horário livre" quando não sobra nada). Cada dia mostra uma faixa com o reservado e, embaixo, os vãos livres, como "14:00–16:30". Só entram os vãos em que cabe a menor aula oferecida pela escola. Clique no nome de uma sala ou professor (ou escolha na lista do topo) para ver só a semana dele. **Ver todas** ou **Ver todos** volta ao quadro completo. Passar o mouse sobre um trecho reservado mostra quem ocupa. ## Grade de horários Os botões no topo da grade trocam a sala ou o professor; comparar a Sala 1 com a Sala 2 é um clique em cada uma. No seletor do topo, troque **Qualquer duração** pela duração da aula que você quer encaixar, por exemplo **Aula de 1h30**. A tela diz em quantos horários livres ela cabe, ou que nenhum horário livre comporta aquela duração. A legenda mostra **Livre**, **Reservado**, **Almoço** e **Fora do horário**. ## Semana típica ou semana de verdade - **Semana típica**: a grade que se repete, sem datas, sem feriados e sem aulas remarcadas. Serve para dizer "temos terça às 15h". - **Esta semana** ou outra semana escolhida pelas setas: as datas de verdade, com os feriados aparecendo como dia fechado e as aulas daquela semana. ## Bom saber - O horário de cada dia vem do horário de funcionamento cadastrado nos dados da instituição, em **Configurações › Instituição › Dados da instituição**, com a pausa de almoço. Os dias em que a escola nunca abre ficam fora do quadro geral. - O reservado sai das aulas marcadas e dos horários fixos das matrículas e turmas. - A tela só consulta. Para reservar o horário, marque a aula (veja [Marcar uma aula](https://docs.aulla.com.br/marcar-aula)) ou crie o horário fixo na matrícula ou na turma. - Para mudar alunos de horário vendo os conflitos antes, use **Secretaria › Alunos e matrículas › Trocas de horário** (depende do plano). ## Quando algo não sai como esperado - **"Nenhuma sala ativa"** ou **"Nenhum professor ativo"**: cadastre as salas em **Pedagógico › Estrutura › Salas**, ou os professores na equipe. - **Um dia aparece como fechado**: a escola não abre nesse dia pelo horário de funcionamento, ou, numa semana escolhida, há um feriado cadastrado. Veja [Cadastrar feriados e recessos](https://docs.aulla.com.br/feriados-e-recessos). - **Não encontro a tela no menu**: ela só aparece para quem vê as aulas de todos. --- # Cadastrar feriados e recessos Um feriado ou recesso faz duas coisas no sistema: cala os avisos automáticos naquelas datas e cancela de uma vez as aulas que caem nelas. Cadastrar os feriados do ano evita que o aluno receba lembrete de aula num dia em que a escola está fechada. A tela é de quem tem acesso às configurações do sistema. ## Passo a passo 1. Abra **Configurações › Regras da escola › Feriados**. 2. No cartão **Novo feriado ou recesso**, preencha: - **Nome**, por exemplo "Corpus Christi" ou "recesso de julho"; - **Início** e **Fim**. Para um dia só, deixe as duas datas iguais: o fim acompanha o início até você mudar; - **Observações**, se quiser. 3. Clique em **Salvar e escolher as aulas**. 4. Na tela **Quais aulas cancelar**, todas as aulas do período já vêm marcadas, agrupadas por dia. Desmarque as que não devem ser canceladas, ou use **Marcar todas** e **Desmarcar todas**. 5. Clique em **Cancelar as** e o número de aulas marcadas. Se não houver aula no período, a tela diz que o feriado vale só para calar os avisos. ## A lista de feriados Em **Feriados cadastrados**, cada linha mostra o **Feriado**, o **Período**, a **Situação** (**Ativo** ou **Desativado**) e quantas **Aulas canceladas** ele tem. Nas **Ações**: - **Cancelar aulas**: abre de novo a escolha das aulas do período, por exemplo para pegar uma aula marcada depois. - **Reativar**: devolve as aulas que este feriado cancelou (aparece quando há alguma). - Lixeira (**Remover**): apaga o feriado. ## Devolver as aulas de um feriado 1. Na linha do feriado, clique em **Reativar**. 2. Na tela **Quais aulas devolver**, deixe marcadas as aulas que devem voltar. 3. Deixe ligado **Desativar o feriado depois** se as datas deixaram de ser feriado: desativado, ele para de calar os avisos e de cancelar aulas nessas datas. 4. Clique em **Reativar as** e o número de aulas. Cada aula volta ao estado que tinha antes do feriado. ## Bom saber - Enquanto o feriado está ativo, o sistema confere as datas dele toda madrugada e cancela as aulas agendadas que estiverem lá. É o que pega as aulas geradas depois do cadastro do feriado. Por isso, uma aula que você desmarcou na lista também acaba cancelada na madrugada seguinte, se o feriado continuar ativo. Cadastre como feriado só as datas em que a escola realmente não dá aula. - A aula experimental cancelada pelo feriado leva a cobrança dela junto, e reativar a aula não devolve essa cobrança. - Remover um feriado não devolve as aulas que ele cancelou. Use **Reativar** antes, se quiser devolvê-las. - As aulas canceladas por feriado não entram nas pendências do professor. - Na tela de [disponibilidade](https://docs.aulla.com.br/disponibilidade), numa semana escolhida, o dia de feriado aparece fechado. - Para cancelar uma aula só, sem feriado, veja [Cancelar uma aula](https://docs.aulla.com.br/cancelar-aula). ## Quando algo não sai como esperado - **Uma aula do feriado não foi cancelada**: ela pode ter sido marcada depois. Use **Cancelar aulas** na linha do feriado, ou espere a conferência da madrugada. - **O aluno recebeu aviso no feriado**: confira se o feriado está **Ativo** e se as datas de início e fim estão certas. - **"O fim não pode ser antes do início."**: corrija a data de **Fim**. --- # Acompanhar as aulas ao vivo A tela **Aulas ao vivo** é a do balcão: mostra quem está em aula agora e quem está livre, numa linha do tempo de três horas para trás e três para a frente. Ela se atualiza sozinha a cada minuto, para ficar aberta no computador da recepção. Quem pode mudar as configurações do sistema também liga, daqui, uma versão da tela para a TV da recepção. ## Passo a passo 1. Abra **Pedagógico › Aulas › Aulas ao vivo**. A tela abre em outra aba do navegador. 2. No cartão **Aulas agora**, veja os números: **Em aula agora**, **Professores** e **Aulas na janela**, com o intervalo de horas da janela e a hora da última atualização. 3. No cartão **A linha do tempo**, cada linha é um professor ativo. A linha vermelha no meio é agora. 4. Clique numa aula da linha do tempo para abrir a tela dela. Os professores sem aula na janela também aparecem, com "Sem aula na janela": a linha vazia é a resposta de quem está livre. A cor de cada aula é a da disciplina, e as aulas canceladas não aparecem. ## A TV da recepção O cartão **Na TV da recepção** aparece só para quem pode mudar as configurações do sistema. Ele cria um endereço que abre as aulas sem login, feito para ficar ligado no navegador de uma TV. A TV mostra quem está em aula agora, as próximas aulas, as salas e os recados da escola, e as telas se revezam sozinhas. 1. Clique em **Criar o endereço da TV**. 2. Copie o endereço que aparece em **Abra este endereço no navegador da TV** e abra-o na TV. 3. Escolha o que a TV mostra: - **Como o aluno aparece**: **Primeiro nome e a inicial do sobrenome**, **Nome completo** ou **Não mostrar o aluno**. Turmas aparecem sempre pelo nome da turma; - **Mostrar os aniversariantes do dia**; - **Mostrar os próximos eventos divulgados** (com o módulo de eventos no plano); - **Recado**: aparece na tela "Hoje na escola" e na pausa com o logo. Em branco, não aparece; - **Fotos ao fim de cada volta**: de 1 a 5 fotos. 4. Clique em **Salvar o que a TV mostra**. A TV passa a mostrar assim na próxima volta das telas, em alguns minutos. ## As fotos da TV Em **Fotos entre as telas**, envie fotos da escola para passar entre uma volta e outra das telas: escolha os arquivos e clique em **Enviar fotos**. Vão várias de uma vez, em JPG, PNG ou WebP, com até 10 MB cada, e a galeria guarda até 30 fotos. Sem foto na galeria, entra uma pausa com o logo da escola. A lixeira em cada foto a tira da galeria. Salve o que a TV mostra antes de enviar ou tirar fotos: isso recarrega a tela e descarta o que ainda não foi salvo. ## Bom saber - Cada tela da TV fica 60 segundos no ar, e cada foto também. - Quem tiver o endereço vê as aulas do dia. Se ele foi parar onde não devia, use **Trocar endereço**: o antigo para de abrir e as TVs precisam do novo. - **Desligar** faz o endereço parar de abrir. - A tela é leve de propósito, para rodar no navegador da própria TV. ## Quando algo não sai como esperado - **"Nenhum professor ativo"**: cadastre a equipe e marque quem dá aula. - **Não vejo o cartão da TV**: ele é só de quem pode mudar as configurações do sistema. - **A TV mostra a tela antiga depois de trocar o endereço**: abra o endereço novo na TV. --- # Usar o Meu painel e a agenda do professor O **Meu painel** é a tela de quem dá aula: a aula de agora, o seu dia, o que falta registrar e quanto você vai receber. A maior tarefa do professor depois da aula, registrar se ela aconteceu e quem veio, se resolve aqui mesmo, com um toque, sem abrir outra tela. ## Passo a passo: registrar a aula pelo painel 1. Abra **Meu espaço › Meu painel**. 2. Quando uma aula sua já começou e ainda não tem registro, os botões aparecem no cartão da aula em foco, na lista do dia e nos seus registros. 3. Na **aula individual**, toque em um dos botões: - **Presente**: a aula aconteceu e o aluno veio; - **Faltou**: a aula aconteceu e o aluno faltou; - **Cancelada**: a aula não aconteceu; - **Repor**: a aula não aconteceu e fica para repor. 4. Na **aula em turma**: - **Todos vieram** conclui a aula com todo mundo presente; - **Fazer chamada** abre a lista da turma com todos presentes. Toque em quem faltou e depois em **Concluir aula**, que mostra quantos vieram. **Fechar** sai sem registrar. **Presente**, **Faltou**, **Todos vieram** e **Concluir aula** deixam a aula concluída; **Cancelada** a deixa cancelada, e **Repor**, a repor. Para marcar falta justificada ou atraso, ou para escrever o conteúdo, abra a aula (veja [Fazer a chamada](https://docs.aulla.com.br/fazer-chamada) e [Concluir uma aula e registrar o que foi dado](https://docs.aulla.com.br/concluir-aula)). ## O que o painel mostra - **Os seus números**, no topo: **Aulas dadas no mês**, **Alunos ativos**, **Frequência dos alunos** e, conforme a escola, a comissão em apuração e os materiais. - **A aula em foco**: **Em aula agora**, com o andamento; ou **Registre a aula das...**, quando uma aula terminou sem registro; ou **Próxima aula**, com quanto falta. **Abrir aula** leva à tela da aula, quando você tem acesso a ela, e **Minha agenda** leva à agenda. - **Suas aulas de hoje**: o dia inteiro, com quantas já foram dadas. - **Seus registros**: quanto das aulas do mês você registrou no mesmo dia, comparado com o mês passado, e uma faixa com as duas últimas semanas. **Ver todas** abre as pendências. - **Próximos 7 dias**, a partir de amanhã. - **Sua comissão**, para quem é comissionado, ou **Aulas e horas no mês**, para quem a escola paga pela folha. - **Mensalidades dos seus alunos**, quando a escola deixa você ver o financeiro. O painel se atualiza sozinho a cada minuto. ## A sua agenda 1. Abra **Meu espaço › Minhas aulas › Agenda**. 2. Escolha o alcance: **7 dias**, **30 dias** ou **90 dias**, a partir de hoje. 3. Veja os totais **Aulas no período** e **Horas no período**, e as aulas dia a dia, com **Hoje** e **Amanhã** em destaque. Cada aula pode trazer um selo: **Agora**, **Dada**, **Faltou**, **Sem registro** ou **A repor**. As aulas que já começaram e não têm registro ganham os mesmos botões do painel. ## A agenda no calendário do celular Se o plano da escola inclui a agenda no calendário, a sua agenda mostra o botão **Ver no calendário do celular**, que leva ao cartão **Agenda no seu calendário**: 1. Clique em **Criar link da agenda**. 2. Escolha **Assinar no Google Calendar** ou **Assinar no iPhone, Mac ou Outlook**, ou copie o endereço e cole no aplicativo de calendário. Aula marcada, remarcada ou cancelada chega ao calendário em até uma hora. Quem tiver o endereço vê a sua agenda: se ele foi parar onde não devia, use **Trocar link**. **Desligar** faz o link parar de funcionar. ## Quando algo não sai como esperado - **"Esta aula já foi registrada ou ainda não começou."**: só dá para registrar a aula depois que ela começa, e uma vez só pelo painel. Para corrigir, abra a aula. - **A aula não abre quando clico**: abrir a tela da aula depende da permissão de ver aulas. Sem ela, os links levam para a sua agenda. - **Ficaram aulas para trás**: resolva todas de uma vez nas pendências. Veja [Resolver pendências e conferir a consolidação](https://docs.aulla.com.br/pendencias-e-consolidacao). --- # Resolver pendências e conferir a consolidação Duas telas do professor cuidam do que ficou para trás. As **Pendências** juntam as aulas passadas que ninguém registrou, para resolver tudo de uma vez. A **Consolidação** é o extrato das suas aulas num período, para conferir e fazer o acerto com a escola. ## O que é uma pendência É uma aula sua, de um dia anterior a hoje, que: - ainda está como agendada, ou seja, ninguém registrou se ela aconteceu; ou - é individual, foi concluída, mas está sem a presença do aluno. Não são pendência as aulas canceladas, as que estão a repor e as canceladas por feriado. O conteúdo da aula não conta aqui: a pendência é só se a aula aconteceu e quem veio. ## Passo a passo: resolver as pendências 1. Abra **Meu espaço › Minhas aulas › Pendências**. 2. As aulas aparecem agrupadas por mês, da mais recente para a mais antiga, com a data, o horário, o aluno ou a turma e o que falta ("sem registro de ocorrência" ou "sem presença marcada"). 3. Em cada aula, use os mesmos botões do painel: **Presente**, **Faltou**, **Cancelada** e **Repor** na aula individual; **Todos vieram** e **Fazer chamada** na aula em turma. Veja [Usar o Meu painel e a agenda do professor](https://docs.aulla.com.br/painel-do-professor). 4. Para resolver muitas de uma vez: - **Concluir o mês**, no cartão de cada mês, registra todas as aulas daquele mês como dadas; - **Concluir todas**, no topo, registra todas as pendências como dadas. "Como dadas" quer dizer: a aula individual fica concluída com o aluno presente, e a aula em turma fica concluída. Quem faltou se ajusta depois, aula por aula, na chamada. Na aula em turma, prefira **Fazer chamada** quando souber quem faltou: assim a presença de cada aluno fica registrada. Quando a escola trabalha com comissão, o aviso do topo lembra que, enquanto houver pendência, o aceite da sua comissão fica travado. Sem pendência, a tela mostra **Tudo registrado**. ## Passo a passo: conferir a consolidação 1. Abra **Meu espaço › Minhas aulas › Consolidação**. 2. No cartão **Período do extrato**, escolha as datas em **De** e **Até**, ou use os atalhos **Este mês**, **Mês passado** e **Últimos 3 meses**. A tela abre no mês corrente. 3. Confira os números: - **Aulas dadas**; - **Canceladas**, que não entram no acerto; - **A repor**, as aulas a repor com o aluno; - **Sem presença**, as aulas dadas sem chamada registrada. 4. Na tabela **Aulas do período**, veja cada aula com **Data**, **Horário**, **Aula**, **Presenças** e **Situação** (**Dada**, **Cancelada**, **A repor** ou **Agendada**). 5. Clique em **Baixar em PDF** para levar o extrato do mesmo período. Quando uma aula ainda dá para registrar, a linha mostra o botão **Registrar**, que abre os botões de registro ali mesmo. ## Substituições Se no período você assumiu a aula de um colega, ou alguém assumiu a sua, o cartão **Substituições no período** lista cada caso com **Você pegou** ou **Te substituíram**, a data, o horário e o outro professor. Veja [Buscar um professor substituto](https://docs.aulla.com.br/buscar-substituto). ## Quando algo não sai como esperado - **O número de Sem presença não zera**: são aulas concluídas sem chamada. Use **Registrar** na linha, ou abra a aula e faça a chamada (veja [Fazer a chamada](https://docs.aulla.com.br/fazer-chamada)). - **Uma aula aparece como Agendada num dia que já passou**: ela está sem registro. Resolva nas **Pendências**. - **Registrei como dada uma aula em que o aluno faltou**: abra a aula e corrija a chamada. Se você não tem acesso à tela da aula, peça à coordenação. --- # Registrar a evolução do aluno Com o módulo **Evolução e boletim** no plano, cada aula vira um registro do caminho do aluno: um recado do professor, uma nota de desempenho e as habilidades trabalhadas. A família acompanha isso pelo portal, e a escola vê quanto do nível cada aluno já percorreu e quem está pronto para a promoção. Sem o módulo, nada disso aparece. ## Passo a passo: na aula 1. Abra a aula pela **Pedagógico › Aulas › Agenda de aulas**. 2. **Aula em turma**: no cartão **Chamada**, cada aluno ganha um campo de recado ("a família lê") e os botões de 1 a 5 do desempenho na aula. Preencha e clique em **Salvar chamada e recados**. O recado do cartão **Registro da aula** passa a se chamar **Recado à turma** e aparece no portal de todos os alunos da turma. 3. **Aula individual**: o **Recado ao aluno**, no cartão **Registro da aula**, é o recado do aluno no portal. Clique em **Salvar registro**. 4. No cartão **Habilidades trabalhadas**, marque onde o aluno está em cada item: **Não iniciada**, **Começando**, **Avançando** ou **Conquistada**. Cada clique já grava. Na turma, escolha o aluno no seletor do cartão, um por vez. As notas de desempenho são: 1 **Precisa de atenção**, 2 **Abaixo do esperado**, 3 **Dentro do esperado**, 4 **Muito bem** e 5 **Excelente**. Clicar de novo na nota marcada tira a nota. O cartão **Habilidades trabalhadas** só aparece quando a aula tem matrícula e a disciplina tem habilidades cadastradas. A **Anotação interna** da aula nunca vai para o portal. ## Passo a passo: o progresso dos alunos 1. Abra **Pedagógico › Evolução › Progresso dos alunos**. O professor vê os alunos dele em **Meu espaço › Meus alunos › Evolução**. 2. Filtre por disciplina, nível, professor ou nome do aluno. 3. Cada linha mostra o **Aluno**, o **Curso**, o **Progresso no nível** (quantas aulas com presença, de quantas previstas) e o **Último recado**. O selo **Pronto para promoção** aparece em quem completou as aulas do nível. 4. Para deixar um recado sem abrir a aula, clique em **Recado**. O diálogo **Recado ao aluno** fala sobre a última aula dada ao aluno; escreva o **Recado**, escolha o **Desempenho na aula** e clique em **Salvar recado**. Quando o nível não tem total de aulas definido, a coluna mostra só quantas aulas com presença o aluno teve, com "Nível sem total de aulas". As aulas previstas e o mínimo para concluir se definem em cada nível, em **Pedagógico › Estrutura › Disciplinas**. ## Cadastrar as habilidades 1. Abra **Pedagógico › Evolução › Habilidades**. O cartão se chama **Habilidades e repertório**. 2. Escolha a disciplina e clique em **Novo item**. 3. Em **O que é**, escolha **Habilidade** (algo que o aluno passa a saber fazer) ou **Repertório** (uma peça, música ou texto que ele aprende). 4. Dê o **Nome**, escolha **Para quem vale** (**Toda a disciplina** ou um nível) e, se quiser, a **Descrição**. 5. Clique em **Salvar item**, ou em **Salvar e criar outro** para cadastrar o próximo em seguida. Para parar de oferecer um item sem perder o que os alunos já conquistaram, desligue **Ativa** em vez de excluir. ## O que a família vê Fica em **Configurações › Evolução e boletim**, no cartão **O que a família acompanha**: - **Mostrar os recados do professor no portal do aluno**: desligado, a família continua vendo o progresso no nível e as habilidades, sem os recados; - **Avisar a família a cada recado**: o aluno ou o responsável recebe o recado pelos canais do aviso "Recado do professor sobre a aula", uma vez por aula. No cartão **Promoção de nível**, **Marcar "pronto para promoção" quem completou as aulas do nível** liga o selo. A promoção em si é sempre uma decisão da escola, feita na ficha do aluno. ## Quando algo não sai como esperado - **"Este aluno ainda não tem aula dada por você para receber um recado."**: o recado rápido precisa de uma aula concluída. Conclua a aula primeiro (veja [Concluir uma aula e registrar o que foi dado](https://docs.aulla.com.br/concluir-aula)). - **Não aparece o campo de recado na chamada**: ele é só da aula em turma, e só para quem pode fazer a chamada e registrar a evolução. - **Não aparecem as habilidades na aula**: cadastre os itens da disciplina, e confira se eles valem para o nível do aluno. Para notas por período e boletim, veja [Emitir e publicar boletins](https://docs.aulla.com.br/boletim). --- # Emitir e publicar boletins O boletim é para a escola que avalia por nota. O caminho tem quatro partes: a escola liga o boletim e escolhe a escala, cria os períodos e os critérios, o professor lança as notas e a escola emite o boletim de cada aluno e o publica no portal, onde a família lê. O boletim depende do plano (**Boletim com notas por período**, dentro de **Evolução e boletim**) e de estar ligado pela escola. Desligado, nenhuma tela de nota aparece. ## Passo a passo ### 1. Ligar o boletim 1. Abra **Configurações › Evolução e boletim** e vá ao cartão **Boletim**. 2. Ligue **Ligar o boletim com notas por período**. 3. Em **Escala de avaliação**, escolha: - **Nota numérica**: de zero até a nota máxima, com média ponderada pelos critérios. Preencha **Nota máxima**, **Nota de corte** e **Casas decimais**; - **Conceitos**: letras ou palavras (A, B, C...), sem média. Cadastre os conceitos, do melhor para o pior, com **Código**, **Como se lê** e se **Aprova**. 4. Se quiser, escolha o **Cabeçalho do boletim em PDF** e o **Rodapé do boletim em PDF**, os mesmos dos documentos da escola. 5. Clique em **Salvar**. A escala é uma só para a escola inteira. Trocar depois de lançar notas não converte as que já existem. ### 2. Criar períodos e critérios 1. Abra **Pedagógico › Avaliações › Períodos e critérios**. 2. Em **Períodos de avaliação**, clique em **Novo período** e preencha **Nome**, **Tipo** (**Bimestre**, **Trimestre**, **Semestre** ou **Módulo**), **Disciplina** (ou **Todas as disciplinas**), **Início** e **Fim**. É pelas datas que o boletim conta a frequência. 3. Em **Critérios de avaliação**, clique em **Novo critério** e preencha **Nome**, **Disciplina**, **Peso** e **Ativo**. O peso vale para a média na nota numérica. ### 3. Lançar as notas 1. Abra **Pedagógico › Avaliações › Notas**. O professor lança as dos alunos dele em **Meu espaço › Meus alunos › Notas**. 2. Escolha o período, a disciplina e, se quiser, a turma. 3. Digite as notas na grade, um aluno por linha e um critério por coluna. Cada nota grava ao sair do campo; na escala de conceitos, cada conceito grava ao ser escolhido. 4. Para o comentário do período, que sai no boletim, clique em **Escrever** na linha do aluno, escreva o **Comentário** e clique em **Salvar comentário**. ### 4. Emitir e publicar 1. Abra **Pedagógico › Avaliações › Boletins** e escolha o período e, se quiser, a turma. 2. Emita: **Emitir todos** (ou **Emitir os da turma**) para todos os alunos avaliados, ou **Emitir** na linha de um aluno. 3. Confira o boletim em **PDF**. 4. Clique em **Publicar**. A família passa a ver no portal e é avisada uma vez. **Despublicar** tira o boletim do portal; o boletim emitido continua guardado. ## Fechar o período Em **Períodos e critérios**, o botão **Fechar** tranca as notas do período: ninguém lança nem corrige nota nele. **Reabrir** destranca. Enquanto o período está aberto, a tela de boletins avisa que as notas ainda podem mudar depois da emissão. ## Bom saber - Se alguém corrigir uma nota depois da emissão, a linha do aluno mostra **Notas mudaram depois da emissão**. Use **Emitir de novo** na linha, ou emita todos outra vez: quem já tem boletim recebe a versão atualizada, e o que está publicado continua publicado. - A tela de boletins mostra no topo quantos alunos foram avaliados, quantos boletins foram emitidos e quantos estão no portal. - Período ou critério que já recebeu nota não se exclui: o período fecha e o critério é desativado. - Para a evolução aula a aula, sem nota, veja [Registrar a evolução do aluno](https://docs.aulla.com.br/evolucao-do-aluno). ## Quando algo não sai como esperado - **"Boletim desligado"**: ligue em **Configurações › Evolução e boletim**. - **"Nenhum período de avaliação"**: crie o primeiro período em **Períodos e critérios**. - **"Nenhuma nota lançada neste período"**: o boletim sai das notas lançadas. Lance as notas primeiro. - **"Período fechado: as notas estão só para leitura."**: reabra o período para corrigir. - **"PDF indisponível agora — tente emitir de novo"**: o boletim foi emitido, mas o PDF não saiu. A versão para leitura já está salva e abre pelo botão **Abrir**; emita de novo mais tarde para gerar o PDF. --- # Cadastrar uma pessoa da equipe Cada pessoa da escola entra no Aulla com o próprio login: secretaria, coordenação, direção e professores. O que cada uma vê depende do cargo, dos papéis e das permissões dela, e a senha quem cria é a própria pessoa, por um link que ela recebe. ## Passo a passo 1. Vá em **Configurações › Equipe › Usuários**. 2. Clique em **Nova pessoa**, na faixa de ações. 3. Na aba **Dados pessoais**, preencha **Nome**, **Sobrenome** e **E-mail**, que são obrigatórios. O e-mail é o login da pessoa e para onde vai o link da senha. Se puder, preencha também o **Celular**: o link vai por WhatsApp também. **CPF**, **Segundo celular**, **Nascimento**, **Gênero** e **Estado civil** são opcionais. 4. Na aba **Endereço**, comece pelo **CEP**: o resto vem preenchido. 5. Na aba **Na escola**, escolha o **Cargo** (ou deixe **Sem cargo**), a data de **Admissão** e, se a escola usa, os **Departamentos**. As **Observações** são de uso interno: a pessoa não vê. 6. Se a pessoa dá aula, ligue **É professor** no card **Professor**. Aparece a aba **Financeiro**. Veja [Cadastrar um professor](https://docs.aulla.com.br/cadastrar-professor). 7. Na aba **Acesso e permissões**, marque os **Papéis** que a pessoa recebe além dos que o cargo já dá e, se precisar, as **Permissões avulsas**. Veja [Definir o acesso com cargos, papéis e permissões](https://docs.aulla.com.br/cargos-papeis-e-permissoes). 8. Clique em **Cadastrar pessoa**. A tela confirma o cadastro e diz que o link para criar a senha foi por e-mail (e por WhatsApp, quando há celular). ## Como funciona o link da senha A senha não se define na tela de cadastro. Ao salvar, a pessoa recebe a mensagem de boas-vindas com um link único, válido por 24 horas, para criar a própria senha. No e-mail, é o botão **Criar minha senha**. Se o link venceu ou se perdeu, abra o cadastro da pessoa, vá na aba **Acesso e permissões** e use o card **Senha**: - **Link de nova senha**: manda para o e-mail da pessoa um link para criar uma senha nova. Precisa de e-mail cadastrado. - **Reenviar boas-vindas**: manda de novo a mensagem de boas-vindas, com um link novo válido por 24 horas. ## As abas do cadastro Trocar de aba não grava nem perde o que foi digitado: o botão de salvar vale para todas. Se algum campo for recusado, nada é salvo, a tela vai para a aba do problema e cada aba mostra quantos campos tem para corrigir. Na edição, o alto da tela mostra de quem é o cadastro. A foto entra pelo card **Foto**, na aba **Dados pessoais**: JPG, PNG ou WEBP, até 2 MB, pelo botão **Trocar foto**. A troca recarrega a tela, então salve antes o que mudou no cadastro. ## Passo a passo: desativar ou reativar o acesso 1. Em **Configurações › Equipe › Usuários**, ache a pessoa pela busca (nome, e-mail ou CPF) ou pelos filtros. 2. Clique no cadeado, **Desativar**, e confirme. O acesso cai na hora: a pessoa sai do sistema no próximo clique. O cadastro e o histórico ficam. 3. Para devolver o acesso, clique em **Reativar** na linha da pessoa inativa. Ela volta a entrar com a senha que tinha. No cadastro, o mesmo vale pelo interruptor **Acesso ativo**, na aba **Na escola**. Desativar por ali preenche a data de **Desligamento**, se ela estiver vazia. Ninguém consegue desativar o próprio acesso. ## Quando algo não sai como esperado - **A pessoa não recebeu o link**: confira o e-mail e o celular no cadastro e use **Reenviar boas-vindas**. O envio é o aviso **Boas-vindas com link de senha**, em **Configurações › Avisos › Notificações**: com ele ou o canal desligado, a mensagem não sai. - **E-mail ou CPF recusado ao salvar**: o e-mail é o login, e nem ele nem o CPF podem repetir os de outra pessoa da escola. - **O plano da escola permite até...**: o plano tem teto de **Usuários da equipe (sem professores)** e de **Professores**. A mensagem aparece ao cadastrar ou reativar alguém além dele. Veja o uso em **Configurações › Instituição › Plano e assinatura**. - **A pessoa entrou e não vê uma tela**: o acesso vem do cargo, dos papéis e das permissões avulsas. Confira a aba **Acesso e permissões**. ## Bom saber - Trocou o e-mail no cadastro, a pessoa passa a entrar com o novo. - No topo da lista, os números **Na equipe**, **Ativos**, **Inativos** e **Professores ativos** são da escola inteira, não só da página aberta. - No primeiro acesso, a etapa **Equipe** das configurações essenciais tem um convite rápido, só com nome, e-mail e se é professor. Veja [O que cada etapa das configurações essenciais decide](https://docs.aulla.com.br/etapas-das-configuracoes-essenciais). --- # Cadastrar um professor No Aulla, o professor é uma pessoa da equipe com a chave **É professor** ligada. Com ela, ele aparece na escolha de professor das matrículas e das turmas, faz a chamada e tem o próprio painel. Configurar já no cadastro como ele é pago evita acerto errado no fim do mês. ## Passo a passo 1. Vá em **Configurações › Equipe › Usuários** e clique em **Nova pessoa**. Pelo card **Primeiros passos** do Dashboard, a tarefa **Cadastrar um professor** abre a mesma tela já com **É professor** ligado. 