Lançar e pagar uma conta a pagar

Em Contas a pagar ficam as despesas da escola: aluguel, energia, fornecedores, salários e as comissões dos professores. Lançar cada conta com vencimento e categoria deixa o caixa previsível e alimenta o relatório financeiro.

Lançar uma conta#

1. Abra Financeiro › Pagamentos › Contas a pagar e clique em Nova conta a pagar.
2. Preencha Descrição, Valor e Vencimento. Escolha a Categoria e, se houver, a Subcategoria.
3. Competência é o mês a que a conta se refere. Em branco, vale o do vencimento.
4. Em Fornecedor / credor, escolha o fornecedor. Não achou? Clique em Novo fornecedor e cadastre sem sair da conta.
5. No cartão Pagamento, informe a Forma de pagamento, de qual conta da escola o dinheiro Sai de e, se for boleto, a Linha digitável do boleto.
6. Se a conta precisa passar por alguém antes de ser paga, ligue Esta conta precisa de aprovação antes de ser paga.
7. No cartão Repetição, escolha:
   • É uma conta só;
   • É parcelada: informe o Número de parcelas, se O valor informado é O total da compra ou O de cada parcela, e Uma parcela a cada Mês, Semana ou Ano. As parcelas são lançadas na hora;
   • Vem todo período (aluguel, internet, assinatura): escolha Repete a cada e Até quando (Sem fim marcado, Até uma data ou Por um número de vezes). A próxima é lançada sozinha.
8. Clique em Lançar conta.

Registrar o pagamento#

1. Abra a conta na lista. A tela dela tem as abas Dados, Pagamento, Série, Histórico e Anexos.
2. Clique em Registrar pagamento.
3. Preencha Data do pagamento e Valor pago. Se o valor saiu diferente, explique em Juros, Multa ou Desconto.
4. Escolha a Forma e de onde Saiu de. Se quiser, anexe o Comprovante (PDF ou imagem, até 10 MB) e escreva uma Observação.
5. Clique em Registrar pagamento.

Pagou só uma parte? Registre o valor pago: a conta segue em aberto e passa a mostrar o que Falta pagar. Para desfazer, use Desfazer pagamentos (ou Reabrir, na conta já quitada) no menu da conta.

No mesmo menu ficam Duplicar, Cancelar a conta e Excluir.

A lista#

• Os números do alto mostram Vencidas, Vence em 7 dias, Em aberto neste mês e Previsto para 30 dias.
• As situações são Todas, Em aberto (a visão inicial), A vencer, Vencidas, Pagas, Canceladas e Aguardando aprovação. O botão Séries mostra os parcelados e as contas recorrentes inteiros.
• Filtre pela busca (Descrição ou fornecedor), pelas categorias, pelo fornecedor e pelo período, que tem atalhos de períodos prontos.
• Marque várias contas para Marcar como pagas, Aprovar, Trocar categoria ou Cancelar de uma vez.
• O menu da barra tem Exportar, Importar planilha, Categorias e Contas financeiras.

Aprovação#

A conta que precisa de aprovação fica Aguardando aprovação e só pode ser paga depois que alguém com essa permissão clicar em Aprovar (ou Rejeitar). Para exigir aprovação de toda conta nova, veja Organizar categorias e contas financeiras.

Bom saber#

• Contas a pagar e fornecedores são um item do plano (Contas a pagar e fornecedores).
• Com a forma PIX e um gateway que faz transferências, aparece Pagar automaticamente por PIX pelo (gateway): no dia do vencimento, o sistema transfere o valor para a chave informada e marca a conta como paga. A opção Pagar por PIX agora faz a transferência na hora. Ela sai pelo gateway e não tem desfazer.
• A conta de comissão nasce do extrato de um professor. Para mudar o valor, mexa na comissão, não na conta. Veja Fechar as comissões dos professores.
• Importar planilha lança várias contas de um CSV. Você confere o que foi lido antes de qualquer conta ser lançada.
• O cadastro de fornecedores fica em Financeiro › Pagamentos › Fornecedores.
• Quem pode dar baixa em contas a pagar pode receber um resumo diário do que venceu e do que vai vencer. O aviso é configurado em Configurações › Avisos › Notificações.