Criar um evento ou recital

O módulo de eventos tira o recital do grupo de WhatsApp: a escola monta o programa, publica uma página com data e local, manda um convite com link próprio para cada aluno e acompanha quem confirmou. O evento nasce como rascunho e ninguém é avisado até você publicar e enviar os convites.

Passo a passo#

1. Abra Secretaria › Eventos e clique em Novo evento.
2. Preencha o Nome do evento e escolha o Tipo: Recital, Apresentação, Workshop, Reunião ou Outro.
3. Em Descrição, escreva o que a família precisa saber (traje, hora de chegada, o que levar). Ela aparece na página do convite.
4. No card Quando e onde, informe o Início e, se quiser, o Término (em branco, a agenda marca duas horas). Escolha a Sala da escola ou, fora da escola, preencha Local e Endereço.
5. No card Quem é convidado, escolha os alunos: Todos os alunos ativos, Alunos em aula experimental e/ou Alunos específicos. Quem estiver no programa é convidado mesmo fora desta lista.
6. Se quiser, envie a Capa (JPG, PNG ou WebP; uma imagem na horizontal fica melhor).
7. Em Lugares e acompanhantes, defina a Lotação (em branco, sem limite), ligue Aceita acompanhantes e diga quantos em Acompanhantes por convite.
8. Em Ingresso, deixe em branco para evento gratuito, ou informe o Preço por convidado e o Preço por acompanhante.
9. Em Respostas, defina Responder até, se houver prazo.
10. Clique em Criar evento.

Montar o programa#

Na tela do evento, aba Programa, clique em Nova apresentação e preencha O que será apresentado, o Professor, a Duração (min), Quem se apresenta (um aluno, um duo ou um conjunto) e as Observações. As setas sobem e descem cada apresentação; o card mostra quantas são e o tempo total.

Quem está no programa entra na lista de convidados, e o professor vê as apresentações dele em Meu espaço › Meus eventos, com a resposta de cada aluno seu.

Publicar e divulgar#

1. Clique em Publicar. A página do evento abre e os convites passam a poder ser enviados. Publicar não avisa ninguém.
2. Na aba Divulgação, copie o Link do evento (a página tem data, local, programa e o botão de adicionar ao calendário) e o Texto para o WhatsApp, pronto para o grupo da turma, o status ou uma lista de transmissão.
3. Para avisar os convidados, use Enviar convites. Veja Convidar, acompanhar as respostas e marcar a entrada.

Lotação, acompanhantes e ingresso#

• Cada confirmado e cada acompanhante ocupa um lugar. Lotou, o convite não confirma mais, e a página avisa que os lugares acabaram.
• O acompanhante paga o mesmo que o convidado quando o preço dele fica em branco; com 0,00, entra de graça.
• Com o financeiro e a cobrança online no plano, a família recebe a cobrança (PIX ou boleto) ao confirmar, e o ingresso entra em Contas a receber. Sem a cobrança online, o ingresso é lançado em Contas a receber e a baixa é manual. Sem o financeiro, a página mostra o valor e avisa que o pagamento é combinado com a escola.

Mudar ou cancelar#

• Evento publicado pode ser editado. Ao salvar, Avisar os convidados manda o aviso a quem foi convidado e não recusou, se a data ou o local mudou.
• Cancelar evento pede o motivo, que vai no aviso aos convidados. Os convites que ainda estão na fila não saem e os ingressos em aberto são cancelados; ingresso já pago não é devolvido pelo sistema.
• Excluir existe só para o rascunho: o programa e a lista de convidados somem junto.

Bom saber#

• A lista de eventos separa Próximos, Rascunhos, Realizados e Cancelados.
• Evento cancelado não se edita.
• Depois de Responder até, a família não confirma nem muda a resposta pelo link. Em branco, ela responde até o evento começar.