2. Na aba **Dados pessoais**, preencha **Nome**, **Sobrenome** e **E-mail**. Com o **Celular**, o link da senha vai também por WhatsApp. 3. Na aba **Na escola**, no card **Professor**, ligue **É professor**. A aba **Financeiro** aparece. 4. Na aba **Financeiro**, no card **Vínculo e comissão**, escolha o **Vínculo**: - **Funcionário (CLT)**: salário fixo, pago fora do sistema. - **Comissionado**: recebe um valor sobre o que dá de aula, pago por PIX. 5. Para o comissionado, escolha a **Forma de comissão**: **Percentual da mensalidade**, **Valor por aula dada** ou **Valor por hora de aula**. Deixando em **A da escola**, vale o padrão da escola. 6. Conforme a forma, preencha o **Percentual próprio** ou o **Valor por aula** (ou **Valor por hora**). Vazio, vale o valor da escola. 7. Se quiser, informe a **Mensalidade padrão**: ela é sugerida nas matrículas com este professor. Vazia, herda da disciplina ou da escola. 8. No card **PIX e conta**, preencha **Tipo da chave** e **Chave PIX**. Para o comissionado, a chave é obrigatória. Banco, agência, conta, **Titular** e **CPF do titular** são opcionais; com o titular vazio, vale o próprio professor. 9. Na aba **Acesso e permissões**, marque o papel **Professor**, ou escolha na aba **Na escola** um cargo que já o dê. 10. Clique em **Cadastrar pessoa**. O professor recebe o link para criar a senha. ## Por que marcar o papel Professor A chave **É professor** abre o **Meu espaço** no menu: **Meu painel**, a agenda, as pendências e o que mais for do professor. Mas algumas telas também pedem permissão, como **Meus alunos › Alunos**. O papel **Professor**, como vem na escola, libera os próprios alunos, as próprias aulas e os próprios recebimentos, sem abrir os da escola inteira. Sem ele (ou outro acesso equivalente), esses itens não aparecem para o professor. Veja o que ele enxerga em [O que o professor vê no Aulla](https://docs.aulla.com.br/o-que-o-professor-ve). ## De onde vem a comissão padrão A comissão só vale com o módulo de comissões de professores no plano da escola. A regra padrão, a que vale quando o cadastro deixa os campos vazios, fica em **Configurações › Regras da escola › Matrículas**, na aba **Comissão**. No primeiro acesso, ela é decidida na etapa **Professores** das [configurações essenciais](https://docs.aulla.com.br/etapas-das-configuracoes-essenciais). ## Passo a passo: mudar um professor que já existe 1. Em **Configurações › Equipe › Usuários**, clique no nome do professor. 2. Ajuste a aba **Financeiro** e clique em **Salvar cadastro**. Mudar a forma de pagar recalcula pela regra nova o mês em aberto do professor. ## Quando algo não sai como esperado - **Professor comissionado recebe por PIX: informe a chave.** A chave PIX é obrigatória no vínculo **Comissionado**. Também é preciso dizer o tipo da chave. - **Um aviso de comissão de fora depois de salvar**: quem acabou de virar comissionado não recebe pelo que já tinha sido gerado antes. O aviso diz quantas mensalidades ficaram sem comissão e indica gerar o retroativo em **Financeiro › Comissões › Vínculos por matrícula**. - **O plano da escola permite até...**: professores têm um teto próprio no plano, separado do teto da equipe. ## Bom saber - Desligar **É professor** tira a aba **Financeiro**, e nada do que estava nela é gravado para quem não é professor. - A lista de professores, com quantos alunos ativos cada um tem, fica em **Pedagógico › Professores**. - Vínculo **Funcionário (CLT)** não gera comissão: no painel do professor, ele vê as aulas e horas do mês. --- # Definir o acesso com cargos, papéis e permissões O que cada pessoa vê e faz no Aulla vem de três lugares que se somam: o **cargo**, os **papéis** e as **permissões avulsas**. Entender a diferença permite dar o mesmo acesso a quem faz a mesma função e tratar as exceções no caso a caso. ## Como as três peças se somam - **Permissão**: uma ação no sistema, como ver os alunos ou marcar uma conta como paga. - **Papel**: um conjunto de permissões com nome, como **Recepção**. Ele é dado a pessoas e a cargos. - **Cargo**: a função da pessoa na escola, como "Coordenação pedagógica". O cargo dá papéis e pode dar permissões avulsas a todos que o têm. O acesso da pessoa é tudo isso junto: o que vem do cargo, dos papéis marcados nela e das permissões avulsas dela. O departamento não dá acesso nenhum; ele só organiza a equipe. Veja [Organizar a equipe em departamentos](https://docs.aulla.com.br/organizar-departamentos). ## Os papéis que vêm com a escola Toda escola nasce com três papéis de sistema, marcados com o selo **Sistema**: **Administrador**, **Professor** e **Recepção**. Eles não podem ser excluídos, porque o Aulla os procura pelo identificador. Dá para ajustar o nome e as permissões, mas o que sai de um deles sai de todos que o têm, inclusive do dono da escola, no caso do **Administrador**. O papel **Administrador** é também o de quem responde pela escola: só quem o tem abre as configurações essenciais, a assinatura, a exportação de dados e a remoção dos dados de exemplo. Para isso, ele precisa estar marcado no próprio cadastro da pessoa, em **Papéis**, na aba **Acesso e permissões**. Recebido só pelo cargo, o papel dá as permissões, mas não torna a pessoa responsável pela escola. ## Passo a passo: criar um papel 1. Vá em **Configurações › Acesso › Papéis** e clique em **Novo papel**. 2. Preencha o **Nome** e, se quiser, **Para que serve**. 3. No card **Permissões**, abra cada categoria e marque o que o papel libera. 4. Clique em **Criar papel**. A lista de papéis mostra quantas permissões cada um tem e quantas pessoas e cargos o carregam. Ao excluir um papel, a confirmação diz quem perde as permissões que vinham dele. ## Passo a passo: criar um cargo 1. Vá em **Configurações › Equipe › Cargos** e clique em **Novo cargo**. 2. Preencha o **Nome**, escolha o **Departamento** (obrigatório) e descreva **O que faz**. 3. Em **Papéis que o cargo dá**, marque os papéis. 4. Em **Permissões avulsas**, marque o que faltar. O que já vem dos papéis aparece marcado e travado, com o selo **Vem de um papel**. 5. Deixe **Cargo ativo** ligado e clique em **Criar cargo**. 6. No cadastro de cada pessoa, escolha o cargo no campo **Cargo**, na aba **Na escola**. Mudou o cargo, mudou na hora para todas as pessoas que o têm. Um cargo inativo some da escolha no cadastro, mas quem já o tem continua com o acesso dele. Só dá para excluir um cargo sem ninguém ativo nele; quem está inativo com o cargo fica sem cargo. ## Passo a passo: dar uma permissão a uma pessoa só 1. Em **Configurações › Equipe › Usuários**, abra o cadastro da pessoa. 2. Na aba **Acesso e permissões**, veja o card **Permissões avulsas**. O que já vem do cargo e dos papéis aparece travado, com o selo **Vem do cargo ou de um papel**. 3. Marque só o que falta e clique em **Salvar cadastro**. ## Como usar a matriz de permissões - Cada categoria é um bloco que abre e fecha, com o contador de quantas estão marcadas. - **Marcar todas** e **Desmarcar todas** valem para a categoria inteira. - Marcar a versão "todos" de uma permissão marca também a básica, porque as telas pedem a básica para abrir. Desmarcar a básica desmarca a versão "todos". - A versão básica alcança o que é da própria pessoa; a versão "todos" abre a escola inteira. É assim que o papel **Professor** vê só os próprios alunos e aulas. ## A tela de permissões Em **Configurações › Acesso › Permissões** fica o catálogo de todas as permissões, por categoria e subcategoria, com o identificador de cada uma. O sistema procura cada permissão por esse identificador, por isso ele não muda depois de criado. Uma permissão nova só tem efeito se o sistema procurar por ela: para dar ou tirar acesso, marque as permissões que já existem nos papéis, nos cargos e nas pessoas. ## Bom saber - Prefira o cargo para quem faz a mesma função e deixe as permissões avulsas para as exceções. - Desligar o acesso de alguém não é tirar permissões: é desativar a pessoa. Veja [Cadastrar uma pessoa da equipe](https://docs.aulla.com.br/cadastrar-pessoa-da-equipe). - O plano da escola vem antes de tudo: uma permissão não abre uma tela que está fora do plano. --- # Organizar a equipe em departamentos O departamento é como a escola agrupa a equipe: secretaria, pedagógico, financeiro, o que fizer sentido para ela. Ele organiza as listas e os filtros, e todo cargo pertence a um departamento. Só que o departamento não dá acesso a nada: o que cada pessoa pode fazer vem do cargo e dos papéis dela. ## Os departamentos que vêm com a escola Toda escola começa com o **Departamento Administrativo** e o **Departamento Pedagógico**, marcados com o selo **Padrão**. Eles não podem ser excluídos: a criação da escola põe o dono no administrativo, e os cargos padrão moram nos dois. Dá para mudar o nome e a cor deles. ## Passo a passo: criar um departamento 1. Vá em **Configurações › Equipe › Departamentos**. 2. Clique em **Novo departamento**. 3. Preencha o **Nome** (por exemplo, "Secretaria") e, se quiser, **Para que serve**. 4. Em **Cor**, escolha uma das cores prontas (**Azul**, **Verde**, **Âmbar**, **Vermelho**, **Violeta**, **Rosa**, **Ciano** ou **Lima**) ou use **Outra:** para escolher qualquer cor. 5. Clique em **Criar departamento**. O identificador nasce do nome e não muda depois. A cor aparece ao lado do nome nas listas de cargos e na escolha de departamentos do cadastro das pessoas. ## Passo a passo: ligar cargos e pessoas ao departamento - **Cargo**: em **Configurações › Equipe › Cargos**, abra o cargo e escolha o **Departamento**. O campo é obrigatório. Veja [Definir o acesso com cargos, papéis e permissões](https://docs.aulla.com.br/cargos-papeis-e-permissoes). - **Pessoa**: em **Configurações › Equipe › Usuários**, abra o cadastro e, na aba **Na escola**, marque um ou mais **Departamentos**. Veja [Cadastrar uma pessoa da equipe](https://docs.aulla.com.br/cadastrar-pessoa-da-equipe). Na lista de **Usuários**, o filtro **Todos os departamentos** encontra quem está marcado no departamento e também quem tem um cargo dele. Na lista de **Cargos**, o mesmo filtro mostra os cargos de cada departamento. ## Excluir um departamento A lista mostra quantas pessoas e quantos cargos estão em cada departamento. Só dá para excluir um departamento vazio: com pessoas ou cargos dentro, o botão de excluir fica apagado. Tire as pessoas e troque o departamento dos cargos antes. ## Bom saber - Se um departamento antigo tem papéis ou permissões ligados de antes, a tela avisa que eles não dão acesso a ninguém. Para liberar uma tela para alguém, use o cargo, os papéis ou as permissões avulsas da pessoa. - Criar mais departamentos não muda o acesso de ninguém: muda só como a equipe aparece agrupada. --- # O que o professor vê no Aulla O professor entra no Aulla com o próprio login e encontra um espaço feito para quem dá aula: a aula de agora, o dia, o que falta registrar e quanto vai receber. Saber o que ele vê ajuda a escola a configurar o acesso certo e a orientar o professor no primeiro dia. ## Equipe e professor: a diferença - **Quem coordena** (com acesso ao Dashboard) entra no **Dashboard**, com os números da escola inteira, e vê no menu as telas que o cargo e os papéis liberam. Veja [Ler o painel da escola](https://docs.aulla.com.br/painel-da-escola). - **O professor** entra no **Meu painel**, com as aulas e os números dele. O bloco **Meu espaço** do menu só existe para quem tem **É professor** ligado no cadastro. Veja [Cadastrar um professor](https://docs.aulla.com.br/cadastrar-professor). Quem coordena e também dá aula vê os dois. Quem não é professor e tenta abrir o **Meu painel** recebe o aviso de que a área é exclusiva para professores. ## O que fica no Meu espaço - **Meu painel**: a aula em foco (**Em aula agora**, **Próxima aula** ou **Registre a aula das...** quando uma aula terminou sem registro), **Suas aulas de hoje**, **Seus registros**, **Próximos 7 dias** e o dinheiro do mês. O comissionado vê **Sua comissão**; o funcionário vê **Aulas e horas no mês**. Quem tem acesso aos recebimentos vê também **Mensalidades dos seus alunos**. A tela se atualiza sozinha a cada minuto. - **Minhas aulas › Agenda**: as aulas dele dia a dia, em **7 dias**, **30 dias** ou **90 dias**. - **Minhas aulas › Pendências**: as aulas passadas ainda sem registro, por mês, com **Concluir o mês** e **Concluir todas**. - **Minhas aulas › Consolidação**: o extrato das aulas num período, para o acerto com a escola, com **Baixar em PDF**. - **Minhas aulas › Materiais**: o que ele compartilhou nas aulas e os materiais complementares que publicou. - **Meus alunos**: **Alunos**, **Evolução** e **Notas**, conforme o acesso dele, o plano e as funções que a escola liga. - **Meus eventos**: os eventos em que ele está no programa e quem já confirmou presença, só para leitura. - **Minhas comissões**: o que cada mensalidade paga rendeu, o extrato da competência e os botões **Aceitar comissão** e **Contestar**. - **Meu ponto**: a folha de ponto montada a partir das aulas registradas, com **Baixar em PDF**. Itens de módulos fora do plano da escola aparecem com cadeado. **Minhas comissões** depende do módulo de comissões, **Meu ponto** da folha de ponto dos professores e **Meus eventos** do módulo de eventos. ## Registrar a aula num toque Toda aula que já começou e ainda não foi registrada ganha os botões de registro no próprio painel, na lista do dia e nas pendências: - **Aula individual**: **Presente**, **Faltou**, **Cancelada** ou **Repor**. - **Turma**: **Todos vieram** conclui com todos presentes; **Fazer chamada** abre a lista para marcar quem faltou. **Cancelada** e **Repor** também estão lá. Registrar no mesmo dia evita pendência acumulada e acerto travado: com aula sem registro até a véspera do pagamento, os botões **Aceitar comissão** e **Contestar** dão lugar a um atalho para as pendências. ## O que mais o professor alcança Com o papel **Professor**, como vem na escola, ele também vê no menu partes do **Pedagógico** e da **Secretaria**, como a agenda de aulas e os alunos. Mas só com o que é dele: os próprios alunos, as próprias aulas e os próprios recebimentos. A versão que abre a escola inteira fica para quem coordena. Veja [Definir o acesso com cargos, papéis e permissões](https://docs.aulla.com.br/cargos-papeis-e-permissoes). ## Bom saber - O professor também tem a Ajuda, com os tutoriais e o assistente, e vê os artigos do manual feitos para ele. Veja [Pedir ajuda dentro do sistema](https://docs.aulla.com.br/pedir-ajuda-no-sistema). - Para tirar uma tela do professor, ajuste o papel ou o cargo dele; para tirar tudo, desative o acesso. Veja [Cadastrar uma pessoa da equipe](https://docs.aulla.com.br/cadastrar-pessoa-da-equipe). --- # Entender como o dinheiro circula no Aulla No Aulla, a cobrança nasce da matrícula. Quando a matrícula tem valor de mensalidade e dia de vencimento, o sistema gera as mensalidades, emite o PIX ou boleto (se a escola usa cobrança online) e registra o pagamento. Entender esse caminho ajuda a saber onde olhar quando um aluno pergunta "já paguei?" ou quando uma cobrança não saiu. ## O caminho de uma mensalidade 1. **A matrícula.** É nela que ficam o valor da mensalidade e o dia de vencimento. Sem os dois, nada é cobrado. 2. **A primeira mensalidade.** A rotina automática só roda no dia 1. Por isso, logo depois de salvar uma matrícula nova, aparece o diálogo **Gerar a primeira mensalidade?**, com o valor já calculado pela regra do proporcional da escola. Veja [Gerar uma mensalidade fora da rotina](https://docs.aulla.com.br/gerar-mensalidade-manualmente). 3. **A rotina do dia 1.** Todo dia 1, de madrugada, o sistema gera a mensalidade do mês para cada matrícula ativa com valor e vencimento. Matrícula que já tem mensalidade naquele mês é pulada, então nada sai em dobro. As matrículas por pacote de aulas ficam fora dessa rotina. 4. **A cobrança online.** Uma vez por dia, no horário escolhido pela escola, o sistema emite no Asaas o PIX ou boleto das mensalidades que ainda não têm cobrança e, com o disparo automático ligado, manda o link ao aluno. Veja [Cobrar online pelo Asaas](https://docs.aulla.com.br/cobranca-online-asaas). 5. **O vencimento.** Todo dia o sistema marca como **Vencida** a conta que passou da data sem pagamento. 6. **O pagamento.** O que é pago pelo Asaas tem a baixa automática. O que é pago em dinheiro, na recepção ou por fora, alguém registra à mão. Veja [Dar baixa num pagamento recebido](https://docs.aulla.com.br/dar-baixa-pagamento). ## A tela Visão geral Em **Financeiro › Visão geral** fica o resumo do caixa: - **Saldo do mês**: o que foi recebido menos o que foi pago no mês corrente. - Os cartões **A receber** e **A pagar**, cada um com o valor **Em aberto**, o que já venceu (clique para ver as vencidas) e o que entrou ou saiu no mês. O botão **Ver tudo** leva à lista completa. - **O que vem para pagar**: a previsão das próximas despesas. - **Próximos vencimentos**: entradas e saídas juntas, como uma agenda financeira. No topo há atalhos para **Relatório do mês**, **Novo recebível** e **Nova conta a pagar**, conforme as suas permissões. ## Onde fica cada coisa - **Financeiro › Recebimentos**: **Contas a receber**, **Mensalidades geradas**, **Próximas cobranças** e **Grupos de cobrança**. - **Financeiro › Cobrança**: **Lembretes de cobrança**, **Renegociações** e **Conciliação bancária**. - **Financeiro › Pagamentos**: **Contas a pagar**, **Fornecedores**, **Saques** e **Categorias**. - **Financeiro › Comissões**: **Comissões dos professores** e **Vínculos por matrícula**. - **Financeiro › Relatórios**: **Relatório financeiro** e **Auditoria**. Na ficha do aluno, a aba **Financeiro** mostra o que ele tem em aberto, o que já pagou e as últimas cobranças. ## Bom saber - O Financeiro é um módulo do plano. Sem ele, a escola funciona só no acadêmico: nenhuma mensalidade é gerada e as telas do Financeiro não aparecem. - Alguns recursos são itens do plano e podem não estar no seu: cobrança online, cobrança unificada, saques, contas a pagar, renegociação e conciliação bancária. - A Visão geral é para quem enxerga a escola inteira. O professor que entra nela é levado para **Minhas comissões**. - O que cada pessoa vê e pode fazer depende das permissões do papel dela. Se um botão descrito aqui não aparece para você, peça ao responsável pela escola. ## Leia também - [Acompanhar as mensalidades geradas](https://docs.aulla.com.br/mensalidades-geradas) - [Resolver uma mensalidade antes de ela ser gerada](https://docs.aulla.com.br/proximas-cobrancas) - [Encontrar e lançar contas a receber](https://docs.aulla.com.br/contas-a-receber) --- # Acompanhar as mensalidades geradas A tela **Mensalidades geradas** é o registro de tudo o que a rotina do dia 1 criou, e também do que alguém gerou à mão pela ficha do aluno. Ela responde a pergunta que mais importa depois da geração: o aluno ficou sabendo da cobrança? ## Passo a passo 1. Abra **Financeiro › Recebimentos › Mensalidades geradas**. 2. No alto, confira os números: **Geradas ao todo**, **Geradas neste mês**, **Com boleto ou PIX** e **Valor gerado** (sem as canceladas). 3. Use as situações no cabeçalho da lista (**Todas**, **A vencer**, **Vencidas**, **Pagas**, **Canceladas**), o seletor de competência e a busca por **Nome do aluno** para achar a mensalidade. 4. Olhe a coluna **Notificação**: - **Não enviada**: a cobrança está em aberto e o link ainda não saiu. - Um número de envios, com a data e a hora do último: o link já foi mandado. 5. Na coluna **Ações**, resolva o que faltar: - **Disparar** manda o link de pagamento pela primeira vez. Depois do primeiro envio, o botão vira **Reenviar**. - **Gerar cobrança** aparece quando a mensalidade ainda não tem PIX ou boleto emitido. - **2ª via do grupo** aparece nas mensalidades marcadas como **Unificada**: o link delas é o do boleto do grupo de cobrança. - **Boleto** abre o boleto ou PIX já emitido. - O ícone de relógio abre o **Histórico de envios** daquela mensalidade. ## O disparo automático O cartão logo abaixo dos números mostra se o **Disparo automático** está ligado ou desligado. É um ajuste da escola inteira: - **Ligado**: o link de pagamento sai sozinho para o aluno quando o boleto é gerado. - **Desligado**: o boleto é gerado, mas o aluno só recebe o link quando alguém clica em **Disparar**. Para mudar, use o botão **Ligar** ou **Desligar** no próprio cartão. Ele só aparece para quem tem permissão de lançar contas a receber. ## O histórico de envios O **Histórico de envios** lista cada tentativa de aviso daquela mensalidade, com a situação de cada uma: **Enviado**, **Falhou**, **Não enviado** ou **Adiado**. Numa mensalidade unificada, o histórico inclui também os envios da cobrança do grupo. Use-o quando o aluno disser que não recebeu nada: ele mostra se a mensagem saiu, por qual canal, quando e, se não saiu, o motivo. ## Bom saber - A rotina do dia 1 gera as mensalidades. A emissão do PIX ou boleto e o envio do link acontecem depois, uma vez por dia, no horário de **Cobrança automática (gera o PIX e manda o link)**, em **Configurações › Avisos › Notificações**. Por isso é normal, no dia 1, ver mensalidades geradas ainda sem boleto até esse horário. - Os botões de envio e de cobrança dependem de permissão e do item de cobrança online do plano. - Para saber o que ainda vai ser gerado nos próximos meses, veja [Resolver uma mensalidade antes de ela ser gerada](https://docs.aulla.com.br/proximas-cobrancas). - Para gerar uma mensalidade antes do dia 1, veja [Gerar uma mensalidade fora da rotina](https://docs.aulla.com.br/gerar-mensalidade-manualmente). ## Quando algo não sai como esperado - **A lista está vazia**: a rotina ainda não rodou e ninguém gerou mensalidade à mão. Confira se as matrículas têm valor de mensalidade e dia de vencimento. - **O envio aparece como Falhou**: verifique se o aluno (ou o responsável) tem celular e e-mail no cadastro, e se o WhatsApp da escola está conectado. Depois, use **Reenviar**. - **Não aparece Disparar nem Gerar cobrança**: a mensalidade pode já estar paga ou cancelada, ou você não tem a permissão para enviar links. --- # Resolver uma mensalidade antes de ela ser gerada A tela **Próximas cobranças** mostra o que a rotina do dia 1 vai gerar nos próximos meses. Ela existe para uma decisão: deixar a cobrança sair ou resolvê-la antes. É aqui que você registra o aluno que pagou adiantado na recepção, ou cancela o mês de quem não deve pagar. Assim ele não recebe boleto nem lembrete de uma conta que já está resolvida. ## Passo a passo 1. Abra **Financeiro › Recebimentos › Próximas cobranças**. 2. No cabeçalho, escolha a competência. A tela mostra o próximo mês e os três seguintes. 3. Encontre o aluno na lista. Cada linha traz o curso, o vencimento, o valor (com a indicação de proporcional, quando houver) e a situação. 4. Na linha com a situação **A gerar**, escolha o que fazer: ### O aluno já pagou 1. Clique em **Já foi pago**. 2. No diálogo **Registrar o que já foi pago**, preencha **Pago em**, **Valor recebido** e **Forma**. Se quiser, escreva uma **Observação** (por exemplo, "pago em mãos na recepção"). 3. Clique em **Registrar pagamento**. A mensalidade nasce já paga, e o gerador mensal não cria outra. O aluno não recebe boleto nem lembrete de vencimento. ### O aluno não deve pagar este mês 1. Clique no ícone **Cancelar antes de gerar** (o x vermelho da linha). 2. Escreva o **Motivo** (por exemplo, "matrícula pausada neste mês"). 3. Clique em **Cancelar a cobrança**. A mensalidade nasce já cancelada, e o gerador mensal não cria outra para aquela competência. ## As situações da lista - **A gerar**: ainda vai ser criada pela rotina, se nada for feito. - **Gerada**: já saiu antes, por um plano de vários meses ou por uma geração feita à mão. O botão **Ver lançamento** abre a conta. - **Paga**: foi registrada como paga antes da geração. - **Cancelada**: foi cancelada antes da geração. Os números do alto resumem a competência: **A gerar** (quanto sai se nada for feito), **Já geradas**, **Pagas antes** e **Canceladas antes**. ## Bom saber - A mensalidade registrada aqui passa pelo mesmo gerador da rotina, com o proporcional e o desconto de plano que valeriam no dia 1. - Quando a matrícula faz parte de um grupo de cobrança, a linha mostra a etiqueta **Boleto do grupo** com o nome do grupo: a mensalidade dela sai no boleto único da família. Veja [Juntar as mensalidades de uma família num boleto só](https://docs.aulla.com.br/grupos-de-cobranca). - O mês corrente não aparece aqui porque já foi gerado na virada do mês. Para ele, use [Encontrar e lançar contas a receber](https://docs.aulla.com.br/contas-a-receber) ou [Dar baixa num pagamento recebido](https://docs.aulla.com.br/dar-baixa-pagamento). - **Já foi pago** pede a permissão de lançar contas a receber; o cancelamento pede a de cancelar contas a receber. ## Quando algo não sai como esperado - **Nenhuma matrícula para cobrar**: não há matrícula ativa com mensalidade configurada naquele mês. Confira o valor e o dia de vencimento na matrícula. - **O aluno que pagou adiantado não aparece**: veja se a competência escolhida no cabeçalho é a certa, e se a matrícula dele está ativa. --- # Gerar uma mensalidade fora da rotina A rotina automática gera as mensalidades só no dia 1 de cada mês. Quando a cobrança não pode esperar, você gera a mensalidade à mão: logo depois de uma matrícula nova, ou pela ficha do aluno, para quem quer pagar antes, para uma competência que ficou para trás ou para um valor combinado só para aquele mês. ## A primeira mensalidade, logo depois da matrícula Ao salvar uma matrícula nova com valor de mensalidade, o Aulla volta para a lista de matrículas e abre o diálogo **Gerar a primeira mensalidade?**. 1. Confira cada mês listado. O mês de entrada vem marcado como **Proporcional** ou **Entrada · mês cheio**, conforme a regra da escola. Meses anteriores de uma matrícula retroativa aparecem como **Retroativa**. 2. Desmarque o mês que não quer cobrar agora. Ajuste o **Valor** e o **Vencimento**, se precisar. 3. Quando a escola permite, escolha entre **Cobrar agora, em cobrança própria** e **Junto com a mensalidade de** (mês seguinte)**, numa cobrança só**. Se o valor estiver abaixo do mínimo configurado, ele vai junto com a próxima. 4. Decida sobre a cobrança online: - **Gerar cobrança (boleto + PIX)** emite a cobrança no gateway, com o valor e o vencimento acima. - **Notificar o aluno** manda o link de pagamento por WhatsApp e e-mail, e já implica gerar a cobrança. 5. Clique em **Gerar mensalidade** (ou **Gerar 2 mensalidades**, e assim por diante). Se preferir deixar para depois, clique em **Agora não**. Quando uma matrícula volta a ficar ativa no meio do mês, o mesmo diálogo aparece como **Mensalidade da reativação**, com o valor contado a partir de hoje. ## Pela ficha do aluno 1. Abra **Secretaria › Alunos e matrículas › Alunos** e entre no aluno. 2. Vá para a aba **Financeiro**. 3. No cartão **Cobranças**, clique em **Gerar mensalidade**. 4. Escolha a **Competência**, o mês a que a mensalidade se refere. Ela já vem com o mês seguinte. 5. Para cada matrícula listada: - **Valor (R$)** em branco usa o valor da matrícula. Preenchido, vale só para esta cobrança. - **Vencimento** em branco usa o dia de vencimento da matrícula (ou hoje, se o dia já passou). - A matrícula que já tem mensalidade nessa competência aparece como **Já cobrada nesta competência** e é pulada. 6. Se quiser, ligue **Gerar o PIX ou boleto agora** e **Enviar o link de pagamento ao aluno**. Sem eles, a mensalidade fica lançada e a cobrança sai depois, pela tela de contas a receber. 7. Clique em **Gerar mensalidade**. ## A aba Financeiro da ficha Além do botão de gerar, a aba mostra: - **Em aberto**, com quantas cobranças estão vencidas, e **Já pago**. - A lista de **Cobranças**, das mais recentes para as mais antigas, com a situação de cada uma (**Pago**, **Vencido**, **Em aberto**, **Renegociada**, **Cancelada**). - O botão **Enviar link** em cada cobrança com link ativo, para mandar de novo o link de pagamento por WhatsApp e e-mail. - Os atalhos **Renegociar atraso** (quando há cobrança vencida) e **Ver em Recebimentos**, que abre a lista de contas a receber já buscando pelo aluno. ## Bom saber - Gerar mensalidade pede uma permissão específica. Sem ela, o botão não aparece na ficha, e o diálogo da matrícula avisa para pedir ao financeiro. - O valor proporcional segue a regra configurada em **Configurações › Regras da escola › Matrículas**, aba **Mensalidade**. O que você digitar no diálogo vale só para aquela cobrança. - Gerar à mão não cria duplicata: no dia 1, a rotina pula a matrícula que já tem mensalidade na competência. ## Quando algo não sai como esperado - **"Este aluno não tem matrícula ativa com valor de mensalidade e dia de vencimento"**: ajuste a matrícula primeiro. - **"Falta o CPF do aluno ou do responsável para emitir boleto"**: complete o cadastro. Sem CPF, a geração da cobrança fica indisponível nesse diálogo. - **O mês de entrada pede um valor**: pela regra da escola, o mês de entrada não é cobrado. A mensalidade só é gerada se você informar um valor. --- # Encontrar e lançar contas a receber **Contas a receber** é a lista de tudo o que a escola tem a receber: mensalidades, taxas, aulas avulsas, experimentais, parcelas de acordo e qualquer valor lançado à mão. É daqui que saem a baixa, o cancelamento e as ações de cobrança de cada conta. ## Encontrar uma conta 1. Abra **Financeiro › Recebimentos › Contas a receber**. 2. Confira os números do alto: **Vencidas**, **Em aberto**, **Recebido no mês** e **Nesta busca** (quantas contas a lista mostra agora). 3. Escolha a situação no cabeçalho: **Todas**, **A vencer**, **Vencidas**, **Pagas**, **Canceladas** ou **Renegociadas**. 4. Refine com os filtros: - a busca por **Descrição ou aluno**; - o seletor de competência (**Todas as competências** ou um mês); - o botão **Só mensalidades**. 5. Para voltar à lista inteira, clique em **Limpar filtros**. Cada linha mostra a descrição, o aluno, o vencimento, o valor e a situação. Etiquetas na linha indicam quando a conta faz parte de uma cobrança unificada ou de um acordo de renegociação. As ações ficam no fim da linha: o ícone que abre a página de pagamento (a mesma do link enviado ao aluno) e o menu de três pontos com o resto. ## Lançar um recebível Use para o que não nasce sozinho de uma matrícula: inscrição num workshop, venda de material, um acerto combinado. 1. Na lista, clique em **Novo lançamento** (na **Visão geral**, o atalho se chama **Novo recebível**). 2. Preencha **Descrição**, **Valor** e **Vencimento**. 3. Escolha a **Categoria**, se quiser. 4. Em **Aluno**, vincule a conta a um aluno. É opcional, mas faz a conta aparecer na ficha dele. 5. Se o valor se repete, ligue **Este lançamento se repete**: - em **Até quando**, escolha **Sem fim marcado — até eu pausar** ou **Com fim marcado**; - em **A cada**, escolha **Semanal**, **Mensal** ou **Anual**; - com fim marcado, defina **Como termina**: **Por número de parcelas** (informe o **Total de parcelas**, contando a primeira) ou **Por data** (informe **Última ocorrência até**). 6. Use **Observações** para o que mais alguém precisa saber depois. 7. Clique em **Salvar lançamento**. Numa série, o sistema gera as próximas ocorrências sozinho, mantendo sempre uma à frente. ## O menu de cada conta Pelos três pontos da linha você encontra, conforme a situação e as suas permissões: - **Renegociação**: **Renegociar o atraso** ou **Ver o acordo**. - **Cobrança**: **Ver PIX / boleto**, **Reenviar link ao aluno**, **Gerar cobrança**, **Sincronizar com o gateway**, **Baixar recibo** e, nas contas de um grupo, **Reenviar 2ª via unificada**. - **Marcar como paga**, **Reabrir**, **Editar**, **Ver histórico** e, no fim, **Cancelar** e **Excluir**. A baixa, a reabertura e o cancelamento estão em [Dar baixa num pagamento recebido](https://docs.aulla.com.br/dar-baixa-pagamento). As ações de cobrança estão em [Cobrar online pelo Asaas](https://docs.aulla.com.br/cobranca-online-asaas). ## Bom saber - **Editar uma mensalidade** muda só aquela competência. Para mudar o valor de todo mês, edite a matrícula. - **Mensalidade não se exclui**: ela é o histórico de cobrança do aluno. O caminho dela é o cancelamento. **Excluir** só aparece para os outros lançamentos. - Quem enxerga a escola inteira vê, acima da lista, o cartão **Cobranças unificadas**: um boleto para várias mensalidades. As parcelas de dentro não se repetem na lista de baixo. Veja [Juntar as mensalidades de uma família num boleto só](https://docs.aulla.com.br/grupos-de-cobranca). - Para o responsável pela escola, com cobrança online no plano, aparece também o atalho **Lembretes de cobrança**. Veja [Enviar lembretes de cobrança em massa](https://docs.aulla.com.br/lembretes-de-cobranca). - Dependendo da permissão do seu papel, a lista pode mostrar só as contas dos alunos que você atende. - **Ver histórico** leva à **Auditoria**, com o registro de quem mexeu na conta e quando. ## Quando algo não sai como esperado - **"Nenhuma conta por aqui"**: lance a primeira conta, ou espere a rotina de mensalidades gerar as do mês. - **"Nenhuma conta com esses filtros"**: tente outro recorte, ou clique em **Limpar filtros**. - **A conta passou do vencimento e ainda aparece como A vencer**: a marcação de vencidas roda uma vez por dia, de madrugada. --- # Dar baixa num pagamento recebido O que o aluno paga pelo PIX ou boleto do Asaas tem a baixa automática. Quando ele paga em dinheiro, por transferência ou por qualquer outro caminho, alguém precisa registrar o recebimento no Aulla. Sem isso, a conta segue em aberto e o aluno continua recebendo os lembretes de cobrança. ## Passo a passo 1. Abra **Financeiro › Recebimentos › Contas a receber**. 2. Encontre a conta: busque pelo nome do aluno ou filtre por **Vencidas** ou **A vencer**. 3. No fim da linha, abra o menu de três pontos e clique em **Marcar como paga**. 4. No diálogo **Registrar recebimento**, confira: - **Data**: já vem com a data de hoje; - **Valor**: já vem com o valor da conta. Mude se entrou outro valor (um desconto combinado, juros, um acerto); - **Forma**: **PIX**, **Cartão**, **Dinheiro**, **Boleto**, **Transferência** ou **Gateway (PIX/boleto)**. 5. Clique em **Confirmar recebimento**. A conta passa a **Paga**. Se ela tinha PIX ou boleto emitido no Asaas, o Aulla também dá a baixa lá, como recebido em dinheiro, para que o gateway pare de mandar avisos de fatura vencida ao aluno. A baixa fica registrada na auditoria, com quem fez e quando. Numa mensalidade, o diálogo avisa: a baixa libera a comissão do professor desta mensalidade, que passa a contar no extrato dele. ## Valor diferente do valor da conta Na conta a receber, a baixa vale para a conta inteira: o valor que você digita é o valor registrado como recebido, e a conta fica paga. Não sobra saldo em aberto. Se o aluno pagou só uma parte e vai pagar o resto depois, lance a diferença como um novo recebível (veja [Encontrar e lançar contas a receber](https://docs.aulla.com.br/contas-a-receber)) ou combine um acordo (veja [Renegociar mensalidades em atraso](https://docs.aulla.com.br/renegociar-atraso)). ## Dar baixa numa cobrança unificada Quando várias mensalidades estão num boleto só, a baixa é dada no boleto: 1. No cartão **Cobranças unificadas**, no alto da lista, abra a cobrança. 2. Clique em **Dar baixa nas** (seguido do número de parcelas). 3. Preencha **Data**, **Valor recebido** e **Forma** e confirme. A baixa vale para todas as parcelas de dentro, e cada mensalidade fica paga. ## Reabrir uma conta Use quando a baixa foi dada por engano, ou para voltar uma conta cancelada. 1. No menu da conta paga ou cancelada, clique em **Reabrir**. 2. A conta volta a **A vencer** ou **Vencida**, conforme a data, e o pagamento registrado é desfeito. Ao reabrir, a cobrança antiga do Asaas é descartada, para que uma nova possa ser emitida depois com **Gerar cobrança**. A comissão do professor não muda com a reabertura. ## Cancelar uma conta 1. No menu da conta, clique em **Cancelar**. 2. Leia o quadro de comissão, se aparecer: ele mostra quanto de comissão o cancelamento estorna e de qual professor. Se parte dela já foi consolidada no extrato do professor, o estorno não é automático e vira um acerto no próximo fechamento. 3. Escreva o **Motivo**. Ele fica no histórico da conta e no aviso ao professor, quando há comissão. 4. Clique em **Cancelar a conta**. O cancelamento também cancela o PIX ou boleto no Asaas e recalcula o boleto unificado da família, quando houver. ## Bom saber - **Excluir** só existe para lançamentos que não são mensalidade. Mensalidade se cancela, não se exclui. - A cobrança que entrou num acordo (situação **Renegociada**) não recebe baixa nem se cancela por aqui: a baixa é feita nas parcelas do acordo, e ela só volta a ficar em aberto se o acordo for cancelado. - Na tela do acordo, cada parcela tem o botão **Dar baixa**, que registra o pagamento com a data de hoje. Para outra data, valor ou forma, use a baixa por **Contas a receber**. - Marcar como paga, reabrir e cancelar dependem das permissões do seu papel. ## Quando algo não sai como esperado - **"Não foi possível dar baixa na cobrança dentro do gateway"**: a conta foi marcada como paga no Aulla, mas o Asaas recusou a baixa. Baixe a cobrança manualmente no painel do Asaas, senão o aluno seguirá recebendo os avisos de vencimento. - **"A cobrança anterior não pôde ser cancelada no gateway"** (ao reabrir): cancele a cobrança antiga no painel do Asaas antes de emitir uma nova, senão o aluno receberá duas cobranças. - **"Esta cobrança entrou num acordo de renegociação"**: dê a baixa nas parcelas do acordo. --- # Cobrar online pelo Asaas Com a cobrança online, cada mensalidade sai com PIX e boleto (e, se a escola quiser, cartão), e o pagamento cai no Aulla sozinho, sem ninguém dar baixa. O gateway usado é o Asaas: a escola abre a conta lá e liga a chave aqui. Sem a cobrança online, a escola cobra normalmente e confirma os pagamentos à mão. ## Configurar o Asaas 1. Abra **Configurações › Integrações › Pagamentos**. 2. Em **Credenciais**, preencha: - **Ambiente**: **Sandbox (testes)** ou **Produção**. A API Key precisa ser do mesmo ambiente; - **API Key**: a chave de API do Asaas (no painel do Asaas, em Integrações); - **Token do Webhook**: o token que você define ao cadastrar o webhook no painel do Asaas. 3. Em **Opções de cobrança**, ajuste se precisar: - **Vencimento padrão (dias)**; - **Valor mínimo de cobrança**: abaixo dele, a cobrança fica registrada no Aulla, mas não é emitida no gateway; - **Forma de cobrança**: **Boleto (com PIX) quando há CPF**, **Só PIX** ou **O pagador escolhe na fatura**. Sem CPF do pagador, a cobrança sai sempre em PIX; - **Chave PIX (cobrança sem CPF)** e **Validade do PIX sem CPF (minutos)**. 4. Em **Cartão e parcelamento**, ligue **Aceitar cartão de crédito** e defina **Parcelas no cartão** (1 é à vista, até 24). 5. Em **Juros e multa**, escolha o **Tipo de multa** e informe a **Multa por atraso** e os **Juros ao mês (%)**. Eles vão para o Asaas em cada cobrança, e o gateway os aplica no pagamento em atraso. 6. No cartão **Endereço do webhook**, clique em **Copiar** e cadastre esse endereço no painel do Asaas. 7. Clique em **Salvar configuração**. 8. Clique em **Testar agora**. O teste usa a chave **salva**: se mudou algo, salve antes de testar. ## O que acontece sozinho - **A emissão.** Uma vez por dia, no horário de **Cobrança automática (gera o PIX e manda o link)** (em **Configurações › Avisos › Notificações**), o Aulla emite no Asaas as mensalidades e aulas experimentais em aberto que ainda não têm cobrança. Os grupos de cobrança com boleto único entram na mesma rodada. - **O link.** Com o **Disparo automático** ligado (em **Mensalidades geradas**), o link de pagamento sai para o aluno. Pelo campo **1º aviso — dias antes do vencimento**, em Notificações, ele pode sair só alguns dias antes do vencimento. Veja [Acompanhar as mensalidades geradas](https://docs.aulla.com.br/mensalidades-geradas). - **A baixa.** Quando o aluno paga, o Asaas avisa o Aulla pelo webhook e a conta fica paga sozinha. Como rede de segurança, o Aulla também consulta o Asaas de hora em hora as cobranças em aberto. ## A página de pagamento do aluno O link leva a uma página com o valor, o vencimento e as formas de pagar: o QR Code com **Copiar o código PIX**, a linha digitável com **Copiar a linha digitável** e **Baixar o boleto**, e **Pagar com cartão de crédito**, quando ligado. Na cobrança vencida, ela mostra a multa e os juros do dia e pode oferecer **Gerar PIX com o valor de hoje**. Quem não tem CPF cadastrado pode usar **Informar o CPF** para gerar o boleto ali mesmo. Ao escolher o cartão, o aluno vai para a página segura do Asaas, e o PIX e o boleto daquela cobrança deixam de valer. O cartão exige o CPF do aluno. Nos planos trimestral, semestral e anual, o cartão divide o valor em uma parcela por mês do plano; nas demais cobranças, vale o número fixo de parcelas da escola. ## As ações manuais No menu de cada conta, em **Contas a receber**: - **Gerar cobrança**: emite o PIX ou boleto de uma conta que ainda não tem; - **Ver PIX / boleto**: mostra o QR Code e o PIX copia e cola; - **Reenviar link ao aluno**: manda de novo o link de pagamento; - **Sincronizar com o gateway**: consulta o Asaas na hora e atualiza a situação; - **Baixar recibo**: o comprovante da cobrança paga no gateway. ## Bom saber - A cobrança online é um item do plano (**Cobrança online (PIX, boleto e cartão pelo gateway)**). Sem ele, a tela de pagamentos e as ações de cobrança ficam indisponíveis. - A tela de pagamentos pede a permissão de ver as configurações do sistema. ## Quando algo não sai como esperado - **A tela mostra "Falta a chave de API"**: preencha a **API Key** e salve. - **"Sem o token do webhook salvo, o Asaas não consegue avisar os pagamentos"**: cadastre o webhook no Asaas, salve o mesmo token aqui e teste de novo. - **O aluno pagou e a conta segue em aberto**: use **Sincronizar com o gateway** na conta. Se o pagamento foi por fora do Asaas, dê a baixa à mão (veja [Dar baixa num pagamento recebido](https://docs.aulla.com.br/dar-baixa-pagamento)). --- # Juntar as mensalidades de uma família num boleto só O grupo de cobrança reúne várias matrículas com um pagador só: os irmãos, o casal, o aluno com três cursos. Com o grupo ativo e unificado, as mensalidades do mês saem num boleto único, no nome de quem paga, pelo total do grupo. A família paga uma vez, e a escola não precisa conferir vários boletos. ## Passo a passo 1. Abra **Financeiro › Recebimentos › Grupos de cobrança** e clique em **Novo grupo**. 2. No cartão **Novo grupo de cobrança**: - dê um **Nome do grupo** (por exemplo, "Família Lima"); - se o pagador já é responsável de um dos alunos, use **Tirar o pagador de um aluno** para copiar os dados. É opcional, e os campos continuam editáveis; - confira **Quem paga** (o nome que vai no boleto), **CPF de quem paga**, **Celular** (o link do boleto vai para este número) e **E-mail**. 3. No cartão **Cobrança**: - **Vence todo dia**: o dia de vencimento do boleto único, que vale por cima do vencimento de cada matrícula; - ligue **Um boleto só** para as mensalidades do mês saírem juntas; - deixe **Grupo ativo** ligado. 4. No cartão **Matrículas do grupo**, use **Incluir matrícula** para buscar e adicionar cada uma. Só aparecem as matrículas ativas, com mensalidade, que não estão em outro grupo. Embaixo da lista aparece o total do boleto único, com as mensalidades de hoje. 5. Clique em **Criar grupo**. O Aulla abre a edição do grupo novo. ## Emitir o boleto único Na edição do grupo, o cartão **Boleto único** lista as cobranças do grupo, uma por mês. - **Gerar a deste mês** cria o boleto do mês e manda o link para quem paga. - Se as mensalidades do mês já tinham saído no nome de cada aluno, aparece um aviso com os boletos individuais em aberto. O botão **Juntar as de** (mês) **num boleto só** cancela os boletos individuais no gateway e emite o boleto único no lugar, com o link enviado na hora. - Em cada cobrança da lista: **Abrir** mostra o boleto, **Reenviar** manda o link de novo (no boleto vencido, o botão vira **Gerar 2ª via**) e **Refazer** recria uma cobrança cancelada, com o valor atual das matrículas. Nos meses seguintes, a rotina diária de cobrança emite o boleto único dos grupos ativos junto com as outras cobranças. ## Acompanhar e dar baixa Em **Contas a receber**, quem enxerga a escola inteira vê o cartão **Cobranças unificadas**, com uma linha por boleto e as mensalidades de dentro. Ali ficam **Abrir a cobrança**, **Reenviar 2ª via**, **Dar baixa nas** (número de parcelas), **Reabrir** e **Cancelar a cobrança**. A baixa e o cancelamento valem para todas as parcelas de dentro. Veja [Dar baixa num pagamento recebido](https://docs.aulla.com.br/dar-baixa-pagamento). ## A lista de grupos A coluna **Cobrança** diz se o grupo está de fato unificando: - **Boleto único**: unificado e ativo; - **Cada um no seu**: ativo, mas sem **Um boleto só**. As matrículas continuam sendo cobradas uma a uma; - **Inativo**: cada matrícula volta a ser cobrada no nome do aluno. O ícone de lixeira remove o grupo. As matrículas voltam a ser cobradas uma a uma, cada uma no nome do aluno. ## Bom saber - A cobrança unificada é um item do plano (**Cobrança unificada (várias mensalidades num boleto)**) e depende da cobrança online configurada. Veja [Cobrar online pelo Asaas](https://docs.aulla.com.br/cobranca-online-asaas). - Ver, criar e editar grupos pedem as permissões de grupos de cobrança. As ações do boleto único pedem a permissão de editar grupos. - Em **Próximas cobranças**, a matrícula de um grupo aparece com a etiqueta **Boleto do grupo**. ## Quando algo não sai como esperado - **"Ligue um boleto só e deixe o grupo ativo para poder migrar"**: o grupo está separado ou inativo. Ajuste o cartão **Cobrança** e salve. - **"Já existe um boleto único neste mês"**: use a 2ª via na lista de cobranças, em vez de gerar outro. - **"Nenhum gateway de cobrança unificada está configurado"**: configure o Asaas antes. - **Uma mensalidade já consta paga no gateway**: ela não é migrada para o boleto único. Confira a situação dela antes de juntar. --- # Enviar lembretes de cobrança em massa Os lembretes automáticos de vencimento e de atraso saem sozinhos. Mas às vezes a escola quer insistir: lembrar todos que estão com mais de 15 dias de atraso, ou quem ainda não recebeu nenhum aviso. A tela **Lembretes de cobrança** monta essa lista pelos critérios que você escolher e manda uma mensagem por pessoa, com todas as cobranças dela. ## Passo a passo 1. Abra **Financeiro › Cobrança › Lembretes de cobrança** (ou use o atalho **Lembretes de cobrança** em **Contas a receber**). 2. Na aba **Quem cobrar**, ajuste os **Critérios**. - Em **Sobre a cobrança**: **Tempo de atraso** (por exemplo, **Vencidas há 8 a 15 dias**, **A vencer** ou um intervalo próprio), **Vencimento de** e **Vencimento até**, **Competência**, **Categoria**, **Cobrança a partir de** e **Total da pessoa a partir de**. - Em **Sobre a pessoa e o que ela já recebeu**: **Sem nenhum aviso há (dias)**, **Aviso de atraso automático**, **Lembretes manuais**, **Só onde o último envio falhou**, **Turma**, **Curso**, **Professor**, **Situação da matrícula** e **Renegociação**. 3. Confira o cartão **Quem recebe**. Cada pessoa aparece com o total e as cobranças em aberto, já marcadas. Desmarque o que não quer cobrar agora, ou use **Marcar todas** e **Desmarcar todas**. 4. Clique em **Preparar o envio**, na barra que resume quantas pessoas, cobranças e o valor marcado. 5. No diálogo **Enviar lembrete de cobrança**, em **Por onde enviar**, marque **WhatsApp**, **E-mail** e/ou **Push**. Cada opção mostra quantas pessoas têm aquele contato. 6. Revise o texto em cada aba **Texto de** (canal). Ele parte do modelo da escola e pode ser ajustado só para este envio. Clique numa variável para inseri-la onde está o cursor, e confira a **Prévia**. Se mexeu demais, use **Voltar ao modelo**. 7. Clique em **Enviar para** (número de) **pessoas**. ## Quem recebe a mensagem É uma mensagem por pagador: o responsável do aluno menor, o pagador do grupo de cobrança ou o próprio aluno. Quando quem paga não é o aluno, a linha diz de quem é a cobrança (por exemplo, "aluno Ana Lima"). Embaixo de cada cobrança aparece a régua, com o que ela já ouviu: **Cobrança** (o link enviado na geração), **Vencimento** e **Atraso** (os lembretes automáticos) e **Lembrete manual** (cada envio em massa que a citou). Para não insistir demais, use **Desmarcar quem recebeu lembrete há menos de** (número de) **dias**. Quem está dentro desse intervalo vem desmarcado, com a etiqueta **Recebeu lembrete**, e pode ser marcado de volta. ## Acompanhar os envios 1. Abra a aba **Envios feitos**. Cada envio fica registrado, com os canais, o número de pessoas, quantas receberam, o valor lembrado e a situação. 2. Clique num envio para ver os detalhes: **Pessoas no envio**, **Receberam**, **Ainda na fila** e **Não receberam**, o que foi pedido (data, canais e critérios), **O texto que saiu** e o cartão **Pessoa por pessoa**, com o resultado de cada um em cada canal. ## Bom saber - A tela é só de quem responde pela escola. Não é uma permissão que se repassa a outros papéis. - Ela depende do item **Cobrança online** do plano. Só entram as cobranças em aberto que têm cobrança online gerada, porque a mensagem leva o link de pagamento. - O WhatsApp sai aos poucos, no ritmo configurado em **Configurações › Avisos › Notificações**, e respeita o horário de envio da escola: fora dele, espera a janela abrir. Isso protege o número da escola de bloqueio. - No período de teste, o texto é o do modelo. Depois de assinar, dá para ajustar a cada envio. - Os lembretes automáticos de vencimento e de atraso são outra coisa: são configurados em **Configurações › Avisos › Notificações** e só saem se estiverem ligados na aba Avisos. ## Quando algo não sai como esperado - **"Nenhuma cobrança vencida para lembrar"**: não há cobrança em aberto com link gerado. Confira em **Mensalidades geradas** se o PIX ou boleto já foi emitido. - **"Ninguém cabe nestes critérios"**: afrouxe os filtros ou clique em **Limpar critérios**. - **Algumas pessoas não têm contato**: o diálogo avisa quantas ficam de fora por não ter contato nos canais marcados. O envio registra quem ficou de fora. --- # Renegociar mensalidades em atraso Quando um aluno acumula mensalidades vencidas, a escola pode trocar essa dívida por um acordo: as cobranças vencidas saem do em aberto e dão lugar a parcelas novas, com multa, juros e desconto já calculados pela regra da escola. O acordo é montado em três etapas, e nada é gravado até a última. ## Passo a passo 1. Comece o acordo por um destes caminhos: - **Financeiro › Cobrança › Renegociações** › **Novo acordo**; - no cartão **Alunos com atraso**, da mesma tela, o botão **Renegociar** do aluno; - na ficha do aluno, aba **Financeiro**, o botão **Renegociar atraso**; - em **Contas a receber**, no menu da conta vencida, **Renegociar o atraso**. 2. Etapa **Cobranças**: escolha o **Aluno** e marque as cobranças que entram no acordo. A tabela mostra o **Valor**, a **Multa e juros** e o **Total** de cada uma. Clique em **Calcular a proposta**. 3. Etapa **Proposta**: a conta vem pronta pela regra da escola. Ajuste ou zere o que foi combinado: - **Multa**, **Juros** e **Desconto** (cada campo mostra o valor pela regra); - **Parcelas**: **Parcela única** ou o número de parcelas mensais; - **Primeiro vencimento**: as demais vencem no mesmo dia dos meses seguintes; - **Gerar boleto ou PIX agora**: **Só da primeira parcela**, **De todas as parcelas** ou **Não gerar agora**; - **Avisar o pagador**: manda o resumo do acordo e o link da primeira parcela por WhatsApp e e-mail; - **Observações**: o que foi combinado e não cabe nos números. Fica só para a escola. 4. Clique em **Revisar o acordo**. 5. Etapa **Revisão**: confira o aluno, quem paga, as cobranças que entram, o **Total do acordo** e as parcelas. Esta etapa não tem campo editável: o que vai é o que está escrito. Para mudar algo, use **Voltar à proposta**. 6. Clique em **Fechar o acordo**. ## O que muda depois do acordo - As cobranças originais ficam como **Renegociadas**, e o boleto ou PIX antigo delas é cancelado no gateway. - As parcelas do acordo viram contas a receber comuns. A baixa de cada uma, venha de onde vier, conta para o acordo. - A comissão do professor sobre as cobranças originais não muda. ## A tela do acordo Abra o acordo pela lista **Acordos**. Ali você vê **Total do acordo**, **Recebido**, **A receber** e **Próxima parcela**, e a tabela **Parcelas** com as ações de cada uma: **Gerar cobrança**, **Reenviar link** e **Dar baixa** (com a data de hoje). No alto ficam **Enviar aviso ao pagador**, que manda o resumo e o link da próxima parcela, e **Cancelar o acordo**. Cancelar o acordo só é possível enquanto nenhuma parcela foi paga. As cobranças originais voltam a ficar em aberto, vencidas como estavam, e a comissão do professor continua como está. ## As situações do acordo - **Em andamento**: com parcelas a pagar. - **Quebrados**: há parcela vencida há mais dias que o limite da regra. Nada é desfeito sozinho: cobre a parcela, ou cancele o acordo. - **Quitados**: pagos até o fim. - **Cancelados**. A etiqueta **Confira as originais** aparece quando uma cobrança original foi paga ou alterada fora do acordo. Nesse caso, as parcelas podem estar cobrando a mesma dívida de novo: confira e ajuste. ## A regra da escola No cartão **Regra da escola**, clique em **Ajustar a regra** para definir a **Multa** (**Sem multa**, **Percentual da cobrança** ou **Valor fixo por cobrança**), os **Juros ao mês (%)**, o **Desconto sugerido (%)**, o **Máximo de parcelas**, a **Parcela mínima** e **Acordo quebrado depois de (dias)**. A regra vale para as próximas propostas; os acordos já fechados não mudam. ## Bom saber - A renegociação é um item do plano (**Renegociação de mensalidades em atraso**). Ver, criar e cancelar acordos pedem permissões próprias. - Só entram mensalidades e taxas de matrícula vencidas do aluno, fora de cobrança unificada e de outro acordo. - Sem gateway configurado, as parcelas nascem sem cobrança online e a baixa é manual. --- # Lançar e pagar uma conta a pagar Em **Contas a pagar** ficam as despesas da escola: aluguel, energia, fornecedores, salários e as comissões dos professores. Lançar cada conta com vencimento e categoria deixa o caixa previsível e alimenta o relatório financeiro. ## Lançar uma conta 1. Abra **Financeiro › Pagamentos › Contas a pagar** e clique em **Nova conta a pagar**. 2. Preencha **Descrição**, **Valor** e **Vencimento**. Escolha a **Categoria** e, se houver, a **Subcategoria**. 3. **Competência** é o mês a que a conta se refere. Em branco, vale o do vencimento. 4. Em **Fornecedor / credor**, escolha o fornecedor. Não achou? Clique em **Novo fornecedor** e cadastre sem sair da conta. 5. No cartão **Pagamento**, informe a **Forma de pagamento**, de qual conta da escola o dinheiro **Sai de** e, se for boleto, a **Linha digitável do boleto**. 6. Se a conta precisa passar por alguém antes de ser paga, ligue **Esta conta precisa de aprovação antes de ser paga**. 7. No cartão **Repetição**, escolha: - **É uma conta só**; - **É parcelada**: informe o **Número de parcelas**, se **O valor informado é** **O total da compra** ou **O de cada parcela**, e **Uma parcela a cada** **Mês**, **Semana** ou **Ano**. As parcelas são lançadas na hora; - **Vem todo período** (aluguel, internet, assinatura): escolha **Repete a cada** e **Até quando** (**Sem fim marcado**, **Até uma data** ou **Por um número de vezes**). A próxima é lançada sozinha. 8. Clique em **Lançar conta**. ## Registrar o pagamento 1. Abra a conta na lista. A tela dela tem as abas **Dados**, **Pagamento**, **Série**, **Histórico** e **Anexos**. 2. Clique em **Registrar pagamento**. 3. Preencha **Data do pagamento** e **Valor pago**. Se o valor saiu diferente, explique em **Juros**, **Multa** ou **Desconto**. 4. Escolha a **Forma** e de onde **Saiu de**. Se quiser, anexe o **Comprovante** (PDF ou imagem, até 10 MB) e escreva uma **Observação**. 5. Clique em **Registrar pagamento**. Pagou só uma parte? Registre o valor pago: a conta segue em aberto e passa a mostrar o que **Falta pagar**. Para desfazer, use **Desfazer pagamentos** (ou **Reabrir**, na conta já quitada) no menu da conta. No mesmo menu ficam **Duplicar**, **Cancelar a conta** e **Excluir**. ## A lista - Os números do alto mostram **Vencidas**, **Vence em 7 dias**, **Em aberto neste mês** e **Previsto para 30 dias**. - As situações são **Todas**, **Em aberto** (a visão inicial), **A vencer**, **Vencidas**, **Pagas**, **Canceladas** e **Aguardando aprovação**. O botão **Séries** mostra os parcelados e as contas recorrentes inteiros. - Filtre pela busca (**Descrição ou fornecedor**), pelas categorias, pelo fornecedor e pelo período, que tem atalhos de períodos prontos. - Marque várias contas para **Marcar como pagas**, **Aprovar**, **Trocar categoria** ou **Cancelar** de uma vez. - O menu da barra tem **Exportar**, **Importar planilha**, **Categorias** e **Contas financeiras**. ## Aprovação A conta que precisa de aprovação fica **Aguardando aprovação** e só pode ser paga depois que alguém com essa permissão clicar em **Aprovar** (ou **Rejeitar**). Para exigir aprovação de toda conta nova, veja [Organizar categorias e contas financeiras](https://docs.aulla.com.br/categorias-e-contas-financeiras). ## Bom saber - Contas a pagar e fornecedores são um item do plano (**Contas a pagar e fornecedores**). - Com a forma **PIX** e um gateway que faz transferências, aparece **Pagar automaticamente por PIX pelo** (gateway): no dia do vencimento, o sistema transfere o valor para a chave informada e marca a conta como paga. A opção **Pagar por PIX agora** faz a transferência na hora. Ela sai pelo gateway e não tem desfazer. - A conta de comissão nasce do extrato de um professor. Para mudar o valor, mexa na comissão, não na conta. Veja [Fechar as comissões dos professores](https://docs.aulla.com.br/comissoes-dos-professores). - **Importar planilha** lança várias contas de um CSV. Você confere o que foi lido antes de qualquer conta ser lançada. - O cadastro de fornecedores fica em **Financeiro › Pagamentos › Fornecedores**. - Quem pode dar baixa em contas a pagar pode receber um resumo diário do que venceu e do que vai vencer. O aviso é configurado em **Configurações › Avisos › Notificações**. --- # Organizar categorias e contas financeiras As categorias dizem do que é cada valor (aluguel, marketing, mensalidade), e as contas financeiras dizem por onde o dinheiro passou (a conta do banco, o caixa da recepção). Com as duas bem cadastradas, o relatório mostra para onde foi o dinheiro e a conciliação bancária sabe em que conta importar o extrato. ## Criar uma categoria 1. Abra **Financeiro › Pagamentos › Categorias**. 2. Escolha o lado do caixa no alto: **A pagar** ou **A receber**. 3. Clique em **Nova categoria**. 4. Preencha o **Nome** (por exemplo, "Marketing"). 5. Em **Dentro de**, deixe **— Categoria principal —** ou escolha a categoria mãe para criar uma subcategoria (ela fica do mesmo lado do caixa que a mãe). Numa categoria principal, escolha o **Lado do caixa**: **A pagar**, **A receber** ou **Os dois lados**. 6. Se quiser, escolha uma cor, um **Ícone** e a **Ordem** (o menor aparece antes). 7. Deixe **Ativa** ligada. Inativa, a categoria deixa de ser oferecida ao lançar. 8. Clique em **Salvar**. Na lista, cada categoria tem botões para criar uma subcategoria, editar e excluir. ## Definir um orçamento mensal Só categorias de despesa têm orçamento. 1. Em **A pagar**, clique no botão **Definir orçamento mensal** da categoria (o ícone de gráfico). 2. No diálogo **Orçamento mensal**, informe o **Teto por mês**: quanto a escola aceita comprometer nessa categoria a cada mês. Em branco ou zero, a categoria fica sem orçamento. 3. Clique em **Salvar**. A linha da categoria passa a mostrar quanto já foi comprometido no mês contra o teto. ## As categorias do sistema Algumas categorias são usadas pelo próprio Aulla, como mensalidade e comissão. Elas aparecem com a etiqueta **Sistema** e não mudam de nome nem de lado do caixa, nem podem ser excluídas. Cor, ícone, ordem e **Ativa** continuam sendo da escola. ## Exigir aprovação nas contas a pagar No cartão **Regras de contas a pagar**, ligue **Toda conta a pagar nova aguarda aprovação**. A partir daí, cada conta lançada fica em "aguardando aprovação" e só pode ser paga, pela tela ou pelo PIX automático, depois que alguém com a permissão de aprovar a liberar. O que o sistema gera sozinho, como a comissão, não entra nessa fila. ## Cadastrar uma conta financeira 1. Em **Categorias**, clique em **Contas financeiras**. 2. Clique em **Nova conta**. 3. Preencha o **Nome** (por exemplo, "Itaú — conta corrente") e o **Tipo**: **Conta bancária**, **Caixa (dinheiro)** ou **Cartão**. 4. Numa conta bancária, informe **Banco**, **Código**, **Agência** e **Conta**. 5. Ligue **Conta padrão** se quiser que ela já venha escolhida ao lançar e ao pagar. Só uma pode ser padrão. 6. Deixe **Ativa** ligada e salve. A conta financeira aparece nos campos **Sai de** e **Saiu de** das contas a pagar. Para importar extratos, a escola precisa de uma conta do tipo **Conta bancária**. Veja [Conciliar o extrato do banco](https://docs.aulla.com.br/conciliacao-bancaria). ## Bom saber - Ver e editar categorias e contas financeiras pede as permissões de cada cadastro. - A regra de aprovação vale só para as contas lançadas a partir de agora. - Para lançar e pagar despesas, veja [Lançar e pagar uma conta a pagar](https://docs.aulla.com.br/contas-a-pagar). --- # Conciliar o extrato do banco A conciliação compara o que o banco diz que entrou e saiu com o que está lançado no Aulla. Você importa o extrato, o sistema sugere o par de cada linha, e você confirma. Uma linha de entrada que casa com uma mensalidade em aberto já dá a baixa nela. É o jeito de garantir que o Financeiro bate com a conta da escola. ## Antes de começar O extrato é importado numa conta financeira do tipo **Conta bancária**. Se a escola ainda não tem uma, cadastre-a primeiro. Veja [Organizar categorias e contas financeiras](https://docs.aulla.com.br/categorias-e-contas-financeiras). ## Importar o extrato 1. Abra **Financeiro › Cobrança › Conciliação bancária** e clique em **Importar extrato** (ou em **Importar**, no cartão da conta). 2. Em **Conta do extrato**, escolha a conta. 3. Em **O extrato**, envie o arquivo **OFX** ou **CSV** exportado pelo banco, de até 2 MB. Sem OFX, um CSV com as colunas data, descrição (ou histórico) e valor serve. Para usar o formato certo, clique em **Baixar o modelo de CSV**. 4. Clique em **Ler o extrato**. 5. Confira o que foi lido: **Linhas novas**, **Já importadas antes** (ficam de fora, para não duplicar), **Entradas no extrato**, **Saídas no extrato**, o período e as linhas. Nada foi gravado ainda. 6. Clique em **Importar** (com o número de linhas novas). Se o arquivo não era o certo, use **Enviar outro extrato**. Reimportar o mesmo extrato não duplica: a linha que a conta já tem fica de fora. ## Casar as linhas Ao abrir um extrato importado, você vê à esquerda o resumo (**Linhas resolvidas**, **Entradas**, **Saídas** e o saldo informado pelo banco) e à direita as linhas, separadas em **Por resolver**, **Com sugestão**, **Sem par**, **Conciliadas**, **Ignoradas** e **Todas**. Em cada linha pendente, escolha uma saída: - **Confirmar** a sugestão do sistema. Cada sugestão mostra uma nota de 0 a 100 pontos. Quando o lançamento sugerido ainda está em aberto, o botão vira **Confirmar e dar baixa**: a baixa é dada com a data e a conta do extrato. - **Escolher outro lançamento**, quando a sugestão não é a certa. - **Criar recebível** ou **Criar conta a pagar**, quando o valor ainda não está lançado. A tela de lançamento abre em outra aba, já com a descrição, o valor e a data da linha. Depois, volte e clique em **Procurar de novo**. - **Ignorar**, com o **Motivo** (**Tarifa bancária**, **Transferência entre contas** ou **Outro**) e uma **Observação**, se quiser. Numa saída marcada como tarifa, o botão **Lançar como tarifa paga** cria uma conta a pagar já paga, ligada à linha, para a tarifa entrar nas despesas da escola. **Procurar de novo** roda o casamento automático outra vez nas linhas pendentes. ## Desfazer - Numa linha conciliada, **Desfazer** solta o vínculo, mas a baixa que foi dada continua dada. Para revertê-la, reabra o lançamento na tela dele (veja [Dar baixa num pagamento recebido](https://docs.aulla.com.br/dar-baixa-pagamento)). - Numa linha ignorada, **Voltar para a fila** devolve a linha às pendentes. ## Bom saber - A conciliação bancária é um item do plano (**Conciliação bancária (extrato OFX ou CSV)**). - Ver, importar e conciliar pedem permissões próprias. Confirmar com baixa pede também a permissão de dar baixa. - O sistema também sugere como par as cobranças unificadas e os saques do gateway. - A tela inicial mostra, para cada conta bancária, até que dia vai o último extrato e quantas linhas ainda esperam alguém. --- # Fechar as comissões dos professores Para o professor comissionado, o Aulla calcula a comissão de cada mês, monta um extrato e manda para ele aceitar ou contestar. A escola só passa a dever o que o professor conferiu: a conta a pagar dele nasce no aceite. Esta tela é onde a escola acompanha e fecha esse ciclo. ## Como a comissão é calculada A regra fica em **Configurações › Regras da escola › Matrículas**, aba **Comissão**: - **Base do cálculo**: **Percentual da mensalidade**, **Valor fixo por aula dada** ou **Valor fixo por hora dada**. O percentual acompanha o que a escola recebe; o valor fixo não. - **Percentual padrão (%)**: o último degrau. Vale a matrícula, depois o professor, depois a escola. - **Aula com falta do aluno**: se conta como aula dada. - **Mensalidade paga com atraso**: se entra na competência do mês seguinte ou reabre a do mês da aula. - **Dia em que a competência fecha**, o **Vencimento do que a escola deve** e **Quando a conta a pagar nasce** (**Quando o professor aceita o acerto** ou **No dia de vencimento configurado acima**). - **Gerar acerto mesmo quando o valor é zero**. ## Passo a passo 1. Abra **Financeiro › Comissões › Comissões dos professores**. 2. Escolha a competência no alto. A tela abre no mês anterior, o que fechou. 3. Confira os números: **Total em comissões**, **Já coberto pelos alunos**, **A pagar** e **Estornado**. 4. Na lista **Professores**, cada linha mostra o total e a situação: **Não consolidado**, **Aguardando o professor**, **Aceito**, **Contestado** ou, depois do aceite, a situação da conta a pagar (**A pagar**, **Pago**, **Pagamento vencido**). 5. Clique no professor para abrir as **Parcelas** (aluno, mensalidade, base, percentual, comissão e situação) e o quadro **A pagar**. 6. Quando estiver tudo certo, clique em **Consolidar** (seguido do mês). Cada professor recebe o extrato para aceitar ou contestar. Rodar a consolidação de novo só inclui o que for novo. Extrato já aceito não muda. Além do botão, a consolidação automática roda todo mês no dia configurado, para o mês anterior. ## Quando o professor contesta A tela avisa quantos extratos foram contestados. Abra o professor: o quadro **O professor contestou** mostra o motivo que ele escreveu. 1. Corrija o que for preciso (uma aula sem registro, uma parcela errada). 2. Se quiser, escreva no campo o que foi ajustado ou esclarecido. 3. Clique em **Resolver a contestação**. O extrato volta para o professor revisar e aceitar. A conta a pagar só nasce depois do aceite. ## Outras ações - **Recalcular divisão** refaz a divisão pelas aulas que cada professor deu no mês. - **Página do professor** abre a competência daquele professor, com os últimos seis meses e a lista de parcelas. - **Estornar**, na página do professor e só na parcela pendente, tira aquela parcela do total dele. O diálogo **Estornar a parcela** pede um **Motivo**, e a parcela fica registrada como estornada. - **Vínculos** leva à tela que define quem recebe a comissão de cada matrícula. Veja [Definir quem recebe a comissão de uma matrícula](https://docs.aulla.com.br/vinculos-de-comissao). ## Bom saber - Comissões é um módulo do plano e depende do Financeiro. - Ver a tela pede a permissão de ver comissões. Consolidar, recalcular, resolver contestações, estornar e mudar vínculos pedem a permissão de fechar comissões. - Cancelar uma mensalidade estorna a comissão ligada a ela. Se a comissão já estava consolidada, o estorno vira um acerto no próximo fechamento. - Depois do aceite, a conta da comissão aparece em **Contas a pagar**. O botão **Abrir a conta a pagar** leva até ela. - O lado do professor está em [Conferir e aceitar a sua comissão](https://docs.aulla.com.br/minhas-comissoes). --- # Definir quem recebe a comissão de uma matrícula Por padrão, a comissão de uma matrícula vai para o professor do horário. O vínculo existe para quando não deve ser assim: o professor do horário não é comissionado e a comissão vai para outro, ou a turma trocou de professor no meio do caminho. Na tela de vínculos você vê, matrícula por matrícula, quem recebe e se ela está gerando comissão. ## Passo a passo 1. Abra **Financeiro › Comissões › Vínculos por matrícula** (ou clique em **Vínculos** na tela de comissões). 2. Confira os números do alto: **Matrículas ativas**, **Sem comissão** (o professor que as recebe não é comissionado) e **Com retroativo pendente** (mensalidades já geradas que ficaram sem comissão). 3. Para ver só o que precisa de atenção, ligue **Só as sem comissão**. 4. Na linha da matrícula, veja o **Professor do horário**, quem **Recebe a comissão** e a coluna **Comissão** (**Gera comissão** ou **Sem comissão**). 5. Clique em **Definir**. 6. No diálogo **Quem recebe a comissão**, escolha o professor em **Recebe a comissão**. A opção **O professor do horário** volta ao padrão. 7. Ao escolher um professor, aparece a opção **Gerar a comissão que ficou para trás**, que já vem ligada. Ajuste o recorte em **Da competência** e **Até a competência**, ou desligue a opção se o professor não deve receber nada do passado. 8. Clique em **Salvar o vínculo**. ## O retroativo **Gerar a comissão que ficou para trás** cria a comissão das mensalidades já geradas desta matrícula que ficaram sem ela. O recorte de competência importa: sem ele, o professor novo poderia receber por meses em que quem deu a aula foi outro. Escolha só os meses em que ele de fato deu as aulas. ## Bom saber - Escolher um professor que não é comissionado faz a matrícula deixar de gerar comissão. O diálogo avisa antes de salvar. - Trocar o vínculo redistribui as parcelas de comissão ainda pendentes daquela matrícula. - Ver a tela pede a permissão de ver comissões. O botão **Definir** só aparece para quem pode fechar comissões. - Para consolidar e acompanhar o extrato de cada professor, veja [Fechar as comissões dos professores](https://docs.aulla.com.br/comissoes-dos-professores). --- # Conferir e aceitar a sua comissão Se você é professor comissionado, a tela **Minhas comissões** mostra quanto cada mês rendeu, o que já virou pagamento e o extrato que a escola fechou para você conferir. A escola só passa a dever o que você aceitou: é o seu aceite que libera o pagamento. ## Passo a passo 1. Abra **Meu espaço › Minhas comissões**. 2. No alto, escolha o mês. Os botões mostram os últimos meses, cada um com o valor que rendeu. 3. Confira os números do mês: - **Total da competência**: tudo o que o mês rendeu; - **Aguardando consolidação**: o que ainda entra no fechamento do mês; - **A receber** (ou **Pago**, depois do pagamento), com a data de vencimento ou de pagamento; - **Sua comissão**: o seu percentual ou o seu valor por aula ou por hora. 4. Veja a lista **Comissões de** (mês): cada linha mostra o aluno e a disciplina, a data do pagamento, a base do cálculo, quanto **Você recebe** e a situação (**Pendente**, **Consolidado** ou **Estornado**). 5. Quando a escola fechar o mês, aparece o cartão **Extrato de** (mês), com o valor fechado. - Se está tudo certo, clique em **Aceitar comissão**. - Se algo está errado, clique em **Contestar**, escreva em **O que está errado?** (por exemplo, "faltou a aula de reposição do dia 12") e clique em **Enviar contestação**. Ao aceitar, aparece a mensagem "Comissão aceita. A conta a pagar foi gerada." Ao contestar, a escola recebe o aviso na hora, com o seu motivo. ## Depois de aceitar ou contestar - **Aceito**: o cartão mostra o valor e a data em que você aceitou. O pagamento segue o calendário da escola. - **Contestado**: o cartão mostra a data e o seu motivo, com o aviso de que a escola está revisando. Quando ela resolver, o extrato volta para você revisar e aceitar. ## Registre as aulas antes de aceitar Se ainda há aula sem registro até a véspera do pagamento, os botões de aceitar e contestar dão lugar ao aviso **Registre suas aulas para liberar o aceite**, com o número de aulas pendentes. Clique em **Resolver** para ir às suas pendências. A comissão se divide pelas aulas dadas, e aceitar com aula por registrar seria aceitar um número que ainda vai mudar. ## Bom saber - O tipo da sua comissão (percentual, por aula ou por hora) e o valor são definidos pela escola. Dúvidas sobre o valor, fale com a secretaria ou com o financeiro. - Uma parcela com a situação **Estornado** saiu do seu total, por exemplo porque a mensalidade foi cancelada. O motivo fica registrado pela escola. - A competência escolhida fica no endereço da página. Se quiser conversar com a escola sobre um mês, mande o link daquele mês. ## Quando algo não sai como esperado - **"Sem comissões nesta competência"**: quando seus alunos pagarem as mensalidades do mês, as comissões aparecem ali. - **"Resolva suas pendências de aula antes de aceitar a comissão"**: registre as aulas pendentes e volte ao extrato. - **"Seu extrato foi atualizado com as aulas registradas"**: o valor mudou desde que a escola fechou o mês. Revise o novo valor e aceite novamente. - **"Este extrato já foi resolvido"**: ele já foi aceito ou contestado. Atualize a página para ver a situação. --- # Ler o relatório financeiro do mês O **Relatório financeiro** é o fechamento de um mês: quanto sobrou, de onde veio, para onde foi, como vêm os últimos meses e a lista de lançamentos para conferir linha a linha. É o que a escola usa para a reunião de fim de mês e para mandar ao contador. ## Passo a passo 1. Abra **Financeiro › Relatórios › Relatório financeiro**. Na **Visão geral**, o atalho se chama **Relatório do mês**. 2. Escolha o mês pelas setas **Mês anterior** e **Próximo mês**. Para voltar ao mês corrente, clique em **Este mês**. 3. Leia o resumo: - o **Saldo** do mês, no topo; - **Recebido**, com o que ainda falta receber; - **Pago**, com o que ainda falta pagar; - **Inadimplência**, com o valor em atraso; - **Taxas do gateway**, nos pagamentos do período. 4. Desça pelos quadros: **Últimos seis meses** (o que entrou e saiu de fato em cada mês, pela data do pagamento), **Receitas por categoria**, **Despesas por categoria**, **Situação dos lançamentos**, **Quem mais pagou** e **Para quem mais saiu**. 5. No fim, a lista **Lançamentos do período** mostra cada conta, com descrição, de quem ou para quem, vencimento, data do pagamento, valor e situação. ## Filtrar Clique em **Filtros** e combine: - **De** e **Até** (sem data, vale o mês escolhido no alto); - **Lado do caixa**: **Só a receber** ou **Só a pagar**; - **Situação**: **Pago**, **A vencer**, **Vencido**, **Cancelado** ou **Renegociado**; - **Categoria**, **Aluno** e **Fornecedor**. O botão **Filtros** mostra quantos filtros estão ativos. Trocar de mês mantém os filtros. ## Exportar Use **CSV** para abrir numa planilha ou **PDF** para imprimir e enviar. Os dois saem com os filtros que estão na tela e com os mesmos números do relatório. Exportar pede uma permissão própria; sem ela, os botões não aparecem. ## A auditoria Em **Financeiro › Relatórios › Auditoria** fica o registro de quem fez o quê e quando em todo o módulo financeiro: baixas, reaberturas, cancelamentos, edições. Os registros são somente leitura. 1. Busque por **Descrição, registro ou pessoa**. 2. Filtre por **Área**, pelo período (**De** e **Até**) e pela pessoa. 3. Cada linha mostra **Quando**, **Quem**, **Área** e **O quê**, e abre os detalhes do que mudou. Na lista de contas a receber, o item **Ver histórico** do menu de cada conta abre a auditoria já buscando por ela. ## Bom saber - O relatório e a auditoria pedem permissões próprias. Peça ao responsável pela escola se não aparecerem para você. - As taxas do gateway vêm do Asaas em cada cobrança paga. Os campos de tarifa da configuração de pagamentos são só informativos. - Para o resumo do dia a dia, use a **Visão geral**. Veja [Entender como o dinheiro circula no Aulla](https://docs.aulla.com.br/como-funciona-o-financeiro). --- # Ligar e desligar os avisos automáticos Os avisos automáticos são as mensagens que o Aulla manda sozinho: o lembrete da aula, o link de pagamento, as boas-vindas da matrícula, a agenda do professor e muitas outras. Na aba **Avisos** você decide, para cada um, por quais canais ele sai. Vale revisar logo no começo, para a escola não mandar o que não quer nem deixar de mandar o que precisa. ## Passo a passo 1. Abra **Configurações › Avisos › Notificações**. A tela abre na aba **Avisos**. 2. Os avisos aparecem em grupos: **Aulas**, **Alunos e portal**, **Cobrança**, **Professores** e **Para a equipe da escola**. Os que não cabem nesses grupos, como os de eventos, boletim e retenção, ficam em **Outros**. 3. Cada aviso mostra o nome, uma descrição curta e uma coluna por canal: **E-mail**, **WhatsApp** e **No sistema**. Se o plano da escola tem avisos push, aparece também **Push**. 4. Clique no interruptor do canal para ligar ou desligar. A mudança grava na hora e a tela confirma, por exemplo "Lembrete e confirmação de Aula: WhatsApp ligado." Esta aba não tem botão de salvar. 5. Para ver ou mudar a mensagem de um canal, clique em **Texto**, logo abaixo do interruptor. Quando o canal ainda não tem mensagem, o link se chama **Escrever texto**. Veja [Editar o texto de um aviso](https://docs.aulla.com.br/editar-texto-do-aviso). ## O que cada canal faz - **E-mail**: sai dentro do layout da escola, com logo e rodapé. - **WhatsApp**: sai pelo número da escola conectado na aba **WhatsApp** da mesma tela. - **No sistema**: aparece no sino de avisos de quem usa o Aulla. - **Push**: aparece na tela do celular ou do computador de quem ativou os avisos. Aviso que não faz sentido ali, como o código de login do portal, mostra **Não se aplica**. ## Os avisos com hora ou antecedência Alguns avisos têm um campo próprio, logo abaixo da descrição. Ele grava quando você sai do campo. - **Lembrete e confirmação de Aula**: quantas **horas antes da aula** o aluno recebe o lembrete, de 1 a 168. - **Lembrete da aula (professor)**, **Aula sem chamada (professor)** e **Agenda diária do professor**: os avisos do professor têm minutos e horário próprios. Veja [Configurar a agenda diária e os lembretes do professor](https://docs.aulla.com.br/agenda-diaria-do-professor). - Os lembretes de mensalidade têm os dias ajustados na aba **Canais e horários**, no card **Avisos de cobrança**. Veja [Ajustar os canais e os horários dos avisos](https://docs.aulla.com.br/canais-e-horarios-dos-avisos). ## Quando o aluno é menor de idade Nos avisos que vão para o aluno aparece a linha **Aluno menor:**. Escolha **O aluno e o responsável**, **Só o aluno** ou **Só o responsável**. A escolha grava na hora. Para mudar uma área inteira de uma vez, use o card **Alunos menores de idade: quem recebe**, no alto da aba. Cada área com avisos de aluno (como **Aulas**, **Financeiro**, **Acesso e cadastro** e **Eventos**) tem um seletor que aplica a mesma escolha a todos os avisos de aluno dela. Um aviso específico ainda pode ser trocado na linha dele; quando as escolhas de uma área divergem, o seletor mostra **Varia por aviso**. No mesmo card ficam **Comunicados** e **Pesquisas**, quando fazem parte do plano. Enquanto a escola não escolhe, os avisos do financeiro e os documentos da matrícula vão só para o responsável, e o resto vai para os dois. A escolha vale para WhatsApp e push. O e-mail vai sempre para o e-mail do cadastro do aluno, e o código de acesso ao portal, para quem o pediu. Conta como menor quem tem menos de 18 anos ou, sem data de nascimento, tem responsável no cadastro. Se quem deveria receber não tem celular cadastrado, o aviso vai para o outro, e o histórico de envios registra. ## Bom saber - Canal apagado, que não deixa clicar, está desligado para a escola inteira, no card **Canais da escola** da aba **Canais e horários**. Ali vale para todos os avisos, mesmo os ligados um a um. - Com mais de um número de WhatsApp conectado, cada aviso com WhatsApp ligado ganha a linha **WhatsApp sai por**, e o card **Número de WhatsApp por área** muda todos os avisos de uma área de uma vez. - Desligar um canal não apaga o texto dele: ao religar, a mensagem volta como estava. - No período de teste dá para ligar e desligar os avisos, mas os textos ficam fixos até a escola assinar. - Para saber se um aviso saiu de fato, veja [Conferir o histórico de envios](https://docs.aulla.com.br/historico-de-envios). --- # Editar o texto de um aviso Cada aviso tem um texto por canal: o e-mail, a mensagem de WhatsApp, o aviso do sino e, quando há, o push. O Aulla já vem com textos prontos, e você pode deixá-los com a cara da escola. O editor deixa testar antes de salvar, então dá para ver como a mensagem chega sem mexer no aviso de verdade. ## Passo a passo 1. Abra **Configurações › Avisos › Notificações**, aba **Avisos**, e encontre o aviso. 2. No canal que você quer mudar, clique em **Texto** (ou **Escrever texto**, se o canal ainda não tem mensagem). 3. O editor abre com o nome do aviso e o canal. Os botões no alto trocam de canal sem fechar o editor. 4. Escreva no campo **Texto**. No e-mail há também o **Assunto**, e no push, o **Título**. Os dois são obrigatórios. 5. Para pôr um dado que muda a cada envio, como o nome do aluno ou a data da aula, clique numa das **Variáveis deste aviso**, à direita. Ela entra onde está o cursor, entre chaves duplas, como `{{ aluno_primeiro_nome }}`. 6. Clique em **Salvar texto**. ## Testar antes de salvar No quadro **Testar este texto**, informe o e-mail ou o celular com DDD e clique em **Enviar teste**. O teste vai com dados de exemplo e com o que está no editor, mesmo sem salvar, e chega marcado com [TESTE]. - O teste de WhatsApp sai pelo mesmo número que o aviso de verdade usaria agora. - No período de teste, ou quando o WhatsApp da escola está fora do ar e a mensagem sairia pelo número da Aulla, o teste só vai para o WhatsApp do responsável pela escola. - O teste de push não pede endereço: chega nos seus aparelhos com os avisos ativados. Para ativar, abra o sino, clique em **Ver todas** e use **Ativar avisos neste aparelho**. - O canal **No sistema** não tem teste. ## Como cada canal mostra o texto - **E-mail**: o texto é HTML e vai dentro do layout da escola, com logo e rodapé. - **WhatsApp**: `*negrito*` com asteriscos e `_itálico_` com sublinhados. As quebras de linha saem como estão. - **Push**: um título de até 60 caracteres e uma linha de até 180, sem formatação. O toque no aviso abre o lugar do sistema de que ele fala. - **No sistema**: aparece no sino de avisos de quem recebe. ## Voltar ao texto padrão **Restaurar o padrão** traz o texto original do Aulla para o editor. Ele só passa a valer quando você clica em **Salvar texto**. Se mudar de ideia, **Cancelar** fecha sem gravar nada. O botão não aparece quando aquele canal não tem texto padrão no aviso. ## Bom saber - Trocar de canal pelos botões do alto abre o texto salvo do outro canal. Salve antes o que você mudou no canal atual. - A lista de variáveis traz as que aquele aviso usa, mais as da escola, como `{{ instituicao_nome }}` e as do endereço. O endereço vem de **Configurações › Instituição › Dados da instituição**. - No período de teste os textos são fixos: dá para ler e testar, e personalizar depois de assinar. ## Quando algo não sai como esperado - **"O teste não saiu"**: a mensagem que aparece junto diz o motivo. Os mais comuns são o número informado não estar no WhatsApp ou nenhum número da escola estar conectado. - **"O e-mail precisa de assunto."** ou **"O aviso precisa de um título."**: preencha o campo de cima antes de salvar. - Mudou o texto e o aviso continua saindo com o antigo: confira se você clicou em **Salvar texto** no canal certo. O teste usa o que está no editor; o aviso de verdade, só o que foi salvo. --- # Configurar a agenda diária e os lembretes do professor O professor pode receber três avisos automáticos: um resumo com todas as aulas do dia, um lembrete pouco antes de cada aula e um aviso quando a aula terminou sem chamada. Os três ficam no grupo **Professores** da aba **Avisos** e ajudam o professor a chegar preparado e a registrar a aula a tempo. ## Passo a passo: a agenda diária 1. Abra **Configurações › Avisos › Notificações**, aba **Avisos**, e encontre **Agenda diária do professor**, no grupo **Professores**. 2. Deixe ligado o interruptor **WhatsApp**. A agenda só sai por WhatsApp: com ele desligado, o resumo não vai para ninguém. 3. Em **Sai às**, escolha a hora do envio. O padrão é 07:00. 4. Ao lado, escolha **no próprio dia** (o resumo das aulas de hoje) ou **no dia anterior** (o resumo das aulas de amanhã, na véspera). 5. Os campos gravam quando você sai deles. Não há botão de salvar. O resumo vai para cada professor ativo, com telefone cadastrado, que tem aula não cancelada no dia. Quem não tem aula não recebe nada, e em dia de feriado ou recesso a agenda não sai. ## Quando a agenda sai na véspera Escolhendo **no dia anterior**, a tela lembra: "Sai na véspera, com as aulas do dia seguinte. Confira se o texto usa `{{ saudacao }}` e `{{ quando }}` no lugar de “Bom dia” e “hoje”." O texto padrão já usa as duas variáveis: `{{ saudacao }}` vira "Bom dia", "Boa tarde" ou "Boa noite" conforme a hora do envio, e `{{ quando }}` vira "hoje" ou "amanhã". Se a escola mudou o texto e escreveu "Bom dia" ou "hoje" à mão, ajuste em **Texto**. ## Passo a passo: os lembretes de cada aula Logo abaixo, no mesmo grupo: 1. **Lembrete da aula (professor)**: preencha quantos **minutos antes da aula** o professor recebe o lembrete, com o link para a tela da aula. 2. **Aula sem chamada (professor)**: preencha quantos **minutos depois do fim da aula sem chamada** o professor recebe o aviso para registrar presença e conteúdo. 3. Em cada um, ligue os canais que a escola quer usar, por exemplo **WhatsApp** e **No sistema**. Nos dois campos, a tela indica "0 = não envia". Para ter certeza de que um desses avisos não sai, desligue também os canais dele. ## Mandar a agenda de hoje na hora Se um professor perdeu a mensagem, dá para mandar de novo: 1. Abra **Pedagógico › Professores** e entre no professor. 2. Na aba **Avisos**, encontre **Agenda do dia** e clique em **Enviar**. Confirme. O botão fica apagado quando o professor não tem telefone cadastrado ou não tem aula agendada para hoje, e o motivo aparece embaixo. ## Bom saber - Com a **Janela de silêncio do WhatsApp** ligada, a agenda que cairia dentro dela espera a janela acabar, e a saudação e o "hoje" ou "amanhã" são refeitos para a hora em que ela sai de fato. - O **Lembrete da aula (professor)** que cairia dentro da janela de silêncio, de uma aula que começa antes de a janela acabar, não sai: chegaria tarde demais. - A agenda não sai duas vezes para o mesmo dia de aulas, mesmo que a hora seja trocada depois do envio. - Para conferir se o professor recebeu, veja [Conferir o histórico de envios](https://docs.aulla.com.br/historico-de-envios) e filtre pelo aviso. - Os demais ajustes da aba estão em [Ligar e desligar os avisos automáticos](https://docs.aulla.com.br/avisos-automaticos). --- # Ajustar os canais e os horários dos avisos A aba **Canais e horários** guarda as regras de fundo dos avisos: quais canais a escola usa, quando os lembretes de mensalidade saem, a que horas as rotinas rodam e em que horário o WhatsApp pode tocar no celular das pessoas. São ajustes que valem para todos os avisos de uma vez. ## Passo a passo 1. Abra **Configurações › Avisos › Notificações** e clique na aba **Canais e horários**. 2. Ajuste os cards que precisar (veja abaixo). 3. Clique em **Salvar canais e horários**, no fim da página. Nesta aba nada grava sozinho. ## Canais da escola Os interruptores **E-mail**, **WhatsApp**, **No sistema** e, com avisos push no plano, **Push** valem para a escola inteira. Desligado aqui, o canal não sai em aviso nenhum, nem nos que estão ligados um a um na aba **Avisos**. Com o e-mail ligado aparece **Enviar e-mail pelo servidor da escola (SMTP próprio)**. Desligado, os e-mails saem pelo servidor da Aulla, com o nome da escola. Ligado, a escola informa os dados do próprio servidor de e-mail. Se a escola tem o Portal do Aluno, aparece também **Deixar o aluno escolher os avisos que recebe**. Ligado, o aluno (ou o responsável) desliga no portal os avisos de aula, de evolução e boletim, de eventos e as pesquisas que não quer receber. Cobranças, código de acesso, comprovantes e comunicados saem sempre. Desligado, a aba **Avisos** some do portal e todos voltam a receber tudo. Veja [O que o aluno vê no Portal do Aluno](https://docs.aulla.com.br/o-que-o-aluno-ve-no-portal). ## Avisos de cobrança - **1º aviso — dias antes do vencimento**: vazio, o link de pagamento sai assim que a cobrança é gerada; com 5, sai 5 dias antes do vencimento. - **Lembrete de vencimento — dias antes**: 0 = no próprio dia. - **Lembrete de atraso — dias depois**: 1 = no dia seguinte ao vencimento. Os dois lembretes só saem se o pagamento ainda não foi identificado e se estiverem ligados na aba **Avisos**, no grupo **Cobrança**: "Lembrete de vencimento (mensalidade)" e "Lembrete de atraso (mensalidade)". Em **Contas a pagar — avisar a equipe com quantos dias de antecedência**, você define o resumo diário que vai para quem pode dar baixa em contas a pagar, com o que já venceu e o que vence nesse prazo. O aviso se chama "Contas a pagar vencendo (escola)" e liga na aba **Avisos**. ## Horários Tudo no fuso da escola, definido em **Configurações › Instituição › Sistema**. - **Lembretes de vencimento e de atraso**: a hora em que os lembretes saem, uma vez por dia. - **Cobrança automática (gera o PIX e manda o link)**: a hora da cobrança automática, sempre aos 30 minutos. Ligando a **Janela de silêncio do WhatsApp**, escolha **Das** e **Às**. Nesse intervalo nenhum aviso automático por WhatsApp sai: ele espera a janela acabar. O lembrete de uma aula que começa antes disso sai na noite anterior. Código de acesso, boas-vindas e pedidos de substituição saem normalmente, e o e-mail não é afetado. Se a hora dos lembretes ou da cobrança cair dentro da janela, a dica do campo avisa: o e-mail sai no horário escolhido, e o WhatsApp, quando a janela acaba. Início igual ao fim não silencia nada. ## Ritmo dos envios em massa O último card, **Ritmo dos envios em massa pelo WhatsApp**, controla a velocidade de comunicados, pesquisas, convites de evento, avisos de material e lembretes de cobrança, para o WhatsApp não bloquear o número da escola. Entre uma mensagem e a seguinte, o sistema sorteia uma espera entre o **Intervalo mínimo (segundos)** e o **Intervalo máximo (segundos)**, e a cada tantas mensagens faz uma pausa. O padrão é de 30 a 60 segundos, com 5 minutos de pausa a cada 20 mensagens, e o mínimo permitido é de 10 segundos. Abaixo dos campos, a tela calcula quanto tempo levam 50, 100 e 300 mensagens no ritmo escolhido. ## Bom saber - Aviso que esperou a janela de silêncio aparece como **Adiado** no histórico, com a hora em que vai sair. Veja [Conferir o histórico de envios](https://docs.aulla.com.br/historico-de-envios). - As mensalidades do mês continuam sendo geradas no dia 1, independentemente desses horários. - Os lembretes de cobrança em massa saem só pelo número da própria escola, nunca pelo número da Aulla. - Para ligar e desligar cada aviso, veja [Ligar e desligar os avisos automáticos](https://docs.aulla.com.br/avisos-automaticos). --- # Conferir o histórico de envios Todo aviso automático que a escola manda, ou tenta mandar, entra no histórico de envios: quando foi, para quem, por qual canal e, quando não saiu, por quê. É o lugar para tirar a dúvida "o aluno recebeu?" sem depender da memória de ninguém. ## Passo a passo 1. Abra **Configurações › Avisos › Histórico de envios**. 2. No alto, quatro números resumem o que aparece na lista: **Enviados**, **Falharam**, **Pulados** e **Adiados**. Eles seguem os filtros escolhidos. 3. Para achar uma pessoa, digite o nome, o e-mail ou o celular em **Destinatário ou erro**. O mesmo campo acha um trecho da mensagem de erro. 4. Se precisar, use os filtros ao lado: **Todas as situações**, **Todos os canais** e **Todos os avisos**. A lista de avisos mostra só os que já aparecem no histórico. 5. A lista vem do mais recente para o mais antigo, 30 por página, com as datas no fuso da escola. ## O que cada coluna mostra - **Quando**: dia e hora do envio ou da tentativa. - **Aviso**: o nome do aviso e o canal. No WhatsApp, uma linha a mais diz por onde saiu: "pelo número" seguido do nome do número que levou a mensagem, ou "pelo número da Aulla", quando o WhatsApp da escola estava fora do ar e a reserva cobriu. - **Para**: o nome de quem recebe e o endereço usado (e-mail ou celular). Quando o aviso de um aluno menor foi para outra pessoa por falta de celular, aparece, por exemplo, "O aluno não tem celular cadastrado: foi para o responsável". - **Situação**: o selo e, embaixo, o motivo quando o aviso não saiu. - **Ações**: o botão **Reenviar**, só nas falhas. ## As situações - **Enviado**: saiu pelo canal indicado. - **Falhou**: o envio foi tentado e deu erro. O texto do erro aparece embaixo. - **Pulado**: o aviso não foi enviado de propósito, e o motivo explica: canal desligado, contato sem celular ou sem e-mail, feriado, aviso fora do plano, aviso que deixou de valer antes de sair, entre outros. - **Adiado**: o aviso espera a janela de silêncio do WhatsApp acabar. Embaixo aparece "Sai em" com o dia e a hora. ## Passo a passo: reenviar um aviso que falhou 1. Na linha com **Falhou**, clique em **Reenviar**. 2. Confira na confirmação qual aviso, por qual canal e para quem, e confirme. 3. O resultado entra no topo do histórico como um envio novo. A linha antiga fica como está. Se o reenvio também não sair, a tela avisa o motivo, por exemplo "O reenvio foi pulado:" seguido da explicação. Corrija a causa antes de tentar de novo. ## Bom saber - Só dá para reenviar o que falhou. O que foi pulado tem um motivo que a escola corrige na origem, como ligar o canal ou completar o cadastro. - O filtro de canal traz **E-mail**, **WhatsApp** e **No sistema**. - Comunicados e pesquisas têm o acompanhamento na tela de cada um. - O motivo "Canal desligado para este aviso" se resolve em [Ligar e desligar os avisos automáticos](https://docs.aulla.com.br/avisos-automaticos); "Canal desligado pela escola" e "Fora do horário de envio da escola", em [Ajustar os canais e os horários dos avisos](https://docs.aulla.com.br/canais-e-horarios-dos-avisos). - "Nenhum número de WhatsApp conectado" pede reconectar o WhatsApp em **Configurações › Avisos › Notificações**, aba **WhatsApp**. --- # Preencher os dados da instituição Os dados da instituição dizem quem a escola é, onde fica, como falar com ela e quando abre. Eles aparecem nos e-mails, nos recibos, nos documentos, no site e nos avisos, e o horário de funcionamento limita os horários livres da agenda. Vale preencher tudo logo no começo. ## Passo a passo 1. Abra **Configurações › Instituição › Dados da instituição**. 2. A tela tem quatro abas: **Identidade**, **Endereço**, **Contatos** e **Horários**. 3. Cada aba tem o próprio botão de salvar, e ele grava só o que é daquela aba. Salve cada aba em que você mexeu. ## Identidade - **Logo**: escolha o arquivo e clique em **Enviar logo** (ou **Trocar logo**, se já há um). Vale PNG, JPG, WEBP ou SVG, até 2 MB. O logo grava na hora, sem depender do botão da aba. Ele aparece nos e-mails, recibos, documentos e no site. **Tirar logo** faz e-mails e recibos saírem só com o nome. - **Como a escola aparece**: o **Nome** público no sistema, o **Tipo** (**Instituição de ensino**, **Empresa** ou **Órgão público / ONG**) e **Como a escola se chama no menu** (por exemplo Escola, Sede ou Unidade). - **Cor da marca**: escolha no quadrado de cor ou digite no formato #RRGGBB. Ela vai nos botões dos e-mails e nos recibos em PDF. - **Registro**: **Razão social**, **Nome fantasia**, **CNPJ**, **Data de fundação**, **Inscrição estadual** e **Inscrição municipal**, usados em contratos, recibos e notas. Clique em **Salvar identidade**. ## Endereço Comece pelo **CEP**: o resto vem preenchido. Confira **Logradouro**, **Bairro**, **Cidade** e **UF**, complete **Número** e **Complemento** e, se quiser, uma **Referência** (por exemplo, "ao lado do parque"), que vai junto do endereço onde ele aparece por extenso. Clique em **Salvar endereço**. O endereço também entra nos textos dos avisos, pelas variáveis de endereço, como `{{ endereco_completo }}`. ## Contatos - **Telefones**: **Fixo principal**, **Fixo secundário**, **Celular 1** e **Celular 2**. Nos celulares, marque **Atende no WhatsApp** quando for o caso. - **Site e e-mails**: **Site** (com o endereço completo, começando por https://), **E-mail principal**, **E-mail alternativo**, **E-mail do financeiro** e **E-mail do pedagógico**. Clique em **Salvar contatos**. O **Celular 1** (ou, sem ele, o **Fixo principal**) é o contato que aparece no rodapé das mensagens que saem pelo número da Aulla quando o WhatsApp da escola cai, com "Fale com a escola". A página "Em breve" do site também usa o logo, o telefone, o WhatsApp e o e-mail daqui. ## Horários Em **Horário de funcionamento**, ligue cada dia em que a escola abre e informe a abertura e o fechamento. Marque **Pausa** para informar o intervalo, como o almoço. Dia desligado aparece como **Fechado**. Clique em **Salvar horários**. A agenda só oferece horários livres dentro do expediente e fora da pausa, e isso vale também para o aluno que marca aula pelo Portal do Aluno. A mudança vale na hora. ## Quando algo não sai como esperado - **"o fechamento precisa ser depois da abertura."**: confira os horários do dia indicado. - **"a pausa precisa começar e terminar dentro do expediente."**: a pausa não pode começar antes da abertura nem terminar depois do fechamento. - **"Use o formato #RRGGBB."**: a cor precisa ter # e seis letras ou números, como #3859a5. - **"Use o endereço completo, com https://."**: o site precisa começar com https://. - A tela mostra "Você pode ver os dados da escola, mas não alterá-los." e não tem botões de salvar: seu papel permite ver, mas não editar. Peça a quem administra a escola. --- # Conferir o sistema e ajustar o fuso horário A tela **Sistema** responde a duas perguntas: "está tudo ligado?" e "onde eu mexo nisso?". Nela você ajusta o fuso horário da escola, a única coisa que se grava ali, e confere de uma vez as rotinas automáticas, a situação de cada canal e quanto do plano está em uso, com o atalho para cada tela. ## Passo a passo: ajustar o fuso horário 1. Abra **Configurações › Instituição › Sistema**. 2. No card **Fuso horário**, escolha o **Fuso da escola** na lista. Dá para digitar para procurar. 3. Confira a dica embaixo do campo: "Agora, neste fuso:" mostra a data e a hora no fuso escolhido. 4. Clique em **Salvar fuso**. O fuso vale a partir de agora nas telas e nas rotinas automáticas. Trocar o fuso muda a hora de todas elas: os lembretes, a cobrança automática e a janela de silêncio passam a seguir o relógio novo. Quem pode ver a tela mas não pode mudar o fuso vê "Você pode ver o fuso, mas não mudá-lo." ## O que roda sozinho O card lista as rotinas do sistema, no horário da escola, com o link de onde cada uma se ajusta: - **Aulas das turmas e dos horários fixos**: toda sexta-feira, de madrugada, para as semanas seguintes. - **Lembretes de aula**: a cada minuto, na antecedência escolhida em cada aviso. - **Mensalidades do mês**, **Lembretes de vencimento e de atraso** e **Cobrança automática por PIX**, quando a escola tem o financeiro. - **Silêncio do WhatsApp**: o horário em que nada é enviado, ou "Desligado". - **Alunos em risco de sair**, quando a escola tem a retenção no plano. ## Canais e integrações Cada canal e integração aparece com um selo e uma frase sobre a situação, e **Abrir** leva à tela onde se resolve: - **WhatsApp**: **Conectado**, **Fora do ar**, **Sem número**, **No teste** ou **Desligado**. - **E-mail**: **Servidor da Aulla**, **Servidor da escola** ou **Desligado**. - **Avisos no celular (push)**, **Cobrança online**, **Assinatura digital** e **Site da escola**, quando fazem parte do plano. - **Aulas na TV da recepção**: se o endereço público das aulas está aberto. Um selo amarelo ou vermelho é o sinal de que algo precisa de atenção, por exemplo **Sem número** no WhatsApp ou **Sem chave** na cobrança online. ## Plano e uso O card mostra o nome do plano e cada limite com o uso atual, como **Alunos ativos**, **Usuários da equipe**, **Professores** e **Números de WhatsApp**. A barra muda de cor, em alerta, a partir de 90% do limite. O botão **Plano e assinatura** abre a tela do plano. ## Mais ajustes Atalhos para as outras telas de configuração que você pode abrir: **Revisar configurações essenciais**, **Dados da instituição**, **Regras de aulas**, **Regras de alunos**, **Regras de matrícula**, **Feriados e recessos**, **Avisos**, **Usuários**, **Papéis e permissões** e, conforme o plano, **Integrações de pagamento** e **Assinatura digital**. Para o responsável pela escola aparece também **Exportar dados**. Veja [Exportar os dados da escola](https://docs.aulla.com.br/exportar-dados-da-escola). ## Bom saber - Cada bloco só aparece para quem pode abrir a tela para onde ele aponta, então duas pessoas podem ver a tela com itens diferentes. - Hora errada nos lembretes ou na agenda costuma ser fuso errado. Confira aqui antes de mexer nos horários dos avisos. - Os dados da escola ficam em [Preencher os dados da instituição](https://docs.aulla.com.br/dados-da-instituicao). --- # Achar uma configuração pela busca As regras da escola estão espalhadas por várias telas, e nem sempre o nome do menu lembra o que você procura. A busca do topo da tela acha a configuração pelo assunto, como "multa", "reposição" ou "fuso", e leva direto até ela, já na aba certa e com o trecho marcado. ## Passo a passo 1. Clique no campo de busca no topo da tela, o que começa com "Buscar". Pelo teclado, use **Ctrl K** (no Mac, **⌘K**). No celular, toque em **Buscar** na barra de baixo. 2. Digite o assunto da configuração, por exemplo "multa", "reposição", "feriado", "fuso" ou "logo". 3. Os resultados aparecem em grupos. As configurações ficam no grupo **Configurações**, cada uma com a tela e a aba onde mora, à direita. 4. Clique no resultado, ou use as setas e **Enter**. A tela abre na aba certa, e o navegador desce até o campo e o marca. Se nada aparecer, a busca mostra "Nada encontrado para" com o que você digitou. Tente outra palavra: um sinônimo ou o nome que a coisa tinha na versão anterior do sistema costuma funcionar. ## O que a busca encontra - **Telas**: os itens do menu, pelo nome. - **Configurações**: as regras da escola, como "Prazo para cancelar a aula sem perder", "Fidelidade e multa por quebra", "Silêncio do WhatsApp" ou "Quem recebe os avisos do aluno menor de idade". Também os ajustes da sua conta: "Trocar a senha", "Verificação em duas etapas" e "Meu perfil e minha foto". - **Registros**, conforme o que você pode abrir: alunos, professores e disciplinas pelo nome, e as aulas de um dia quando você digita uma data, como 15/10, hoje ou amanhã. ## Dicas para buscar melhor - Acento, maiúscula e plural não importam: "reposicao", "Reposição" e "reposições" dão no mesmo. - A busca casa pelo começo das palavras. "fus" já acha "fuso", mas um pedaço do meio da palavra não acha. - Palavras como "de", "da", "para", "como" e a própria "configuração" são ignoradas. As outras precisam todas casar com a configuração, então prefira uma ou duas palavras do assunto ("fuso", "multa atraso") a uma frase inteira ("como eu mudo o fuso"). - Cada busca traz no máximo seis configurações. Se a que você procura não apareceu, deixe a busca mais específica. ## Bom saber - A busca só mostra o que você pode abrir. Quem não vê uma tela no menu, por permissão ou por plano, também não acha as configurações dela. - A dica "Para achar uma configuração, digite o assunto dela: multa, reposição ou feriado." aparece no painel da busca para quem pode abrir as telas de configuração. - Para conferir de uma vez as rotinas e os canais da escola, use a tela Sistema. Veja [Conferir o sistema e ajustar o fuso horário](https://docs.aulla.com.br/sistema-e-fuso-horario). --- # Exportar os dados da escola A escola pode baixar, quando quiser, uma cópia dos próprios dados em planilhas: alunos, matrículas, aulas, presenças, financeiro e equipe. Serve para guardar um backup, montar um relatório fora do sistema ou levar os dados com você. A exportação também fica disponível com o teste encerrado ou a assinatura cancelada, que é quando ela mais importa. ## Quem pode exportar Só o responsável pela escola, quem tem o papel de administrador. Para as outras pessoas da equipe, o download é recusado com a mensagem "Só o responsável pela escola exporta os dados.", mesmo que o item apareça no menu. ## Passo a passo 1. Abra **Configurações › Instituição › Exportar dados**. Outro caminho é o atalho **Exportar dados**, no card **Mais ajustes** de **Configurações › Instituição › Sistema**. 2. O download começa direto, sem abrir outra tela. Em escola com muitos dados, pode levar alguns instantes. 3. O arquivo chega como um .zip com o nome da escola e a data do dia, por exemplo "aulla-dados-minha-escola-2026-10-21.zip". 4. Descompacte o arquivo. Dentro há uma planilha .csv para cada assunto. ## O que vem no arquivo - **alunos.csv**: o cadastro dos alunos. - **matriculas.csv**: as matrículas. - **cursos.csv** e **niveis.csv**: as disciplinas e os níveis. - **turmas.csv**: as turmas. - **aulas.csv**: as aulas. - **presencas.csv**: as presenças registradas nas aulas. - **financeiro.csv**: os lançamentos do financeiro. - **equipe.csv**: as pessoas da equipe. Cada planilha leva todas as colunas da tabela, do jeito que estão guardadas no sistema. Senhas, códigos de acesso e chaves secretas nunca saem no arquivo. ## Abrir no Excel As planilhas usam ponto e vírgula para separar as colunas e guardam a acentuação, no formato que o Excel em português abre direto com dois cliques. Em outro programa de planilha, escolha o ponto e vírgula como separador ao importar, se ele não for reconhecido sozinho. ## Bom saber - A exportação é uma foto do momento: o que for cadastrado depois não entra. Para ter os dados atualizados, exporte de novo. - As planilhas trazem os dados como estão no banco, com códigos internos em algumas colunas, como identificadores e situações. Elas servem como cópia completa, não como relatório pronto. - Os documentos gerados, os arquivos enviados e as mensagens dos avisos não entram no .zip. - Na tela que aparece quando o teste termina sem assinatura, ou quando a escola fica sem plano, o responsável pela escola também encontra o botão **Exportar dados**. --- # Ligar o Portal do Aluno e convidar os alunos O Portal do Aluno é a área do aluno e da família: ali eles veem as próximas aulas, os materiais, as mensalidades e pagam pelo PIX, sem precisar ligar para a secretaria. A escola liga o portal uma vez e depois manda o convite com o link para cada aluno. ## Antes de ligar O portal precisa de três coisas: - **Estar no plano da escola.** Sem ele, o card mostra "O Portal do Aluno não faz parte do plano da escola." - **Um endereço próprio da escola.** Sem subdomínio próprio, o card mostra "O Portal do Aluno precisa de um endereço próprio da escola (subdomínio)." - **Um número de WhatsApp da escola conectado.** O aluno entra com um código que chega pelo WhatsApp. Sem número conectado, o card avisa e o interruptor fica travado. Conecte em **Configurações › Avisos › Notificações**, aba **WhatsApp**. No período de teste os avisos saem pelo número da Aulla e a escola ainda não conecta número próprio. ## Passo a passo: ligar o portal 1. Abra **Configurações › Regras da escola › Alunos**. 2. No card **Portal do aluno**, ligue **Ligar o portal do aluno**. 3. Clique em **Salvar**. O portal fica no endereço da escola, em /portal-do-aluno. A sessão de quem entra dura dois meses e se renova a cada acesso. ## Passo a passo: convidar um aluno O convite leva o link do portal e explica como entrar com o CPF. Na primeira matrícula do aluno, logo depois de salvar, a etapa que pergunta se é para avisar o aluno oferece **Boas-vindas da escola** e, junto, **Convite ao Portal do Aluno**. O convite exige as boas-vindas marcadas. Clique em **Enviar**, ou em **Pular** para mandar depois. Para um aluno que já estuda na escola: 1. Abra **Secretaria › Alunos e matrículas › Alunos** e entre na ficha do aluno. 2. Clique em **Avisar**. 3. Em **Avisos para o aluno**, escolha **Convite ao Portal do Aluno (avulso)**, só com o link de acesso, ou **Boas-vindas + Convite ao Portal do Aluno**, que inclui os dados da matrícula. Opção apagada mostra embaixo o motivo, como "Aluno sem telefone/e-mail cadastrado — não temos pra onde enviar." ## O cadastro que o portal usa - O aluno entra com o **CPF** dele ou com o **CPF do responsável**, os dois da ficha do aluno. - O código vai para o **Telefone / WhatsApp** do aluno ou, quando quem entra é o responsável, para o **Telefone do responsável**. - Só entram alunos com cadastro ativo ou pendente. Sem CPF ou sem celular no cadastro, o aluno não consegue entrar. Vale conferir antes de mandar o convite. ## Bom saber - O convite e o código saem pelos avisos "Convite ao Portal do Aluno (standalone)" e "Código de login do Portal do Aluno", no grupo **Alunos e portal** de **Configurações › Avisos › Notificações**. Deixe o WhatsApp do código ligado, ou ninguém recebe o código para entrar. - Do aluno menor, o convite vai para ele, para o responsável ou para os dois, conforme a escolha da escola na linha **Aluno menor:** do aviso. - Desligando o portal, o endereço deixa de abrir para todos. Os dados continuam no sistema. - Para explicar ao aluno como entrar, veja [Entrar no Portal do Aluno](https://docs.aulla.com.br/entrar-no-portal-do-aluno). Para saber o que ele encontra lá, veja [O que o aluno vê no Portal do Aluno](https://docs.aulla.com.br/o-que-o-aluno-ve-no-portal). --- # Entrar no Portal do Aluno O aluno não tem senha no portal. Ele entra com o CPF e um código de 6 dígitos que chega pelo WhatsApp, e o responsável entra do mesmo jeito, com o próprio CPF. Saber como funciona ajuda a secretaria a orientar quem liga dizendo que não consegue entrar. ## Passo a passo: o primeiro acesso 1. O aluno abre o link do convite, ou o endereço da escola em /portal-do-aluno. 2. Em **Seu CPF, ou o do responsável**, digita o CPF. 3. Toca em **Enviar código pelo WhatsApp**. 4. A tela seguinte mostra para qual WhatsApp o código foi, só com os últimos dígitos à mostra. 5. Em **Código recebido**, digita os 6 dígitos e toca em **Entrar no portal**. Depois disso, o aparelho fica conectado por dois meses, e esse prazo se renova a cada acesso. Para sair, use **Sair**, no alto da tela. ## Para qual WhatsApp vai o código - Quem entra com o **CPF** do aluno recebe o código no **Telefone / WhatsApp** do aluno. Se o aluno não tem celular cadastrado, o código vai para o **Telefone do responsável**. - Quem entra com o **CPF do responsável** recebe o código no **Telefone do responsável** (ou, sem ele, no do aluno). Os dois CPFs e os dois telefones ficam na ficha do aluno. Se o número estiver errado ali, o código vai para o número errado. ## Responsável com mais de um aluno Quando o mesmo CPF está em mais de um aluno, por exemplo o responsável de dois irmãos, ele entra uma vez só e vê, no alto da tela, o primeiro nome do aluno ativo. Tocando nele, o menu **Ver como** lista os outros alunos para trocar. ## As regras do código - O código vale por 10 minutos. - Pedir de novo enquanto um código ainda vale não manda outro: a tela avisa "Você já tem um código válido. Use o que enviamos antes." - **Mandar outro código** libera depois de 2 minutos e manda um código novo de verdade. O anterior deixa de valer. - Depois de 5 erros de digitação, o código deixa de valer, e é preciso pedir outro. - **Trocar CPF** volta para a primeira tela. ## Quando algo não sai como esperado - **"Nenhum aluno encontrado com esse CPF. Verifique com a secretaria."**: o CPF não está na ficha de nenhum aluno com cadastro ativo ou pendente, nem como CPF do aluno, nem como CPF do responsável. Confira e corrija o cadastro. - **"Encontramos o aluno, mas não há telefone cadastrado. Procure a secretaria."**: complete o celular do aluno ou o do responsável. - **"CPF inválido. Confira e tente novamente."**: o número digitado não tem 11 dígitos. - **"Aguarde ... segundos antes de solicitar um novo código."**: espere o tempo indicado. - **"Código incorreto. Verifique e tente novamente."** ou **"Nenhum código válido — solicite um novo."**: peça outro código. - **O código não chegou**: confira na ficha se o celular está certo e, em **Configurações › Avisos › Histórico de envios**, procure o aviso "Código de login do Portal do Aluno" para ver se ele saiu ou por que não saiu. O WhatsApp desse aviso precisa estar ligado em **Configurações › Avisos › Notificações**. - **O endereço do portal não abre**: o portal pode estar desligado. Veja [Ligar o Portal do Aluno e convidar os alunos](https://docs.aulla.com.br/ligar-portal-do-aluno). ## Bom saber - O código de acesso sai mesmo dentro da janela de silêncio do WhatsApp, porque é a resposta a um pedido que a pessoa acabou de fazer. - O código vai sempre para quem pediu, independentemente da escolha da escola sobre os avisos do aluno menor. - Com o portal instalado como app no celular, ele abre direto pelo ícone. Veja [O que o aluno vê no Portal do Aluno](https://docs.aulla.com.br/o-que-o-aluno-ve-no-portal). --- # O que o aluno vê no Portal do Aluno O portal mostra ao aluno, ou ao responsável, o que é dele: as aulas, os materiais, as cobranças e, conforme o plano e as regras da escola, saldo, agendamento, evolução, boletins, eventos e indicações. As abas ficam na faixa de cima, com a marca da escola, e só aparecem as que fazem sentido para aquele aluno. ## As abas de sempre - **Início**: os números de **Próximas aulas**, **Materiais** e **A pagar**, a próxima cobrança com o botão **Pagar**, o próximo evento para o qual o aluno foi convidado, as próximas aulas e os materiais recentes. - **Minhas aulas**: as aulas dos próximos 60 dias e do último mês, com professor, sala e a situação (**Agendada**, **Concluída**, **Cancelada**, **A repor** ou **Sem registro**, quando a aula passou sem baixa). - **Materiais**: o que a escola e os professores compartilharam. Com os materiais complementares no plano, eles aparecem em **Complementares**, e os das aulas em **Das aulas**. - **Mensalidades**: as cobranças do aluno, com a situação (**A vencer**, **Vencido**, **Pago**, **Cancelado** ou **Renegociada**). Nas que estão em aberto, **Pagar com PIX** abre o QR e o código copia e cola, e a tela confirma sozinha quando o pagamento cai. Quando o provedor de pagamento da escola aceita cartão e o aluno tem CPF válido, aparece também **Cartão**. ## As abas que dependem da escola - **Agendar**: com **O aluno marca aula pelo portal** ligado em **Configurações › Regras da escola › Aulas** e uma matrícula individual ativa. O aluno com saldo de pacote ou aula a repor escolhe um horário livre do professor. - **Saldo**: para quem tem pacote de aulas ou de horas, ou aula a repor. Mostra o que resta, o que cada aula consumiu e, se a escola definiu um preço em **Horas e aulas extras pelo portal**, deixa comprar extras. A compra vira uma cobrança em **Mensalidades** e entra no saldo depois de paga. - **Evolução**: com o módulo pedagógico no plano. - **Boletins**: na escola que dá nota, com o boletim ligado. Mostra os boletins publicados, com o botão para abrir o PDF. - **Eventos**: quando o aluno tem convite para um evento próximo ou recente. Ele confirma presença ali, com acompanhantes quando o evento permite. - **Indique**: com o programa de indicação ligado. O aluno copia o código ou convida pelo WhatsApp. - **Avisos**: com **Deixar o aluno escolher os avisos que recebe** ligado em **Configurações › Avisos › Notificações**, aba **Canais e horários**. O aluno desliga os avisos que não quer e clica em **Salvar avisos**. Cobranças, código de acesso, comprovantes e comunicados saem sempre. ## Cancelar a própria aula Com **O aluno cancela a própria aula** ligado em **Configurações › Regras da escola › Aulas**, as aulas individuais agendadas ganham o botão **Cancelar aula**. Antes do clique, o portal diz até quando dá para cancelar sem perder a aula. Dentro do prazo, quem tem pacote recebe o saldo de volta e o mensalista fica com a aula a repor. Fora do prazo, a aula é consumida e aparece como **Cancelada fora do prazo**. ## Avisos no celular e app Com os avisos push no plano, o **Início** e a aba **Avisos** mostram o card **Avisos de aula neste celular**, com o botão **Ativar avisos**. No iPhone, o card explica como pôr o portal na Tela de Início antes de ativar. Nos navegadores que permitem, aparece **Instalar app**, para abrir o portal pelo ícone. ## Bom saber - Com o recurso de agenda no plano, **Minhas aulas** oferece **Criar link da agenda**, para as aulas aparecerem no calendário do celular. - O responsável com mais de um aluno troca de aluno no alto da tela, e cada aba passa a mostrar o aluno escolhido. - Cobrança que vai junto com outra, numa cobrança só, mostra o aviso e não tem botão de pagar separado. - Para ligar o portal e mandar o convite, veja [Ligar o Portal do Aluno e convidar os alunos](https://docs.aulla.com.br/ligar-portal-do-aluno). Para o acesso, veja [Entrar no Portal do Aluno](https://docs.aulla.com.br/entrar-no-portal-do-aluno). --- # Enviar um comunicado O comunicado é o aviso que a escola manda de uma vez para a equipe, os professores e os alunos, por e-mail e WhatsApp. Serve para recesso, mudança de horário, recado de evento: tudo o que precisa chegar a muita gente sem copiar e colar no WhatsApp, um por um. ## Passo a passo 1. Abra **Secretaria › Comunicações** e clique em **Nova comunicação**. 2. Preencha o **Título**. Ele é o assunto do e-mail e o título da mensagem. 3. Escolha o **Formato**: - **Texto**: com negrito, listas e links; - **Imagem e texto**: um banner em destaque e um texto curto. A **Imagem em destaque** aceita JPG, PNG ou WebP até 5 MB (1200 × 630 fica bom no e-mail e no WhatsApp); - **Vídeo e texto**: um vídeo e um texto curto. O **Vídeo** aceita MP4, MOV, WebM ou AVI, até 100 MB. 4. Escreva a **Mensagem**. No formato **Texto** ela é obrigatória; com imagem ou vídeo, pode ficar em branco. 5. No card **Quem recebe**, escolha o público (veja abaixo). 6. No card **Envio**, escolha **Como chega** e os **Canais**. 7. Termine com **Enviar agora**, **Agendar envio** ou **Salvar rascunho**. ## Quem recebe Ligue um ou mais grupos: - **Toda a equipe**: quem está ativo e não é professor; - **Todos os professores**: professores ativos; - **Todos os alunos ativos**: alunos com matrícula em andamento; - **Alunos em aula experimental**: quem ainda não fechou matrícula. Para pessoas avulsas, use **Pessoas da equipe específicos** e **Alunos específicos**: busque pelo nome ou e-mail e clique na pessoa. Ela vira uma etiqueta; o X tira da lista. O número no alto do card mostra quantas pessoas vão receber. Quem estiver em mais de um grupo recebe uma vez só, contato repetido também, e quem não tem e-mail nem telefone fica de fora. Do aluno menor de idade, o WhatsApp vai para ele, para o responsável ou para os dois, conforme a escolha da escola. Veja [Quem recebe o aviso de um aluno menor de idade?](https://docs.aulla.com.br/quem-recebe-aviso-aluno-menor). ## Como chega e por onde Em **Como chega**: - **Mensagem completa**: o texto inteiro vai no e-mail e no WhatsApp. A leitura só é contada no e-mail, e por baixo: alguns programas bloqueiam a contagem; - **Link para ler**: vai o título, o começo do texto e um link. A leitura é contada quando a pessoa abre o link, em qualquer canal. Em **Canais**, marque **E-mail**, **WhatsApp** ou os dois. No e-mail, o texto vai dentro do layout da escola; no WhatsApp, a formatação vira texto simples. Com mais de um número de WhatsApp conectado, aparece **Enviar o WhatsApp pelo número**. Em branco, sai pelo número padrão. Envio em massa não troca de número sozinho: se o número escolhido estiver fora do ar, o comunicado não sai por ele. ## Enviar agora, agendar ou guardar - **Enviar agora**: pede confirmação e começa o envio. Depois de enviada, a comunicação não volta atrás; para corrigir, só com errata. - **Agendar envio**: preencha antes **Agendar para**, com data e hora no futuro. O sistema confere os agendados a cada 5 minutos. Ao editar um comunicado agendado, o botão vira **Atualizar agendamento**. - **Salvar rascunho**: guarda sem enviar. O rascunho pode ficar até sem público. **Enviar agora** só aparece para quem tem a permissão de envio. Sem ela, salve o rascunho, e quem pode enviar dispara. ## Bom saber - O vídeo é convertido para MP4 no servidor, e o envio só começa depois disso: o comunicado fica como **Preparando vídeo**. No e-mail o vídeo vai por link; no WhatsApp, o arquivo final pode ter até uns 16 MB. - Em **Validade do link do vídeo**, escolha até quando o vídeo fica guardado. Depois dessa data ele é apagado; em branco, fica 30 dias. - O WhatsApp sai aos poucos, para o número da escola não ser bloqueado. O ritmo é o de **Configurações › Avisos › Notificações**, aba **Canais e horários**. Veja [Conectar o WhatsApp da escola](https://docs.aulla.com.br/conectar-whatsapp). - Para ver o andamento, quem leu e como reenviar, veja [Acompanhar, reenviar e corrigir um comunicado](https://docs.aulla.com.br/acompanhar-comunicado). ## Quando algo não sai como esperado - **"Escolha quem vai receber: um grupo ou pelo menos uma pessoa."**: ligue um grupo ou escolha alguém em **Quem recebe**. - **"A data do agendamento precisa estar no futuro."**: ajuste **Agendar para**. - **O comunicado ficou como rascunho com um aviso sobre o WhatsApp**: o número estava desconectado ou a escola está no período de teste. Veja [Por que o comunicado saiu só por e-mail?](https://docs.aulla.com.br/comunicado-saiu-so-por-email). --- # Acompanhar, reenviar e corrigir um comunicado Depois que o comunicado sai, a tela dele mostra para quem foi, o que chegou em cada canal e quem leu. É dali também que se reenvia para quem não recebeu, se inclui gente nova e se corrige o que saiu errado. ## Passo a passo 1. Abra **Secretaria › Comunicações**. No alto aparecem **Enviadas**, **Agendadas**, **Rascunhos** e **Enviando agora**. 2. Filtre por **Todas**, **Rascunhos**, **Agendadas**, **Enviando** ou **Enviadas**, ou busque pelo título ou autor. 3. Clique no comunicado para abrir a tela dele. ## Enquanto sai: o card "Enviando" Durante o envio, o card **Enviando** mostra a barra de progresso, quantos envios estão na fila e, para o WhatsApp e o e-mail, quantos foram enviados, quantos falharam e quantos faltam. A tela se atualiza sozinha. O WhatsApp sai aos poucos, no ritmo da escola, e o card diz qual é. Para parar, use **Interromper**: os envios que faltam são cancelados, e quem já recebeu continua registrado. ## Os números e a lista de pessoas - **Destinatários**: quantas pessoas estão na lista. - **Leram**: a porcentagem de leitura entre quem dá para medir. Na **Mensagem completa** pelo WhatsApp não vai link, então essas pessoas não entram na conta. - **E-mails entregues** e **WhatsApps entregues**: quantos saíram do total, e quantos falharam. O card **Destinatários** lista cada pessoa, com os filtros **Todos**, **Leram**, **Não leram** e **Com falha**. Em cada canal aparece a data e a hora do envio, o erro (em vermelho) ou **Na fila**. Em **Leitura**, aparece quantas vezes a pessoa abriu, **Não abriu** ou **Não se aplica** (recebeu a mensagem completa pelo WhatsApp, sem link). O botão da coluna **Link** abre o comunicado como a pessoa vê, sem contar como leitura. O card **Onde leram** mostra se as leituras vieram de computador, celular ou tablet. ## O link geral O card **Link geral** traz um endereço único do comunicado, com **Copiar** e **Abrir**, para colar num grupo ou mural. Quem abre por ele não entra na contagem de leitura: para saber quem leu, valem os links de cada pessoa. Antes do envio, ele só abre para quem está logado na escola. ## Reenviar No comunicado enviado, **Reenviar** abre as opções, cada uma com quantas pessoas atinge: - **Só o que não chegou**: em cada canal, só para quem ainda não recebeu; - **Todos de novo**: a lista inteira, inclusive quem já recebeu; - **Só o e-mail** ou **Só o WhatsApp**: para todos daquele canal. O reenvio não põe ninguém novo na lista. Para isso existe **Incluir pessoas**: escolha grupos ou pessoas e clique em **Enviar para os novos**. Quem já recebeu fica de fora sozinho. ## Corrigir com errata Comunicado enviado não se edita. Para corrigir, clique em **Corrigir com errata**: abre o formulário com o texto da original e o título começando por "Errata — ". A errata herda a imagem da original; o vídeo, não. Depois que a errata sai, quem abrir o link antigo passa a ver a versão corrigida, com um aviso de que ela foi corrigida. Na tela da original aparece o card **Correções desta comunicação**. ## Excluir O ícone da lixeira exclui, com uma pergunta que muda conforme a situação: - rascunho: não tem volta; - agendado: o envio é cancelado; - enviado: o que já chegou por e-mail e WhatsApp fica com as pessoas, mas os links deixam de abrir, e quem recebeu **Link para ler** perde o texto. Enquanto o comunicado está saindo, ele não pode ser excluído: interrompa o envio antes. ## Bom saber - Reenviar, incluir pessoas e interromper dependem da permissão de envio; a errata, da permissão de criar comunicados. - Para montar um comunicado novo, veja [Enviar um comunicado](https://docs.aulla.com.br/enviar-comunicado). --- # Criar um modelo de documento O modelo é o texto-base do contrato, do regulamento ou da ficha. Na hora de emitir, o Aulla troca as variáveis pelos dados do aluno, do responsável e da matrícula, e o documento sai pronto, em PDF. Marcado como obrigatório, ele sai sozinho em toda matrícula nova. ## Passo a passo 1. Abra **Secretaria › Documentos › Modelos** e clique em **Novo modelo**. 2. Preencha o **Nome do modelo** e escolha a **Categoria**: **Contrato**, **Regulamento**, **Termo**, **Ficha** ou **Outro**. 3. Deixe **Modelo ativo** ligado. Modelo inativo não sai em matrícula nova. 4. Se quiser, escreva a **Descrição (só para a equipe)**, dizendo quando usar o modelo. 5. Abra **Página: fonte, margens, espaçamento, cabeçalho e rodapé** e ajuste a **Fonte**, o **Cabeçalho**, o **Rodapé**, as margens (em cm), as **Entrelinhas**, o espaço **Entre parágrafos**, o espaço **Entre letras** e o **Recuo da 1ª linha**. 6. Escreva em **Texto do modelo** (veja abaixo). 7. Confira a **Prévia com dados de exemplo**, alternando entre **Aluno menor** e **Aluno maior**. 8. Clique em **Criar modelo** (ou **Salvar modelo**, na edição). ## O editor do texto Além da formatação comum (negrito, títulos, listas, alinhamento, tabela), o editor tem: - **Variável**: abre a lista dos dados que o documento puxa, em grupos: **Aluno**, **Responsável**, **Assinante (condicional)**, **Matrícula**, **Instituição** e **Data**. Dá para buscar pelo nome. O grupo **Assinante (condicional)** traz o nome e o CPF de quem assina: o próprio aluno ou, se ele é menor, o responsável. - **Qualificação**: insere o bloco que apresenta as partes do contrato. **Instituição** traz a escola contratada; **Aluno maior de idade** entra quando o aluno tem 18 anos ou mais; **Aluno menor e responsável** entra sozinho quando o aluno é menor. O bloco que não vale para o aluno some na emissão. - **1 assinatura** e **2 assinaturas**: o bloco de assinatura. O duplo tem a linha do aluno e a da escola. É nesse bloco que entra a assinatura digital, se a escola usa. A prévia é uma folha contínua: a quebra de página só aparece no PDF. ## Conferir o resultado Depois de criar o modelo, a barra do topo ganha **PDF (maior)** e **PDF (menor)**, que baixam o PDF com dados de exemplo, e **DOCX**, para editar no Word. O DOCX sai sem cabeçalho, rodapé e margens do modelo. ## Fazer o modelo sair sozinho - Para toda matrícula nova: em **Configurações › Regras da escola › Matrículas**, aba **Documentos**, clique no modelo no card **Documentos obrigatórios** (ele ganha o selo **Obrigatório**) e clique em **Salvar configurações**. - Só para uma disciplina: em **Pedagógico › Estrutura › Disciplinas**, edite a disciplina e marque o modelo no card **Documentos desta disciplina**. Ele sai na matrícula junto com os obrigatórios da escola. Na lista de modelos, a coluna **Onde entra** mostra isso: toda matrícula nova, quantas disciplinas, ou **Só quando emitido à mão**. ## Cabeçalhos e rodapés O cabeçalho e o rodapé são blocos reaproveitados por vários modelos (o logo no topo, a paginação embaixo). Crie em **Secretaria › Documentos › Cabeçalhos** ou **Rodapés**: 1. Preencha o **Nome** e a **Altura (cm)**. O cabeçalho ocupa a margem de cima dos modelos que o usam; o rodapé, a de baixo. 2. Ajuste a **Margem da esquerda (cm)** e a **Margem da direita (cm)**. 3. Comece por um dos **Modelos prontos** ou escreva o conteúdo. O editor tem **Nº pág.** e **Total** para a paginação. 4. Salve. Bloco inativo não aparece para escolher em modelos novos. ## Bom saber - Excluir um modelo pergunta onde ele é usado: ele deixa de sair nessas matrículas e disciplinas, e os documentos já emitidos com ele continuam nas matrículas. - Mudar um modelo vale para os documentos emitidos dali em diante; o que já saiu não muda. - Para emitir, enviar e encontrar os documentos, veja [Emitir e enviar os documentos da matrícula](https://docs.aulla.com.br/documentos-da-matricula). --- # Emitir e enviar os documentos da matrícula Cada matrícula guarda os documentos dela: o contrato, o regulamento, a declaração que a família pediu no balcão. Os modelos obrigatórios saem sozinhos quando a matrícula é criada; o resto a secretaria emite quando precisa. Tudo o que o sistema gerou também fica reunido no **Acervo**. ## Onde os documentos aparecem - Na tela da matrícula (**Secretaria › Alunos e matrículas › Matrículas**, abra a matrícula), no card **Documentos da matrícula**. - Na ficha do aluno, na aba **Documentos**, com os documentos de todas as matrículas dele. - Em **Secretaria › Documentos › Acervo**, junto com boletins, recibos e anexos. ## Emitir um documento avulso Pela matrícula: 1. No card **Documentos da matrícula**, vá até **Emitir documento adicional**. 2. Clique no modelo. O documento é emitido com os dados daquela matrícula. Pela ficha do aluno: 1. Abra a aba **Documentos**. 2. No card **Emitir documento**, escolha **De qual matrícula**, se o aluno tem mais de uma. 3. Clique no modelo. Se o mesmo modelo já foi emitido, sai uma via nova, e a anterior continua na lista. O selo **PDF pendente** quer dizer que o documento já vale e o arquivo ainda vai ser gerado: ele sai quando alguém abre ou envia. ## Mandar ao aluno 1. Na linha do documento, clique em **Enviar**. 2. Em **Enviar documentos ao aluno**, marque os documentos (dá para mandar vários de uma vez) e os canais. 3. Clique em **Enviar documento** (ou **Enviar N documentos**). O PDF vai anexado. **Abrir** mostra o PDF, e a lixeira remove o documento da matrícula. Cada ação depende da permissão correspondente: emitir, baixar ou remover documentos. ## O Acervo O **Acervo** reúne tudo o que o sistema gerou para a escola, em pastas, como num explorador de arquivos: - **Recentes**: os arquivos dos últimos 30 dias; - **Alunos**: uma pasta por aluno, com as letras do alfabeto para pular. Dentro, uma pasta por matrícula e a pasta **Financeiro**, com recibos e anexos; - **Documentos da matrícula**, **Boletins**, **Recibos** e **Anexos do financeiro**, por tipo e data. Cada pessoa só vê as pastas do que alcança: recibos pedem acesso ao contas a receber, anexos pedem acesso ao contas a pagar, e assim por diante. A busca no alto procura por **Aluno, CPF ou documento** em todas as pastas. Num resultado, o ícone da pasta leva até onde o arquivo mora. ## Baixar e agir em vários de uma vez - **Baixar pasta** monta um ZIP com tudo o que está na pasta aberta. - Marque arquivos (ou todos, pela caixa do alto) e use **Baixar em ZIP**, **Enviar ao aluno**, **Para assinar** ou a lixeira. O ZIP é montado em segundo plano e aparece no card **ZIPs para baixar**, com o botão **Baixar**. Cada ZIP fica ali por 24 horas, e só quem pediu o vê. Ao remover vários de uma vez, documento assinado, boletim e recibo não saem; o resto não volta. ## Bom saber - Os modelos, os cabeçalhos e os rodapés ficam em **Secretaria › Documentos**. Veja [Criar um modelo de documento](https://docs.aulla.com.br/modelos-de-documento). - Para a família assinar pelo celular, veja [Mandar um documento para assinatura digital](https://docs.aulla.com.br/assinatura-digital-de-documentos). --- # Mandar um documento para assinatura digital Com a assinatura digital, a família assina o contrato e os documentos da matrícula pelo celular, com validade jurídica, e a via assinada volta sozinha para a matrícula. A assinatura é feita pela SignXP. Quando o documento foi assinado no papel, dá para registrar isso também, com a via escaneada. A assinatura digital é um módulo do plano e precisa ser ativada antes do primeiro envio. Veja [Ativar a assinatura digital](https://docs.aulla.com.br/ativar-assinatura-digital). ## Passo a passo 1. Abra a matrícula, no card **Documentos da matrícula**, ou a aba **Documentos** da ficha do aluno. 2. Na linha do documento, clique em **Para assinar**. 3. No diálogo **Mandar para assinatura digital**, confira **Quem assina**: o próprio aluno ou, se ele é menor, o responsável. 4. Marque os documentos que vão juntos. Documento sem bloco de assinatura mostra o aviso de que a assinatura vai numa página no fim. 5. Com mais de um documento marcado, escolha **Como mandar**: **Juntos, num PDF só** (um link e uma assinatura, conta como um envio) ou **Um por documento** (um link para cada, conta um envio por documento). 6. Em **Ao assinar, a pessoa apresenta**, marque o que pedir: **A localização**, **Foto do documento** e **Selfie**. A assinatura desenhada e o aceite valem sempre. 7. Em **O link vai por**, marque **WhatsApp**, **E-mail da escola** e/ou **E-mail da SignXP**. 8. Clique em **Mandar para assinar**. ## Os canais do link - **WhatsApp**: a mensagem leva o link. - **E-mail da escola**: sai do e-mail da escola. - **E-mail da SignXP**: a SignXP manda o convite e lembra. Um canal aparece apagado quando não pode ser usado, e diz por quê: quem assina não tem telefone ou e-mail no cadastro, o canal está desligado para a escola, ou o aviso **Documento para assinar** está desligado naquele canal em **Configurações › Avisos › Notificações**. Com os dois e-mails marcados, vale só o da SignXP, para a pessoa não receber dois convites. ## A assinatura da escola Nos documentos com o bloco de **2 assinaturas**, a escola assina sozinha logo depois da família, desde que o representante tenha feito a assinatura prévia em **Configurações › Integrações › Assinatura digital**. Sem ela, o diálogo avisa que a escola não assina pela SignXP, e a linha da escola fica em branco. ## Acompanhar o envio Enquanto o documento está em assinatura, a linha dele mostra a situação: **Enviando**, **Preparando**, **Aguardando assinatura** ou **Em conferência**. Clique nela para ver quem assina, quando foi enviado e se o link já foi entregue, e para: - **Reenviar o link**, enquanto aguarda a assinatura; - **Cancelar o envio**: o link que já saiu deixa de abrir. **Em conferência** quer dizer que todos assinaram, mas uma foto ficou para conferência humana na SignXP: o documento só vale depois dela. Quando todos assinam, a linha mostra **Assinado digitalmente** com a data, e a via assinada vai em PDF para quem assinou. Se a pessoa recusou ou o envio falhou, aparece um selo vermelho (o motivo surge ao passar o mouse), e o botão **Para assinar** volta para um novo envio. ## Registrar que foi assinado no papel 1. Na linha do documento, clique em **À mão**. 2. Informe a data em **Assinado em**. 3. Se quiser, anexe a **Via escaneada (opcional)**: PDF ou foto, até 10 MB. 4. Clique em **Marcar como assinado**. Fica registrado quem marcou e quando, e o botão **Via escaneada** passa a abrir o arquivo. ## Bom saber - No **Acervo**, dá para marcar vários documentos de uma mesma matrícula e usar **Para assinar** de uma vez. Veja [Emitir e enviar os documentos da matrícula](https://docs.aulla.com.br/documentos-da-matricula). - O diálogo mostra quantos envios ainda restam no plano este mês, quando o plano tem limite. - No ambiente de teste da SignXP, o documento sai com marca d'água e não vale como assinado. - Mandar para assinar e marcar à mão são permissões separadas. --- # Criar um evento ou recital O módulo de eventos tira o recital do grupo de WhatsApp: a escola monta o programa, publica uma página com data e local, manda um convite com link próprio para cada aluno e acompanha quem confirmou. O evento nasce como rascunho e ninguém é avisado até você publicar e enviar os convites. ## Passo a passo 1. Abra **Secretaria › Eventos** e clique em **Novo evento**. 2. Preencha o **Nome do evento** e escolha o **Tipo**: **Recital**, **Apresentação**, **Workshop**, **Reunião** ou **Outro**. 3. Em **Descrição**, escreva o que a família precisa saber (traje, hora de chegada, o que levar). Ela aparece na página do convite. 4. No card **Quando e onde**, informe o **Início** e, se quiser, o **Término** (em branco, a agenda marca duas horas). Escolha a **Sala da escola** ou, fora da escola, preencha **Local** e **Endereço**. 5. No card **Quem é convidado**, escolha os alunos: **Todos os alunos ativos**, **Alunos em aula experimental** e/ou **Alunos específicos**. Quem estiver no programa é convidado mesmo fora desta lista. 6. Se quiser, envie a **Capa** (JPG, PNG ou WebP; uma imagem na horizontal fica melhor). 7. Em **Lugares e acompanhantes**, defina a **Lotação** (em branco, sem limite), ligue **Aceita acompanhantes** e diga quantos em **Acompanhantes por convite**. 8. Em **Ingresso**, deixe em branco para evento gratuito, ou informe o **Preço por convidado** e o **Preço por acompanhante**. 9. Em **Respostas**, defina **Responder até**, se houver prazo. 10. Clique em **Criar evento**. ## Montar o programa Na tela do evento, aba **Programa**, clique em **Nova apresentação** e preencha **O que será apresentado**, o **Professor**, a **Duração (min)**, **Quem se apresenta** (um aluno, um duo ou um conjunto) e as **Observações**. As setas sobem e descem cada apresentação; o card mostra quantas são e o tempo total. Quem está no programa entra na lista de convidados, e o professor vê as apresentações dele em **Meu espaço › Meus eventos**, com a resposta de cada aluno seu. ## Publicar e divulgar 1. Clique em **Publicar**. A página do evento abre e os convites passam a poder ser enviados. Publicar não avisa ninguém. 2. Na aba **Divulgação**, copie o **Link do evento** (a página tem data, local, programa e o botão de adicionar ao calendário) e o **Texto para o WhatsApp**, pronto para o grupo da turma, o status ou uma lista de transmissão. 3. Para avisar os convidados, use **Enviar convites**. Veja [Convidar, acompanhar as respostas e marcar a entrada](https://docs.aulla.com.br/convidados-do-evento). ## Lotação, acompanhantes e ingresso - Cada confirmado e cada acompanhante ocupa um lugar. Lotou, o convite não confirma mais, e a página avisa que os lugares acabaram. - O acompanhante paga o mesmo que o convidado quando o preço dele fica em branco; com 0,00, entra de graça. - Com o financeiro e a cobrança online no plano, a família recebe a cobrança (PIX ou boleto) ao confirmar, e o ingresso entra em **Contas a receber**. Sem a cobrança online, o ingresso é lançado em **Contas a receber** e a baixa é manual. Sem o financeiro, a página mostra o valor e avisa que o pagamento é combinado com a escola. ## Mudar ou cancelar - Evento publicado pode ser editado. Ao salvar, **Avisar os convidados** manda o aviso a quem foi convidado e não recusou, se a data ou o local mudou. - **Cancelar evento** pede o motivo, que vai no aviso aos convidados. Os convites que ainda estão na fila não saem e os ingressos em aberto são cancelados; ingresso já pago não é devolvido pelo sistema. - **Excluir** existe só para o rascunho: o programa e a lista de convidados somem junto. ## Bom saber - A lista de eventos separa **Próximos**, **Rascunhos**, **Realizados** e **Cancelados**. - Evento cancelado não se edita. - Depois de **Responder até**, a família não confirma nem muda a resposta pelo link. Em branco, ela responde até o evento começar. --- # Convidar, acompanhar as respostas e marcar a entrada Cada aluno convidado recebe o próprio convite, com um link para confirmar presença e dizer quantas pessoas vão junto. Na tela do evento, a escola vê quem confirmou, quem ainda não respondeu e, no dia, quem já entrou. ## Passo a passo: enviar os convites 1. Com o evento publicado, abra a tela dele em **Secretaria › Eventos**. 2. Clique em **Enviar convites** e confirme. Cada aluno do público recebe o convite com o próprio link, por WhatsApp e e-mail, nos canais ligados no aviso **Convite para evento** (em **Configurações › Avisos › Notificações**). 3. Acompanhe na aba **Convidados**. Quem já foi convidado não recebe de novo. Por isso, se você incluir alunos no público ou no programa depois, basta clicar em **Enviar convites** outra vez: só os novos recebem. Irmãos que dividem o telefone do responsável recebem cada um o seu convite. ## O que a família vê O link abre a página do evento, com data, local e programa. A família confirma ou avisa que não vai, informa **Quantas pessoas vão com** o aluno (quando o evento aceita acompanhantes) e pode deixar um **Recado para a escola (opcional)**. Se houver ingresso com cobrança online, aparece **Pagar ingresso**. ## Os números do evento - **Convidados**: quantos convites, com o aviso dos que estão na fila ou não chegaram. - **Lugares confirmados**: confirmados mais acompanhantes, e a lotação, se houver. - **Sem resposta**: quem ainda não respondeu, e quantos não vão. - **Entraram**: quantas pessoas já passaram pela porta. ## A lista de convidados A aba **Convidados** tem os filtros **Todos**, **Confirmados**, **Sem resposta**, **Não vão**, **Entraram** e, quando há, **Convite não chegou**, além da busca pelo nome do aluno. Na coluna **Convite** aparece se a família abriu o convite, se ele está na fila de envio, se não chegou ou se o aluno está sem celular nem e-mail no cadastro. Nas ações de cada linha: - **Registrar a resposta pela família**: para quem avisou por telefone ou no balcão. Informe os **Acompanhantes** e uma **Observação** e clique em **Confirmar presença** ou **Não vai**. Vale mesmo depois do prazo de resposta. - **Reenviar o convite**: manda o convite de novo para aquele aluno. ## Lembrar quem não respondeu - **Lembrar quem não respondeu** manda o lembrete só para quem ainda não respondeu; quem já respondeu não recebe nada. - Além disso, o sistema lembra sozinho os convidados dos eventos dos próximos dias (quem confirmou e quem não respondeu), uma vez por evento, na hora dos lembretes da escola. A antecedência vem do aviso **Lembrete de evento**, em **Configurações › Avisos › Notificações**. ## Na porta: marcar a entrada No dia, abra a aba **Convidados**, filtre por **Confirmados** e, para cada família que chega, clique em **Marcar entrada**. O botão passa a mostrar **Entrou** com a hora. A aba guarda o filtro e a busca no endereço da página: quem atualiza a tela continua no mesmo recorte. ## Os ingressos Em evento pago, a aba **Ingressos** mostra o preço, o total **Em aberto** e o **Recebido**, e cada ingresso com vencimento, situação e valor. A coluna **Ingresso** da lista de convidados mostra a situação de cada um. ## Quando algo não sai como esperado - **"Publique o evento antes de enviar os convites."**: clique em **Publicar** primeiro. - **"Não há convite novo para enviar"**: todo o público já foi convidado. Para insistir, use **Lembrar quem não respondeu**. - **"O prazo de resposta já passou"** (ao lembrar): ajuste **Responder até** na edição do evento. - **O aviso "Convite para evento" (ou "Lembrete de evento") está desligado**: ligue o WhatsApp ou o e-mail dele em **Configurações › Avisos › Notificações**. ## Bom saber - Marcar a entrada e registrar respostas dependem das permissões do seu papel. - O professor acompanha, em **Meu espaço › Meus eventos**, os eventos em que tem apresentação e a resposta de cada aluno dele, só para leitura. - Se um convite não chegou, veja [Por que o convite do evento não chegou?](https://docs.aulla.com.br/convite-do-evento-nao-chegou). - Para criar o evento e o programa, veja [Criar um evento ou recital](https://docs.aulla.com.br/criar-evento). --- # Criar uma pesquisa A pesquisa pergunta aos alunos, responsáveis, professores ou equipe o que eles acham da escola. Cada pessoa recebe um convite com o próprio link, por e-mail ou WhatsApp, e a escola acompanha as respostas e a nota NPS numa tela só. ## Passo a passo 1. Abra **Secretaria › Pesquisas** e clique em **Nova pesquisa**. 2. Preencha o **Título**. Ele aparece no topo do formulário e como assunto do e-mail. 3. Se quiser, escreva o **Texto de abertura** (por que a escola está perguntando e quanto tempo leva) e a **Mensagem de agradecimento**, mostrada depois que a pessoa envia. Em branco, vai um agradecimento padrão. 4. Monte as perguntas (veja abaixo). 5. No card **Quem recebe**, escolha os grupos e as pessoas, como num comunicado. 6. Ajuste **Privacidade**, **Canais** e **Prazos**. 7. Termine com **Enviar agora**, **Agendar envio** ou **Salvar rascunho**. ## As perguntas Em **Adicionar pergunta**, clique no tipo: - **NPS (0 a 10)**: o quanto a pessoa recomendaria a escola. O resultado mostra promotores, neutros, detratores e a nota NPS; - **Nota de 1 a 5**: avaliação em estrelas, com a média; - **Escolha única** e **Múltipla escolha**: com as **Opções de resposta** (use **Adicionar opção**); - **Descritiva**: resposta em texto livre; - **Sim ou não**. Em cada pergunta, preencha o **Enunciado** e, se quiser, o **Texto de ajuda**, e decida se ela é **Obrigatória**. As setas mudam a ordem; também dá para duplicar e remover. O botão **Modelo NPS padrão** troca tudo pelas duas perguntas clássicas: a nota de recomendação de 0 a 10 e "O que motivou sua nota?". **Pré-visualizar** mostra o formulário como quem recebe vai ver. ## Quem recebe O card **Quem recebe** é o mesmo dos comunicados: **Toda a equipe**, **Todos os professores**, **Todos os alunos ativos**, **Alunos em aula experimental** e pessoas escolhidas pelo nome. Sem ninguém aqui, a pesquisa sai só pelo link aberto. ## Privacidade - **Pesquisa anônima**: as respostas não ficam ligadas a quem respondeu, e você vê só o total. Depois do envio isto não muda. - **Mostrar resultados a partir de**: na pesquisa anônima, até esse número de respostas você vê só quantas chegaram. Com uma ou duas, daria para deduzir quem respondeu. O padrão é 5; use 1 para ver desde a primeira. - **Link aberto**: além dos convites individuais, gera um link único para divulgar (mural, QR code, grupo). Qualquer pessoa com o link responde, sem identificação. ## Canais e texto do convite Marque **E-mail** (convite no layout da escola, com botão para responder) e/ou **WhatsApp** (enviado aos poucos, no ritmo da escola). Com mais de um número de WhatsApp, escolha por qual sai. Em **Texto do convite**, clique nas variáveis para inserir o primeiro nome de quem recebe, o nome da escola ou o link único da pessoa. **Usar o texto de exemplo** põe o texto pronto no campo, para você só ajustar. Em branco, vai o texto de exemplo; se o texto não tiver o link, ele entra no fim da mensagem. ## Prazos - **Aceitar respostas até**: depois dessa data, a pesquisa é encerrada sozinha. Em branco, fica aberta até você encerrar. - **Agendar o envio para**: preencha e use **Agendar envio** (ou **Atualizar agendamento**). Os agendados são conferidos a cada 5 minutos. ## Bom saber - Depois do envio, a pesquisa não pode mais ser editada, e a anônima continua anônima até o fim. - No período de teste, as pesquisas saem só por e-mail. - Do aluno menor, o WhatsApp da pesquisa vai para ele, para o responsável ou para os dois, conforme a escolha da escola. Veja [Quem recebe o aviso de um aluno menor de idade?](https://docs.aulla.com.br/quem-recebe-aviso-aluno-menor). - Se a escola deixa o aluno escolher os avisos no portal, ele pode desligar o recebimento de pesquisas. - Para ver as respostas, veja [Acompanhar as respostas de uma pesquisa](https://docs.aulla.com.br/resultados-da-pesquisa). --- # Acompanhar as respostas de uma pesquisa Depois que a pesquisa sai, a tela dela mostra quantos convites chegaram, quem respondeu e o resultado de cada pergunta, com a nota NPS quando houver. Dali também se lembra quem falta, se exporta tudo e se encerra a pesquisa. ## Passo a passo 1. Abra **Secretaria › Pesquisas** e clique na pesquisa. 2. Confira a situação no alto: **Rascunho**, **Agendada**, **Enviando**, **Ativa** ou **Encerrada**. 3. Veja os números e os resultados (abaixo). ## Durante o envio Enquanto os convites saem, o card **Enviando convites…** mostra quantos estão na fila e o ritmo do WhatsApp. A pesquisa já aceita respostas nesse meio-tempo. **Interromper envio** cancela os convites que ainda estão na fila; quem já recebeu continua podendo responder. ## Os números - **Enviados**: quantos convites saíram. - **Responderam** e **Taxa de resposta**. - **NPS**: a nota da pesquisa, quando ela tem pergunta de NPS. Na pesquisa anônima, aparece só a partir do número de respostas escolhido em **Mostrar resultados a partir de**. O card **Quem compõe o NPS** separa promotores, neutros e detratores. Em **Resultados por pergunta**, cada pergunta tem o seu resumo: média das notas, contagem de cada opção, lista das respostas escritas. ## Quem recebeu e quem respondeu O card **Entrega dos convites** tem os filtros **Todos**, **Responderam**, **Não responderam** e **Falhas**. Para cada pessoa aparece a situação do e-mail e do WhatsApp (**Enviado**, **Falhou**, com o erro, ou **Na fila**) e, na pesquisa identificada, se abriu o link e se respondeu. Na anônima, a lista mostra só a entrega: quem respondeu não aparece. O card **Respostas** mostra o formulário de cada pessoa. Na pesquisa anônima, sem nome nem data e fora da ordem de chegada. Quando há muitas, a tela mostra uma parte, e o CSV traz todas. ## As ações - **Lembrar quem não respondeu**: reenvia o convite só para quem ainda não respondeu. Na anônima, o lembrete sai para quem falta sem a tela mostrar quem são. - **Exportar CSV**: baixa todas as respostas. Na anônima, fica disponível a partir do número mínimo de respostas. - **Encerrar**: o link para de aceitar respostas. - **Reabrir**: na pesquisa encerrada, volta a aceitar respostas. Informe, se quiser, um **Novo prazo para responder**; em branco, ela fica aberta até você encerrar. Quem já respondeu não responde de novo. - **Excluir**: apaga a pesquisa. ## O link aberto Se a pesquisa tem link aberto, o card **Link aberto** traz o endereço para divulgar no mural, num QR code ou no grupo. Quem responde por ele entra no total, sem identificação. ## Bom saber - Lembrar, encerrar, reabrir e interromper dependem da permissão de envio de pesquisas. - A nota baixa numa pesquisa de NPS identificada pode virar um sinal de risco na retenção, se a escola tiver o módulo. Veja [Acompanhar os alunos em risco de sair](https://docs.aulla.com.br/alunos-em-risco). - Para montar uma pesquisa, veja [Criar uma pesquisa](https://docs.aulla.com.br/criar-pesquisa). --- # Acompanhar os alunos em risco de sair A retenção avisa quem está para sair antes de sair. Todo dia, uma rotina olha os sinais de cada aluno (faltas seguidas, pagamento em atraso, pacote acabando…), soma uma pontuação de risco e, passando do limite da escola, abre um caso. A equipe trabalha o caso até o aluno ficar ou sair, e tudo fica registrado. ## Passo a passo 1. Abra **Secretaria › Retenção › Alunos em risco**. A fila abre nos casos em aberto, do maior risco para o menor. 2. Use as abas **Em aberto**, **Novos**, **Em contato**, **Recuperados**, **Perdidos** e **Todos**, e os filtros de responsável, faixa de risco, sinal e **Acompanhamento vencido**. 3. Clique no aluno para abrir o caso. 4. Registre cada conversa, marque o próximo contato e, no fim, encerre o caso como **Recuperado** ou **Perdido**. No alto da fila aparecem **Casos em aberto**, **Novos hoje**, **Acompanhamentos vencidos** e **Recuperados no mês**. **Avaliar agora** roda na hora a mesma avaliação da rotina diária, útil depois de mudar as regras. ## Trabalhar um caso À esquerda, o caso mostra a pontuação (de 0 a 100), os **Sinais que dispararam**, com desde quando e quantos pontos, e a **Linha do tempo** com tudo o que a rotina percebeu e a equipe fez. À direita ficam as ações: - **Falar com o aluno**: **Enviar mensagem de retenção** manda pelo WhatsApp da escola o texto do aviso de retenção, de **Configurações › Avisos › Notificações**. **Abrir conversa no WhatsApp** abre a conversa para você escrever. - **Registrar contato**: escolha **Por onde** (WhatsApp, Telefone, E-mail ou Pessoalmente), conte **Como foi** e clique em **Registrar contato**. O primeiro contato tira o caso de "novo". - **Próximo contato**: escolha o dia em **Voltar a falar em** e clique em **Marcar** (ou **Desmarcar**). - **Responsável**: escolha quem cuida do caso e clique em **Salvar**, ou em **Assumir** para ficar com ele. - **Anotação**: fica só para a equipe; o aluno não vê. - **Situação**: **Marcar em contato**, **Recuperado** ou **Perdido**. Para perdido, escolha o **Motivo, se o aluno saiu** (Preço, Horário, Professor, Mudou de cidade, Perdeu o interesse, Saúde, Encerrou a matrícula ou Outro motivo). Caso encerrado sai da fila. Se foi engano, ou se a conversa recomeçou, use **Reabrir caso**: ele volta como "em contato". ## Sinais e regras Em **Secretaria › Retenção › Sinais e regras**, a escola decide o que conta como risco: - No card **Sinais de risco**, cada sinal pode ser ligado ou desligado, ter o **Peso (pontos)** ajustado e o limite em **Dispara com**. Os sinais são: Faltas seguidas, Muitas faltas, Sem presença recente, Pagamento em atraso, Cancelou aulas, Pacote acabando, Fidelidade acabando, Nota baixa na pesquisa, Sem aula agendada e Matrícula trancada. - Em **Quando abrir um caso**: a **Pontuação que abre um caso** (abaixo de 40 o risco é baixo; de 70 em diante, alto), a **Hora da avaliação diária** e o **Responsável pelos casos novos**, que recebe o caso e o aviso dele. - Em **Depois que o caso fecha**: **Encerrar como perdido quando o aluno ficar sem matrícula**, as carências depois de perdido e de recuperado, e o **Próximo contato sugerido (dias)**. Clique em **Salvar regras**. Sinal de módulo que a escola não tem (atraso sem o financeiro, NPS sem as pesquisas) aparece travado, com o motivo. ## Os indicadores **Secretaria › Retenção › Indicadores** mostra os casos dos últimos 12 meses: abertos, recuperados, perdidos e a **Taxa de recuperação**, os recuperados e os perdidos por mês, os casos em aberto por faixa de risco e **Por que os alunos saíram**, com os motivos dos perdidos. ## Bom saber - Aluno que volta a ficar em risco depois de recuperado ganha um caso novo, respeitada a carência; um sinal novo reabre na hora. - Ver os casos, trabalhar neles e mudar as regras são permissões separadas. --- # Vender pelo PDV O PDV é o caixa da loja da escola: apostila, camiseta, palheta, o que a escola vende na recepção. A venda baixa o estoque e o valor já cai no financeiro, como recebido ou como conta a receber. ## Passo a passo 1. Abra **Loja › PDV**. 2. Busque o produto pelo nome, SKU ou código de barras. Com o leitor, passe o código: quando a busca acha o código exato (ou um resultado só), o Enter põe o produto no carrinho. Também dá para clicar no produto. 3. Produto com variações (tamanho, cor) pergunta qual delas. 4. No **Carrinho**, ajuste a quantidade (botões menos e mais), o **Preço un.** e o **Desconto** de cada item. 5. Clique em **Fechar a venda**. 6. Em **Quem compra**, escolha **Aluno** (busque pelo nome ou CPF) ou **Cliente avulso** (informe o **Nome** e, se quiser, o **CPF ou CNPJ**). 7. Escolha a **Forma de pagamento**: Dinheiro, PIX, Cartão de débito, Cartão de crédito, Transferência ou Outro. 8. Em **Pagamento**, escolha **Pago agora** ou **A prazo**. A prazo pede o **Vencimento** e vira uma conta a receber no financeiro. 9. Se quiser, dê um **Desconto na venda**, informe a **Comissão de quem vendeu** e escreva **Observações**. 10. Clique em **Registrar venda**. ## A comissão de quem vendeu O campo **Comissão de quem vendeu** é opcional. Preenchido, vira uma conta a pagar no financeiro para quem vendeu. A tela da venda mostra a comissão, para quem é e a situação do pagamento. ## Consultar as vendas **Loja › Vendas › Histórico de vendas** lista tudo o que saiu pelo PDV, com busca pelo número ou cliente e filtros de **Situação** (Concluídas ou Canceladas), **Pagamento** (Pagas ou A receber) e período. Clique na venda para ver os itens, o cliente, o pagamento e as devoluções. Quando há lançamento no financeiro, o link **Ver o lançamento no Financeiro** leva até ele. ## Cancelar uma venda 1. Na tela da venda, clique em **Cancelar venda**. 2. Se quiser, escreva o **Motivo**. Ele fica no histórico. 3. Clique em **Cancelar a venda**. O estoque dos itens volta, e a conta a receber é cancelada no financeiro. Não dá para desfazer. Venda que já teve devolução não se cancela: o resto se devolve pela devolução. ## Devolver itens 1. Na tela da venda, clique em **Devolver itens**. 2. Para cada produto, diga quantos **Voltam** e o **Valor** devolvido. O valor sugerido é o proporcional, já com o desconto da venda. Ajuste se for cobrar uma taxa, ou use zero numa troca sem dinheiro. 3. Escreva o **Motivo** e clique em **Registrar devolução**. Se a venda ainda não foi recebida, o valor sai do que o cliente deve; se já foi, sai do caixa, no financeiro. ## O relatório de vendas **Loja › Vendas › Relatório de vendas** mostra, no período escolhido, **Vendas**, **Faturamento**, o valor **Depois das devoluções**, o **Ticket médio** e as **Comissões**, mais as vendas **Por vendedor** e **Os 10 que mais faturaram**. Quem pode ver os custos vê também o **Lucro estimado**. ## Bom saber - A loja depende do módulo financeiro no plano. - Vender, cancelar, devolver e ver relatórios são permissões separadas. - Produto com **À venda** desligado some do PDV. Para cadastrar produtos e dar entrada no estoque, veja [Cadastrar produtos e controlar o estoque](https://docs.aulla.com.br/produtos-e-estoque). --- # Cadastrar produtos e controlar o estoque O catálogo da loja guarda o que a escola vende, com preço, código e estoque. Cada venda, devolução, entrada e ajuste fica no extrato do estoque, com o saldo depois de cada movimento. ## Passo a passo: cadastrar um produto 1. Abra **Loja › Catálogo › Produtos** e clique em **Novo produto**. 2. No card **Produto**, preencha o **Nome**, o **Código (SKU)** (único na loja), o **Código de barras** (opcional; é o que o leitor do PDV usa), a **Categoria**, o **Preço** e a **Descrição**. 3. No card **Estoque e venda**, decida: - **Controla estoque**: desligue para o que é feito sob demanda (apostila impressa, serviço); - **Tem variações**: para tamanho P/M/G, cores, sabores. O estoque passa a ser por variação; - **À venda**: desligado, o produto some do PDV. 4. Clique em **Criar produto**. 5. Depois do primeiro salvar, envie a **Imagem** (JPG, PNG ou WebP, até 2 MB). Ela aparece no PDV. ## As variações Com **Tem variações** ligado, o card **Variações** aparece na edição do produto. Para cada variação, preencha o **Nome** (P, M, G…), o **Código (SKU)**, o **Código de barras**, o **Preço próprio** (em branco, vale o do produto), a **Ordem** e se está **À venda**. O sistema recusa ligar as variações num produto que já tem saldo, e desligar com variações que têm estoque, explicando o motivo. ## As categorias Em **Loja › Catálogo › Categorias**, clique em **Nova categoria**, dê o nome e clique em **Salvar**. Produto pode ficar **Sem categoria**. ## Passo a passo: dar entrada no estoque 1. Abra **Loja › Catálogo › Estoque** e clique em **Entrada**. 2. Escolha o **Produto** e, se ele tem variações, a **Variação**. 3. Informe a **Quantidade** e, se quiser, o **Custo unitário** e uma **Observação** (por exemplo, a nota fiscal ou o fornecedor). 4. Clique em **Registrar entrada**. ## Ajustar o estoque Para corrigir o saldo depois de uma contagem, uma perda ou uma quebra: 1. Clique em **Ajuste**. 2. Escolha o produto (e a variação) e diga **Quanto muda**: um número negativo tira, um positivo põe (por exemplo, -3 ou +2). 3. Escreva o **Motivo**. Ele é obrigatório e fica no extrato. 4. Clique em **Registrar ajuste**. Ajuste que deixaria o saldo negativo é recusado. ## O extrato do estoque A tela **Estoque** lista cada movimento: **Entrada**, **Saída (venda)**, **Ajuste** e **Devolução**, com a quantidade, o **Saldo depois** e o motivo. Filtre por produto, tipo e período. O custo unitário só aparece para quem tem permissão de ver os custos. ## Bom saber - As vendas baixam o estoque sozinhas, e a devolução e o cancelamento de uma venda o devolvem. Veja [Vender pelo PDV](https://docs.aulla.com.br/vender-no-pdv). - Cadastrar produtos, dar entrada e ajustar o estoque são permissões separadas. --- # Cuidar do site da escola e dos pedidos de matrícula O Aulla guarda o conteúdo do site da escola (textos, cursos, fotos, perguntas frequentes) e o entrega ao site, que se atualiza sozinho. Quem se interessa e preenche o formulário do site vira um pedido de matrícula na fila da secretaria, pronto para aprovar. O módulo **Site e captação** depende do plano e só existe para a escola com endereço próprio (subdomínio ou domínio). ## Passo a passo: editar o conteúdo 1. Abra **Configurações › Instituição › Site da escola**. 2. Escolha a aba: **Publicação**, **Abertura e sobre**, **Estrutura**, **Cursos** ou **Integração**. 3. Edite o bloco e clique no botão de salvar dele. Cada bloco salva o que é dele; trocar de aba não perde o que foi digitado. ## As abas - **Publicação**: o interruptor **Publicar o site**. Desligado, os visitantes veem uma página "Em breve", com o **Título** e a **Mensagem** que você escolher. O logo, o telefone, o WhatsApp e o e-mail vêm dos dados da instituição. Clique em **Salvar publicação**. - **Abertura e sobre**: no card **Abertura**, o **Selo**, o **Título**, o **Subtítulo** e os textos do **Botão principal** e do **Botão secundário**, mais a **Imagem de fundo** (grande, deitada: 1920×1080). No card **Sobre a escola**, o **Título** e o **Texto**. Abaixo, os **Pilares** e os **Diferenciais** (de 3 a 6 funciona melhor). - **Estrutura**: as etapas do **Método** (até 4), os **Formatos de aula** (até 4, um pode ser o destaque, com **Marcar como destaque**), a **Chamada final**, as **Perguntas frequentes**, a **Galeria de fotos** (uma de cada vez, JPG, PNG ou WEBP, até 4 MB) e o card **SEO e rastreamento**: título e descrição para o Google, palavras-chave, **Google Analytics 4**, **Google Tag Manager**, **Pixel do Facebook**, a verificação do Search Console e a **Imagem de compartilhamento** (1200×630), que aparece nos links do WhatsApp, Instagram e Facebook. - **Cursos**: cada disciplina da escola, com **Editar** para a **Frase curta**, o **Ícone (sem imagem)**, a **Descrição do card**, a **Mensalidade de referência**, a **Ordem no site**, as **Características**, **Mostrar no site** e **Destaque**. Clique em **Salvar curso**. A imagem do card de cada curso também se envia aqui. - **Integração**: para onde o conteúdo vai quando muda. Normalmente é configurada uma vez, por quem cuida do site. Veja [Conectar o site da escola ao Aulla](https://docs.aulla.com.br/conectar-site-da-escola). Enquanto o site está oculto, a tela mostra o aviso **O site está oculto.** no alto. Curso inativo não vai para o site, mesmo marcado. ## Passo a passo: aprovar um pedido de matrícula 1. Abra **Secretaria › Alunos e matrículas › Aprovações**. Os pedidos vêm do site ou do formulário público. 2. Use as abas **Pendentes**, **Aprovados**, **Recusados** e **Todos**. Cada pedido mostra o curso, a idade, o responsável (quando há), a origem e os horários que a pessoa prefere. 3. Clique em **Aprovar e matricular**. O aluno é criado e você vai para a tela de matrícula com ele já escolhido, para definir nível, horários e valores olhando a agenda. 4. Para recusar, clique em **Recusar**, escreva o **Motivo da recusa (opcional)** e clique em **Recusar pedido**. O pedido não é uma matrícula: é alguém dizendo que quer estudar. Os horários que a pessoa pediu são preferência; quem decide é a escola. ## Bom saber - A equipe é avisada de cada pedido novo pelo aviso **Novo cadastro pelo site**, em **Configurações › Avisos › Notificações**. - O motivo da recusa é opcional, mas fica registrado para quem atender a pessoa depois. - Quem chega pelo link de indicação de um aluno fica ligado a quem indicou. Veja [Usar o programa de indicação](https://docs.aulla.com.br/programa-de-indicacao). --- # Usar o programa de indicação No programa de indicação, cada aluno tem um código. Quem chega com ele fica ligado a quem indicou, e a escola dá a recompensa combinada: um desconto automático na mensalidade ou algo acertado caso a caso. A escola também passa a saber de onde veio cada aluno novo. ## Passo a passo: ligar o programa 1. Abra **Secretaria › Indicações › Regras do programa**. 2. Ligue **Programa de indicação ligado**. 3. Em **A indicação passa a contar**, escolha **Quando a primeira mensalidade do indicado for paga** ou **Quando o indicado tiver uma matrícula ativa**. É nesse momento que a recompensa nasce. 4. No card **Recompensas**, escolha o que **Quem indica ganha** e o que **Quem chega pela indicação ganha**: **Desconto em % na próxima mensalidade**, **Desconto em R$ na próxima mensalidade**, **Combinada caso a caso (a escola marca como concedida)** ou **Sem recompensa**. Para desconto, informe o valor. 5. Se quiser, defina o **Teto de recompensas por mês, por aluno**. Quem indicar mais do que isso recebe as outras nos meses seguintes. 6. No card **O convite**, informe a **Página do site que recebe o link** e escreva o **Texto do convite** que o aluno manda ao amigo. Use as variáveis do código, do link e da escola; a prévia **Como o amigo recebe** se atualiza enquanto você escreve. 7. Clique em **Salvar regras**. A regra vale para as indicações que converterem depois de salvar: a recompensa de quem já converteu fica como estava. ## O código de cada aluno - Na ficha do aluno, o card **Indicações** mostra o **Código de indicação**, por quem ele chegou e quem ele já trouxe. Se ainda não há código, clique em **Gerar código**. - No Portal do Aluno, o código nasce sozinho quando o aluno abre **Indique um amigo**. - O link de cada aluno é o endereço da página do site com o código no fim. O amigo que pede matrícula por ele já chega ligado a quem indicou. - **Suspender** faz o site deixar de aceitar o código; as indicações que já chegaram continuam valendo. **Reativar** volta a aceitar. ## Acompanhar as indicações Em **Secretaria › Indicações › Alunos indicados**, o alto mostra **Códigos emitidos**, **Indicações recebidas**, **Convertidas**, **Recompensas entregues** e **Recompensas a entregar**. A lista tem as abas **Todas**, **Aguardando**, **Convertidas** e **Canceladas**, a busca por nome ou código e os filtros de recompensa e origem. Para quem contou no balcão que veio por um aluno, clique em **Vincular indicação**, escolha **Quem indicou** e **Quem chegou pela indicação** e clique em **Vincular**. ## As recompensas Cada indicação mostra a recompensa das duas pontas, com a situação: **A aplicar** (desconto automático esperando a próxima mensalidade), **A conceder** (combinada caso a caso), **Aplicada**, **Concedida**, **Cancelada** ou **Sem recompensa**. - O desconto automático sai sozinho na próxima mensalidade gerada, uma vez só. Se passar do valor da mensalidade, a cobrança sai zerada, nunca negativa. - Em pacote de aulas, plano de vários meses e cobrança unificada, a recompensa fica **A conceder**. - **Conceder manualmente**: escreva **O que foi combinado** e clique em **Marcar como concedida**. - **Cancelar recompensa**: a indicação continua contando como convertida; só a recompensa deixa de ser devida. O motivo fica registrado. - O ícone da lixeira cancela a indicação inteira, com o motivo (por exemplo, vinculada ao aluno errado). ## Bom saber - Com o programa desligado, nenhuma indicação nova é registrada, o portal esconde **Indique um amigo** e as recompensas a aplicar esperam. - Sem o financeiro no plano, a indicação conta quando o indicado tem matrícula ativa, e a recompensa é concedida à mão. - Se o desconto não apareceu na mensalidade, veja [Por que o desconto da indicação não saiu?](https://docs.aulla.com.br/desconto-da-indicacao-nao-saiu). --- # Publicar um material complementar O material complementar é o que a escola entrega ao aluno fora de uma aula: a apostila do nível, o áudio para estudar, o vídeo da técnica, o link de um exercício. O aluno abre no Portal do Aluno, na aba **Materiais**, e a escola vê quem já abriu. É um item do Portal do Aluno no plano (**Materiais complementares**), e o portal só existe para a escola com endereço próprio. ## Passo a passo 1. Abra **Pedagógico › Materiais** e clique em **Novo material**. O professor usa **Meu espaço › Minhas aulas › Materiais**, card **Materiais complementares**, botão **Novo material**. 2. Preencha o **Título** e escolha a **Categoria**. Para criar uma na hora, clique em **Nova categoria**, dê o **Nome** e clique em **Criar e escolher**. O portal agrupa os materiais por categoria. 3. Se quiser, escreva o **Texto**: instruções de estudo, a letra da música, o que fazer com os anexos. Ele aparece no portal acima dos anexos. 4. No card **Anexos**, envie os **Arquivos** (PDF, imagem, áudio…) e, em **Links e vídeos**, cole os endereços, com um nome se quiser. Link do YouTube ou do Vimeo aparece como vídeo, dentro do portal. 5. No card **Para quem**, escolha o público (veja abaixo). 6. Em **Quando aparece**, defina, se quiser, **Liberar em** e **Sai do portal em**. 7. Deixe **Avisar os alunos** ligado para mandar o aviso. 8. Clique em **Publicar material**. ## Para quem O alto do card mostra quantos alunos veem o material hoje. Escolha: - **Todos os alunos**: quem tem matrícula na escola, ativa ou trancada; - **Turmas**, **Níveis** e **Disciplinas**: seguem a matrícula, então quem entrar depois também vê; - **Alunos específicos**: busque pelo nome. O material mandado a um aluno pelo nome continua com ele, mesmo se ele sair da turma. O professor publica só para os alunos e as turmas dele. Para um nível, uma disciplina ou a escola toda, ele pede à secretaria. ## Quando aparece e o aviso - **Liberar em**: em branco, o material aparece assim que você salva. Serve, por exemplo, para o gabarito só depois da prova. - **Sai do portal em**: em branco, fica para sempre. Depois da data, o material continua na lista, marcado como expirado. - **Avisar os alunos**: o aviso sai pelo WhatsApp e pelo e-mail ligados no aviso **Material complementar novo (aluno)**, em **Configurações › Avisos › Notificações**. Material agendado avisa no dia da liberação, e quem já foi avisado daquele material não recebe de novo. ## Acompanhar quem abriu A lista de materiais tem os filtros **Todos**, **Publicados**, **Agendados** e **Expirados**, o filtro de categoria e a coluna **Abriram**. Abra o material para ver o card **Quem abriu**, com as abas **Todos**, **Abriram** e **Não abriram**: quando cada aluno abriu e quantas vezes. O card **Aviso** diz se os alunos foram avisados e quando. Atalhos: na ficha do aluno, a aba **Materiais** mostra o que chega a ele e tem o botão para publicar um material só para ele; a tela da turma tem o mesmo atalho para a turma. ## Bom saber - No card **Categorias** da lista, dá para renomear e apagar categorias. Apagar uma deixa os materiais dela sem categoria. - **Excluir** um material tira ele do portal e apaga os arquivos. Não dá para desfazer. - Os arquivos contam no espaço para arquivos de materiais do plano, quando ele tem limite. Links (inclusive os de vídeo) e texto não contam. - O material de uma aula, enviado na própria aula, é outra coisa: ele aparece para o professor em **Minhas aulas › Materiais**, junto com a aula de origem. --- # Configurar o assistente com IA no WhatsApp O assistente com IA atende quem manda mensagem ao WhatsApp da escola, a qualquer hora. Ele reconhece alunos e equipe pelo número, responde sobre aulas, cursos e pagamentos e, quando precisa, chama uma pessoa. O agente roda no Remarketer, e a escola liga e ajusta tudo pelo Aulla. O **Assistente com IA** é um módulo do plano, à parte. Não confundir com a Ajuda dentro do sistema, que responde "como faço?" para a equipe. ## Passo a passo: ligar o atendimento 1. Abra **Configurações › Integrações › Remarketer (IA)**. 2. No card **Conexão com o Remarketer**, confira a **URL da API**. A **Chave de API** e o **Segredo do webhook (HMAC)** são gerados sozinhos ao criar o agente: preencha só se o suporte pedir. 3. No card **Modelo de IA (Gemini)**, informe o **Modelo** e a **Chave de API do Gemini**. A chave é só desta escola. 4. Em **Telefone para passar a um humano**, informe o número que o agente avisa pelo WhatsApp quando decide chamar uma pessoa. Vazio, ele só registra. 5. No card **Atendimento por IA**, ligue **Atender o WhatsApp com o agente**. 6. Clique em **Salvar**. Na primeira vez, o agente é criado no Remarketer. O card mostra dois selos separados: **Ligado** ou **Desligado** (se o agente responde) e **Agente criado** ou **Agente ainda não criado** (se ele existe no Remarketer). Desligado, o agente continua existindo, só para de responder. As chaves não voltam para a tela depois de salvas; em branco, fica a que já estava. ## Ajustar o agente Em **Configurações › Integrações › Agente de IA**, há três abas. A tela carrega os dados do Remarketer logo depois de abrir; se a integração estiver desligada, ela pede para ligar antes. - **Comportamento**: as opções de como o agente fala e age, que vêm do próprio Remarketer. Clique em **Salvar comportamento**. Se algo for recusado, a tela mostra o detalhe. - **Conteúdos**: no card **O que o agente pode consultar**, desligue o que ele não deve acessar nem comentar. As consultas vêm em grupos: **Aluno** (próxima aula, frequência, materiais de aula, histórico de aulas, professor, dados cadastrais), **Financeiro** (faturas em aberto, 2ª via de pagamento), **Equipe** (buscar aluno, agenda e alunos do professor, comissões a receber) e **Visitante** (cursos oferecidos, informações da escola, registrar interesse ou matrícula). No card **Cursos e valores**, decida se ele pode **Citar o valor da mensalidade** e quais cursos pode citar. Clique em **Salvar conteúdos**. - **Conversas**: a memória que o agente guarda de cada contato, com o número de mensagens e a última. **Apagar histórico** faz a conversa recomeçar do zero: o agente esquece o que conversaram. ## Bom saber - O agente nunca cita curso fora do site. Sem nenhum curso marcado, ele pode citar todos os cursos ativos que aparecem no site. - Com o valor da mensalidade desligado, o agente lista os cursos sem falar de preço. - Para que o agente responda, o WhatsApp da escola precisa estar conectado. Veja [Conectar o WhatsApp da escola](https://docs.aulla.com.br/conectar-whatsapp). - As telas ficam em Configurações e pedem a permissão de ver as configurações do sistema. ## Quando algo não sai como esperado - **"Para criar o agente, falta a URL da API, a chave do Gemini ou o segredo de provisionamento da plataforma"**: confira a URL e a chave do Gemini. O segredo de provisionamento é da Aulla: fale com o suporte. - **"Não deu para falar com o Remarketer. Confira a URL da API."**: a URL está errada ou o Remarketer está fora do ar. Confira e tente de novo. - **"Não deu para buscar as conversas no Remarketer agora."**: recarregue a página. --- # Conhecer as integrações da escola O Aulla conversa com alguns serviços de fora para cobrar, mandar mensagens, colher assinaturas e alimentar o site. Cada integração tem uma tela de configuração, e quase todas são feitas uma vez só. Esta página mostra o que existe e onde configurar. As telas de integração ficam em **Configurações** e pedem a permissão de ver as configurações do sistema. Várias dependem de um módulo ou item do plano: sem ele, a tela aparece com cadeado no menu. ## As integrações ### Pagamentos (Asaas) O Asaas emite as cobranças da escola (PIX, boleto e cartão) e avisa o Aulla quando o aluno paga, para a baixa sair sozinha. A escola abre a conta no Asaas e cola a chave em **Configurações › Integrações › Pagamentos**: o ambiente, a API Key, o token do webhook, a forma de cobrança, o cartão e as parcelas, a multa e os juros. Depois, **Testar agora** confere a conexão e **Usar para cobrar** põe o provedor para emitir as cobranças novas. Depende do item **Cobrança online (PIX, boleto e cartão pelo gateway)** do plano. ### WhatsApp Os avisos, os comunicados e as cobranças saem pelo WhatsApp da escola, conectado por QR em **Configurações › Avisos › Notificações**, aba **WhatsApp**. No período de teste, os avisos saem pelo número da Aulla. Veja [Conectar o WhatsApp da escola](https://docs.aulla.com.br/conectar-whatsapp). ### E-mail Os e-mails saem pelo servidor da Aulla, com o nome da escola. Se a escola preferir o próprio endereço, configura o SMTP dela na aba **Canais e horários** da mesma tela. Veja [Enviar os e-mails pelo servidor da escola](https://docs.aulla.com.br/email-pelo-servidor-da-escola). ### Assinatura digital (SignXP) A família assina os contratos pelo celular, e a escola pode assinar sozinha depois dela. A conta e o representante se configuram em **Configurações › Integrações › Assinatura digital**. Veja [Ativar a assinatura digital](https://docs.aulla.com.br/ativar-assinatura-digital). ### Site da escola O Aulla guarda o conteúdo do site e o envia a cada mudança, e o formulário do site manda os pedidos de matrícula para a fila da secretaria. A ligação fica em **Configurações › Instituição › Site da escola**, aba **Integração**. Veja [Conectar o site da escola ao Aulla](https://docs.aulla.com.br/conectar-site-da-escola). ### Assistente com IA (Remarketer) Um agente atende o WhatsApp da escola a qualquer hora. A conexão fica em **Configurações › Integrações › Remarketer (IA)** e o comportamento do agente em **Configurações › Integrações › Agente de IA**. Veja [Configurar o assistente com IA no WhatsApp](https://docs.aulla.com.br/assistente-com-ia). ### Calendário do celular O professor e o aluno assinam a agenda de aulas no Google Calendar, no iPhone ou no Outlook, cada um pelo seu link. Veja [Ver as aulas no calendário do celular](https://docs.aulla.com.br/agenda-no-calendario-do-celular). ## Bom saber - As chaves e senhas salvas nas integrações não voltam para a tela: o campo aparece vazio e só grava se for preenchido de novo. - Quando uma integração falha, a tela dela diz o motivo: o teste de conexão do Asaas, o último envio do site, a situação da conta na SignXP. - Para saber se um aviso saiu, por qualquer canal, use **Configurações › Avisos › Histórico de envios**. Veja [Por que o aluno não recebeu o aviso?](https://docs.aulla.com.br/aviso-nao-chegou). --- # Conectar o WhatsApp da escola Os lembretes de aula, os links de mensalidade, os comunicados e os outros avisos saem pelo WhatsApp da própria escola. A conexão é feita lendo um QR com o celular da escola, como no WhatsApp Web. Dá para ter mais de um número, para separar os avisos por setor. No período de teste, os avisos saem pelo número da Aulla, identificados com o nome da escola. O WhatsApp próprio se conecta depois de assinar. ## Passo a passo: conectar 1. Abra **Configurações › Avisos › Notificações** e clique na aba **WhatsApp**. 2. No card **WhatsApp da escola**, clique em **Gerar QR**. 3. No celular da escola, abra o WhatsApp. 4. Toque em **Aparelhos conectados** › **Conectar um aparelho**. 5. Aponte a câmera para o QR da tela. A tela confere sozinha a cada 3 segundos e mostra **Conectado** quando dá certo. Se o QR venceu, clique em **QR venceu? Gerar outro**. ## Testar e organizar os números Em cada número conectado: - **Mandar uma mensagem de teste por este número**: informe um celular e clique em **Testar**; - o lápis renomeia o número (por exemplo, "Secretaria"); - a estrela o torna o número padrão, que leva todos os avisos sem número próprio; - a lixeira remove o número. Se for o único, os avisos por WhatsApp param de sair. Para mais um número, clique em **Conectar outro número**, dê o **Nome do novo número** (por exemplo, "Financeiro") e clique em **Gerar QR**. O plano define quantos números a escola pode ter; o card mostra quantos estão em uso. Com mais de um número, a aba **Avisos** ganha o card **Número de WhatsApp por área**, para escolher por qual número saem os avisos de cada área. Um aviso específico ainda pode ser trocado na linha dele. Nos comunicados e nas pesquisas, a escolha é feita em cada envio. ## Quando o número cai O número que caiu aparece como **Fora do ar**, e uma faixa vermelha no alto do sistema avisa quem responde pela escola, com o botão **Reconectar**. Para resolver: 1. Na aba **WhatsApp**, no número que caiu, clique em **Gerar QR novo**. 2. Leia o QR com o celular da escola, como na primeira vez. Os avisos que saíam por aquele número continuam ligados a ele. **Conferir de novo** consulta a situação sem gerar QR. ## A reserva pelo número da Aulla No card **Reserva pelo número da Aulla**, a opção **Usar o número da Aulla quando o meu estiver fora do ar** faz os avisos automáticos saírem pelo número da Aulla enquanto o da escola não volta, com o nome da escola no topo e o contato dela no rodapé, até um limite de mensagens por dia. Comunicados e pesquisas nunca saem por ele. Desligada, os avisos esperam você reconectar. ## O ritmo dos envios em massa Comunicados, pesquisas, convites de evento, avisos de material e lembretes de cobrança saem aos poucos, para o WhatsApp não bloquear o número. Na aba **Canais e horários**, card **Ritmo dos envios em massa pelo WhatsApp**: - **Intervalo mínimo (segundos)** e **Intervalo máximo (segundos)**: entre uma mensagem e a seguinte, o sistema sorteia uma espera nesse intervalo. O mínimo é de 10 segundos; - **Pausa a cada (mensagens)** e **Duração da pausa (minutos)**: 0 em "pausa a cada" tira a pausa. O padrão é uma mensagem a cada 30 a 60 segundos, com pausa de 5 minutos a cada 20. A tela mostra quanto tempo levam 50, 100 e 300 mensagens no ritmo escolhido. Quando o aluno menor recebe junto com o responsável, contam duas mensagens. Clique em **Salvar canais e horários**. ## Bom saber - No card **Canais da escola**, da mesma aba, o WhatsApp pode ser desligado para a escola toda: desligado ali, ele não sai em aviso nenhum. - A **Janela de silêncio do WhatsApp** segura os avisos automáticos num intervalo de horas (por exemplo, à noite) e solta quando a janela acaba. O e-mail não é afetado. - O mesmo número também serve ao atendimento com IA, se a escola tiver o módulo. Veja [Configurar o assistente com IA no WhatsApp](https://docs.aulla.com.br/assistente-com-ia). - Se os avisos pararam, veja [O WhatsApp da escola desconectou. E agora?](https://docs.aulla.com.br/whatsapp-desconectado). --- # Enviar os e-mails pelo servidor da escola Os e-mails da escola (lembretes, comunicados, links de mensalidade, convites) saem, por padrão, pelo servidor da Aulla, com o nome da escola. Se a escola quiser que eles saiam do próprio endereço, como contato@suaescola.com.br, dá para configurar o servidor de e-mail dela (SMTP). ## Passo a passo 1. Abra **Configurações › Avisos › Notificações** e clique na aba **Canais e horários**. 2. No card **Canais da escola**, confira que **E-mail** está ligado. 3. Ligue **Enviar e-mail pelo servidor da escola (SMTP próprio)**. 4. Preencha os dados que o provedor de e-mail da escola informa: - **Servidor** (por exemplo, smtp.escola.com.br); - **Porta** (por exemplo, 587); - **Segurança**: **TLS**, **SSL** ou **Nenhuma**; - **Usuário** e **Senha**; - **E-mail do remetente** e **Nome do remetente**. 5. Clique em **Salvar canais e horários**. A senha não volta para a tela depois de salva: o campo aparece vazio, com o aviso para deixar vazio e manter a senha salva. Só preencha se for trocar. ## Como testar 1. Na aba **Avisos**, num aviso qualquer, clique em **Texto** (ou **Escrever texto**) embaixo de **E-mail**. 2. No editor, em **Testar este texto**, informe um e-mail seu. 3. Clique em **Enviar teste**. O teste sai com dados de exemplo, pelo mesmo caminho dos avisos de verdade: com o SMTP próprio ligado, pelo servidor da escola. Se o teste não sair, a tela mostra **O teste não saiu:** seguido do erro do servidor. Para conferir os envios do dia a dia, use **Configurações › Avisos › Histórico de envios**, filtrando o canal **E-mail**. Cada envio aparece como **Enviado**, **Falhou** (com o erro), **Pulado** ou **Adiado**. ## Bom saber - Desligado o SMTP próprio, os e-mails voltam a sair pelo servidor da Aulla, com o nome da escola. Nada mais precisa mudar. - Desligar o **E-mail** no card **Canais da escola** faz ele não sair em aviso nenhum, nem nos que estão ligados um a um. - A **Janela de silêncio do WhatsApp** não afeta o e-mail. - O e-mail do aluno menor vai sempre para o e-mail do cadastro do aluno. - Se o aluno não recebeu um aviso, veja [Por que o aluno não recebeu o aviso?](https://docs.aulla.com.br/aviso-nao-chegou). ## Quando algo não sai como esperado - **A tela marca um campo em vermelho ao salvar**: os erros aparecem ao lado do campo (servidor, porta, usuário, e-mail ou nome do remetente). Corrija e salve de novo. - **Os e-mails aparecem como falha no histórico**: o motivo aparece na linha do envio. Confira com o provedor de e-mail o servidor, a porta, a segurança, o usuário e a senha, e faça um teste de novo. --- # Ativar a assinatura digital A assinatura digital da Aulla é feita pela SignXP. Antes do primeiro contrato assinado pelo celular, a escola ativa a conta dela na SignXP e, se quiser que a escola também assine sozinha os contratos, o representante faz uma assinatura prévia. Tudo isso é feito uma vez, pelo Aulla. A assinatura digital é um módulo do plano, cobrado à parte. Ativar e mudar estas configurações pede a permissão de editar as configurações do sistema. ## Passo a passo: ativar a conta 1. Abra **Configurações › Integrações › Assinatura digital**. 2. No card **Conta na SignXP**, confira a ficha da escola. Ela vem dos dados da instituição, e a SignXP exige o cadastro completo: **Nome da escola**, **Razão social**, **CNPJ (ou CPF, se a escola não tem CNPJ)**, **CEP**, **Rua**, **Número**, **Cidade** e **UF** (o **Complemento** e o **Bairro** são opcionais). 3. Confira o **Responsável pela conta** e o **E-mail do responsável**: é quem a SignXP procura sobre a conta. 4. Clique em **Ativar assinatura digital**. Com a conta ativa, o card mostra o selo **Ativa**, desde quando, e quantos documentos foram enviados para assinatura no mês. ## Passo a passo: a assinatura da escola O representante assina uma vez um termo na SignXP. Dali em diante, a escola assina sozinha os contratos, logo depois do aluno ou do responsável, nos modelos com o bloco de **2 assinaturas**. 1. No card **Assinatura da escola**, preencha o **Nome do representante**, o **CPF** e, se quiser, o **E-mail**. 2. Em **Ao assinar o termo, o representante apresenta**, escolha **Foto do documento**, **Selfie** e **A localização**. O termo vale para todos os contratos da escola: vale pedir mais prova aqui do que num contrato. 3. Clique em **Pedir a assinatura prévia**. 4. Com e-mail, a SignXP manda o termo ao representante. Sem e-mail, o link aparece na tela: clique em **Abrir o termo para assinar**. 5. Depois que ele assinar, clique em **Atualizar**. O card passa a mostrar **Ativa** e quem assina pela escola. Sem representante, a linha da escola nos contratos fica em branco. ## Revogar ou trocar o representante - **Revogar**: os contratos novos saem sem a assinatura da escola até haver outro representante. Os que estão em assinatura passam a pedir a assinatura do representante pelo link. - **Trocar de representante**: preencha os dados do novo e peça a assinatura prévia. Trocar revoga a autorização do anterior. ## Os padrões do envio No card **Padrões do envio**, escolha o que já vem marcado ao mandar um documento para assinar (dá para mudar em cada envio): - **Quem assina apresenta**: **A localização**, **Foto do documento** e **Selfie**. A assinatura desenhada e o aceite valem sempre; foto e selfie dão mais prova, e mais trabalho para a família. - **O link vai por**: **WhatsApp**, **E-mail da escola** e **E-mail da SignXP**. Do aluno menor, o link vai ao responsável. Os dois e-mails juntos valem como o da SignXP. Clique em **Salvar padrões**. ## Bom saber - No **Ambiente de teste**, o documento sai com marca d'água e não vale como assinado. - Se a SignXP não estiver aceitando envios da escola, o card mostra o aviso com o motivo. - Para mandar um documento depois de ativar, veja [Mandar um documento para assinatura digital](https://docs.aulla.com.br/assinatura-digital-de-documentos). ## Quando algo não sai como esperado - **"A assinatura digital ainda não está disponível neste ambiente."**: fale com o suporte da Aulla. - **Um campo da ficha fica marcado em vermelho ao ativar**: a SignXP recusou aquele dado. Corrija e clique de novo em **Ativar assinatura digital**. - **"Não deu para consultar a SignXP agora"**: a conta continua ativa; recarregue a tela mais tarde para ver o uso do mês e a situação do representante. --- # Conectar o site da escola ao Aulla O site da escola é um projeto à parte, feito por quem cuida dele. O Aulla guarda o conteúdo (textos, cursos, fotos) e o entrega ao site de dois jeitos: empurra a cada mudança para um endereço do site e deixa o mesmo conteúdo disponível para consulta. Esta configuração costuma ser feita uma vez, junto com quem desenvolveu o site. O módulo **Site e captação** depende do plano e só existe para a escola com endereço próprio. ## Passo a passo 1. Abra **Configurações › Instituição › Site da escola** e clique na aba **Integração**. 2. No card **Envio ao site**, ligue **Integração ligada**. 3. Em **Endereço do site que recebe**, informe o endereço completo que quem cuida do site preparou para receber o conteúdo. O campo mostra um exemplo do formato. 4. Clique em **Salvar integração**. 5. Em **Chave da assinatura (HMAC)**, clique em **Copiar** e passe a chave para quem cuida do site. O site usa a chave para conferir que o envio veio mesmo do Aulla, pelo cabeçalho X-Aulla-Signature. 6. No card **Último envio**, clique em **Enviar agora** e confira o **Resultado**. ## Como o conteúdo chega ao site - Com a integração ligada, cada mudança salva nas outras abas é enviada ao endereço do site, num POST com o conteúdo em JSON. - Desligada, nada é enviado e as mudanças ficam só no Aulla. O site ainda pode consultar o conteúdo pelo endereço público, que aparece no fim do card **Último envio**, em **Consulta pública**. - **Ver o JSON que vai para o site (o que está salvo)** mostra exatamente o que o site recebe. ## O último envio O card **Último envio** mostra **Quando** foi o último envio e o **Resultado**: **Deu certo** ou **Falhou**. Na falha, aparece a resposta que o site devolveu, o que ajuda quem cuida do site a achar o problema. ## Trocar a chave **Gerar nova** cria outra chave. A atual para de valer na hora, e o site precisa ser atualizado com a nova. Use quando a chave vazou ou quando trocar de fornecedor do site. ## Os pedidos de matrícula O formulário de matrícula do site manda os pedidos para o Aulla, e eles caem em **Secretaria › Alunos e matrículas › Aprovações**. O site pode mandar junto o código de indicação do aluno que indicou, e a indicação fica registrada. Veja [Cuidar do site da escola e dos pedidos de matrícula](https://docs.aulla.com.br/site-da-escola). ## Bom saber - O que aparece no site (textos, cursos, fotos, SEO) se edita nas outras abas da mesma tela. - A página "Em breve" vale enquanto **Publicar o site** estiver desligado, na aba **Publicação**. --- # Ver as aulas no calendário do celular O professor e o aluno podem assinar a própria agenda de aulas no aplicativo de calendário que já usam. Aula marcada, remarcada ou cancelada chega ao calendário em até uma hora, sem ninguém precisar copiar nada. É um item do plano (**Agenda no calendário do celular (.ics)**). Sem ele, o card não aparece. ## Passo a passo: professor 1. Abra **Meu espaço › Minhas aulas › Agenda**. 2. No card **Agenda no seu calendário**, clique em **Criar link da agenda**. 3. Escolha como assinar: - **Assinar no Google Calendar**; - **Assinar no iPhone, Mac ou Outlook**; - ou copie o endereço em **Ou cole este endereço no aplicativo de calendário**. 4. Confirme a assinatura no aplicativo de calendário. A coordenação também encontra o card **Agenda no calendário do professor** na ficha de cada professor, em **Pedagógico › Professores**, com as mesmas ações. Pode usar o card quem é o próprio professor ou quem enxerga as aulas de todos. ## Passo a passo: aluno 1. No Portal do Aluno, abra **Minhas aulas**. 2. Clique em **Criar link da agenda**. 3. Assine no aplicativo de calendário, como o professor. ## Trocar ou desligar o link O link é particular: quem tiver o endereço vê a agenda. O card mostra quando o calendário buscou o link pela última vez. - **Trocar link**: o endereço atual para de funcionar, e a agenda precisa ser assinada de novo com o novo. Use se o endereço foi parar onde não devia. - **Desligar**: o endereço atual para de funcionar. ## Bom saber - O calendário do celular só mostra a agenda: remarcar e cancelar continuam sendo feitos no Aulla. - Se, depois de assinar, o card continua dizendo **Nenhum calendário buscou este link ainda.**, confira no aplicativo de calendário se a assinatura foi concluída. --- # Por que o aluno não recebeu o aviso? Todo aviso automático que a escola manda, ou tenta mandar, fica registrado no histórico de envios, com o motivo quando não saiu. É o primeiro lugar para olhar quando alguém diz que não recebeu um lembrete, um link de mensalidade ou um aviso de aula. ## Passo a passo 1. Abra **Configurações › Avisos › Histórico de envios**. 2. Busque pelo nome ou contato da pessoa em **Destinatário ou erro**. 3. Se precisar, filtre a situação, o canal e o aviso. 4. Veja a coluna **Situação**: **Enviado**, **Falhou**, **Pulado** ou **Adiado**, com o motivo embaixo. ## O que cada motivo quer dizer - **Sem celular cadastrado** ou **Sem e-mail cadastrado**: complete o cadastro do aluno (ou do responsável). - **Canal desligado para este aviso**: o aviso está desligado naquele canal, na aba **Avisos** de **Configurações › Avisos › Notificações**. - **Canal desligado pela escola**: o canal está desligado para a escola toda, no card **Canais da escola**, aba **Canais e horários**. - **O aluno desligou este aviso no Portal do Aluno**: a escola deixou o aluno escolher os avisos, e ele desligou este. - **Fora do horário de envio da escola**: caiu na janela de silêncio do WhatsApp; sai quando ela acaba. - **Nenhum número de WhatsApp conectado**: reconecte o WhatsApp. Veja [O WhatsApp da escola desconectou. E agora?](https://docs.aulla.com.br/whatsapp-desconectado). - **Limite diário de envios pelo número da Aulla atingido**: o número da Aulla, usado no teste ou na reserva, chegou ao teto do dia. - **Feriado — o aviso não sai**, **Destinatário inativo** e **Deixou de valer antes de sair** (por exemplo, a mensalidade foi paga antes do lembrete): não há o que corrigir. - **Aviso sem modelo de texto neste canal**: escreva o texto do aviso naquele canal. - **Fora do plano da escola**: o aviso é de um módulo que a escola não tem. - **Contato de demonstração — não recebe avisos**: é um dado de exemplo. Quando o aluno menor não tem celular, o aviso vai para o responsável, e o histórico registra isso (e o contrário também). ## Reenviar Num envio com **Falhou**, clique em **Reenviar**. O resultado entra como um envio novo, e o antigo fica como está. Só a falha pode ser reenviada. ## Bom saber - Comunicados e pesquisas têm a própria lista de quem recebeu, na tela de cada um. Veja [Acompanhar, reenviar e corrigir um comunicado](https://docs.aulla.com.br/acompanhar-comunicado). - O topo do histórico mostra quantos foram **Enviados**, **Falharam**, **Pulados** e **Adiados**, seguindo os filtros. --- # Por que o comunicado saiu só por e-mail? Antes de mandar um comunicado ou uma pesquisa pelo WhatsApp, o Aulla confere se o número da escola está pronto. Se não estiver, o envio não começa: o comunicado continua salvo, sem sair, e a tela mostra o aviso do motivo. Os casos são estes. ## A escola está no período de teste No teste, os comunicados e as pesquisas saem só por e-mail. O aviso diz para remover o canal **WhatsApp**. Depois de assinar e conectar o WhatsApp da escola, eles passam a sair pelo número dela. ## O WhatsApp da escola está desconectado O aviso diz que nenhuma instância do WhatsApp está conectada, ou que o número está desconectado. Reconecte em **Configurações › Avisos › Notificações**, aba **WhatsApp**, e envie de novo. Veja [Conectar o WhatsApp da escola](https://docs.aulla.com.br/conectar-whatsapp). Envio em massa nunca troca de número sozinho e nunca sai pelo número da Aulla, nem com a reserva ligada. ## O número escolhido para o comunicado está fora do ar Com mais de um número, o comunicado sai pelo que foi escolhido em **Enviar o WhatsApp pelo número**. Se ele caiu, reconecte ou edite o comunicado e escolha outro. ## Não deu para confirmar a conexão "Não foi possível confirmar a conexão do WhatsApp" quer dizer que a consulta ao WhatsApp não respondeu naquele instante. Tente de novo em alguns instantes. ## Saiu pelo WhatsApp, mas não para algumas pessoas Na tela do comunicado, o filtro **Com falha** e a coluna **WhatsApp** mostram quem não recebeu e o erro. Quem não tem celular no cadastro recebe só pelo e-mail. Para tentar de novo só o que faltou, use **Reenviar** › **Só o que não chegou**. Veja [Acompanhar, reenviar e corrigir um comunicado](https://docs.aulla.com.br/acompanhar-comunicado). --- # Quem recebe o aviso de um aluno menor de idade? O aviso de um aluno menor pode ir para ele, para o responsável ou para os dois, e a escola escolhe isso aviso por aviso. Enquanto ela não escolhe, vale o padrão: o que é de cobrança vai só para o responsável; o resto, para os dois. ## Passo a passo 1. Abra **Configurações › Avisos › Notificações**, aba **Avisos**. 2. No card **Alunos menores de idade: quem recebe**, escolha, para cada área, **O aluno e o responsável**, **Só o aluno** ou **Só o responsável**. A escolha vale na hora para todos os avisos de aluno daquela área. 3. No mesmo card, escolha também para **Comunicados** e **Pesquisas**. 4. Para um aviso específico, troque a escolha na linha dele, mais abaixo. ## O que vale em cada caso - A escolha vale para WhatsApp e push. - O e-mail vai sempre para o e-mail do cadastro do aluno. - O código de acesso ao Portal do Aluno vai para quem o pediu. - Os documentos da matrícula e o link de assinatura digital vão, por padrão, para o responsável, que é quem assina. - Quem deveria receber e não tem celular cadastrado cede o aviso ao outro, e o histórico de envios registra. ## Quem conta como menor Conta como menor quem tem menos de 18 anos ou, sem data de nascimento, tem responsável no cadastro. O aluno maior recebe no próprio número, e no do responsável só quando não tem um. ## Bom saber - Quando o aluno e o responsável recebem juntos, o WhatsApp manda duas mensagens, e as duas contam no ritmo dos envios em massa. - Para conferir quem recebeu de fato, veja [Por que o aluno não recebeu o aviso?](https://docs.aulla.com.br/aviso-nao-chegou). --- # O WhatsApp da escola desconectou. E agora? Às vezes o número de WhatsApp da escola se desconecta do Aulla. Quando isso acontece, uma faixa vermelha no alto do sistema avisa quem responde pela escola, dizendo qual número caiu e para onde os avisos estão indo. ## Passo a passo: reconectar 1. Clique em **Reconectar** na faixa. Ela leva direto para **Configurações › Avisos › Notificações**, aba **WhatsApp**. 2. No número que aparece como **Fora do ar**, clique em **Gerar QR novo**. 3. No celular da escola, abra o WhatsApp e toque em **Aparelhos conectados** › **Conectar um aparelho**. 4. Aponte a câmera para o QR. A tela confere sozinha a cada 3 segundos e mostra **Conectado** quando volta. Os avisos que saíam por aquele número continuam ligados a ele: não é preciso configurar nada de novo. ## Para onde os avisos vão enquanto isso A faixa diz qual destes casos vale para a escola: - **Os avisos automáticos estão saindo pelo número da Aulla, com o nome da escola.**: a reserva pelo número da Aulla está ligada. - **Os avisos dele estão saindo pelo número padrão da escola.**: a escola tem outro número conectado, e ele está cobrindo. - **Os avisos por WhatsApp que saíam por ele não estão sendo enviados.**: sem reserva, os avisos esperam a reconexão. Comunicados e pesquisas nunca saem pelo número da Aulla nem trocam de número sozinhos: enquanto o número escolhido estiver fora do ar, eles não saem pelo WhatsApp. ## Bom saber - A reserva se liga no card **Reserva pelo número da Aulla**, na mesma aba, e tem um limite de mensagens por dia. - O e-mail continua saindo normalmente. - Para conectar mais números ou entender a reserva, veja [Conectar o WhatsApp da escola](https://docs.aulla.com.br/conectar-whatsapp). --- # Por que o convite do evento não chegou? Cada aluno convidado recebe o próprio convite, e a tela do evento mostra a situação de cada um. Quando uma família diz que não recebeu, é ali que se descobre o porquê. ## Passo a passo 1. Abra o evento em **Secretaria › Eventos** e clique na aba **Convidados**. 2. Busque o aluno pelo nome, ou use o filtro **Convite não chegou**. 3. Veja a coluna **Convite**. ## O que a coluna diz - **WhatsApp** e/ou **E-mail** com a hora: o convite foi entregue por aquele canal. Embaixo, **Abriu o convite** aparece quando a família já abriu o link. - **Não enviado**: o convite ainda não saiu para esse aluno. Clique em **Enviar convites**: só quem ainda não foi convidado recebe. - **Na fila de envio**: o convite está saindo. No WhatsApp, os convites saem aos poucos. - **Sem celular nem e-mail no cadastro**: complete o cadastro do aluno e reenvie. - **Não chegou**: a entrega falhou, e o erro aparece embaixo. - **Sem confirmação de envio**: o convite entrou na fila há mais de um dia e nada foi registrado. Reenvie o convite. Para reenviar, use o botão **Reenviar o convite** na linha do aluno. ## Outros motivos - O evento ainda não foi publicado: os convites só saem depois de **Publicar**. - O aviso **Convite para evento** está desligado no WhatsApp e no e-mail, em **Configurações › Avisos › Notificações**: ligue pelo menos um. - O aluno não está no público nem no programa: inclua-o editando o evento e envie os convites de novo. Se a família avisou por telefone ou no balcão, dá para registrar a resposta por ela com **Registrar a resposta pela família**. Veja [Convidar, acompanhar as respostas e marcar a entrada](https://docs.aulla.com.br/convidados-do-evento). --- # Por que o desconto da indicação não saiu? O desconto do programa de indicação não sai no momento da matrícula: ele nasce quando a indicação passa a contar e entra na próxima mensalidade gerada. Na maioria das vezes, ele só está esperando. Para saber em que pé está, abra **Secretaria › Indicações › Alunos indicados**, ache a indicação pelo nome ou código e veja a coluna **Recompensa**. ## O que a situação diz - **Nasce quando a indicação converter**: a indicação ainda está **Aguardando**. Ela conta quando a primeira mensalidade do indicado é paga ou quando ele tem matrícula ativa, conforme a regra em **Regras do programa**. - **A aplicar**: o desconto já é devido e sai sozinho na próxima mensalidade gerada, uma vez só. A mensalidade que já tinha sido gerada antes não muda. - **A conceder**: a recompensa é combinada caso a caso, ou o aluno paga por pacote, plano de vários meses ou cobrança unificada. Nesses casos o desconto não sai sozinho: dê o que foi combinado e use **Conceder manualmente**, escrevendo **O que foi combinado** e clicando em **Marcar como concedida**. - **Aplicada** ou **Concedida**: a recompensa já saiu. - **Cancelada** ou **Sem recompensa**: não há desconto a dar. ## Outros motivos - O programa está desligado: as recompensas a aplicar esperam até ele ser religado. - O aluno passou do **Teto de recompensas por mês, por aluno**: as outras recompensas saem nos meses seguintes. - A regra mudou depois que a indicação converteu: vale a recompensa que estava na regra no momento da conversão. - Sem o financeiro no plano, a recompensa é sempre concedida à mão. Quando o desconto é maior que a mensalidade, a cobrança sai zerada, nunca negativa. Veja [Usar o programa de indicação](https://docs.aulla.com.br/programa-de-indicacao). --- # Como desfazer uma baixa? Para desfazer uma baixa, a conta é reaberta: ela volta a ficar em aberto (ou vencida, se a data já passou), sem a data, o valor e a forma de pagamento que tinham sido registrados. ## Passo a passo 1. Abra **Financeiro › Recebimentos › Contas a receber** e ache a conta. 2. Abra o menu de ações da conta (o botão **Mais ações desta conta**). 3. Clique em **Reabrir**. **Reabrir** aparece nas contas pagas e nas canceladas, para quem tem a permissão de dar baixa. A reabertura fica registrada na auditoria do financeiro. Nas contas a pagar, em **Financeiro › Pagamentos › Contas a pagar**, o mesmo menu traz **Reabrir** (ou **Desfazer pagamentos**, numa conta paga em parte): os pagamentos registrados nela são desfeitos. ## O que acontece com a cobrança do gateway - A cobrança antiga do Asaas é descartada, para que uma nova possa ser emitida depois. O Aulla tenta cancelá-la no Asaas antes. - Se não conseguir, a tela avisa: cancele a cobrança antiga no painel do Asaas antes de emitir uma nova, senão o aluno recebe duas cobranças. - Reabrir não devolve dinheiro: um pagamento feito de verdade pelo Asaas continua lá. - A comissão do professor não muda com a reabertura. ## Quando não dá para reabrir - **"Esta cobrança entrou num acordo de renegociação."**: para ela voltar a ficar em aberto, cancele o acordo. - **"Esta parcela é de um acordo cancelado"**: as cobranças originais já voltaram a ficar em aberto. --- # Como mudar o dia de vencimento? O dia de vencimento fica em cada matrícula. Mudar vale para as próximas mensalidades geradas; as que já foram geradas e estão em aberto continuam no dia antigo, a não ser que você escolha levá-las para o dia novo. ## Passo a passo: para um aluno 1. Abra **Secretaria › Alunos e matrículas › Matrículas** e abra a matrícula. 2. No card **Mensalidade**, escolha o novo **Dia do vencimento**. Se o mês não tiver esse dia, vale o último dia do mês. 3. Clique em **Salvar alterações**. 4. Se houver mensalidades em aberto, abre **Mudar o vencimento das mensalidades em aberto?**, com cada uma, a data atual e a nova. Marque as que passam para o dia novo. 5. Clique em **Aplicar a N mensalidades**, ou em **Não alterar** para deixá-las como estão. A tela confirma quantas faturas tiveram o vencimento ajustado. ## Passo a passo: o padrão da escola Para as matrículas novas, o dia que já vem preenchido é o **Dia de vencimento padrão**, em **Configurações › Regras da escola › Matrículas**, aba **Matrícula**. Mude e clique em **Salvar configurações**. As matrículas que já existem não mudam. ## Bom saber - Para mudar só uma cobrança, sem mexer no dia da matrícula, edite a conta em **Financeiro › Recebimentos › Contas a receber** e altere o **Vencimento**. - A mudança no dia de vencimento não mexe nas mensalidades já pagas. ---