Dar baixa num pagamento recebido

O que o aluno paga pelo PIX ou boleto do Asaas tem a baixa automática. Quando ele paga em dinheiro, por transferência ou por qualquer outro caminho, alguém precisa registrar o recebimento no Aulla. Sem isso, a conta segue em aberto e o aluno continua recebendo os lembretes de cobrança.

Passo a passo#

1. Abra Financeiro › Recebimentos › Contas a receber.
2. Encontre a conta: busque pelo nome do aluno ou filtre por Vencidas ou A vencer.
3. No fim da linha, abra o menu de três pontos e clique em Marcar como paga.
4. No diálogo Registrar recebimento, confira:
   • Data: já vem com a data de hoje;
   • Valor: já vem com o valor da conta. Mude se entrou outro valor (um desconto combinado, juros, um acerto);
   • Forma: PIX, Cartão, Dinheiro, Boleto, Transferência ou Gateway (PIX/boleto).
5. Clique em Confirmar recebimento.

A conta passa a Paga. Se ela tinha PIX ou boleto emitido no Asaas, o Aulla também dá a baixa lá, como recebido em dinheiro, para que o gateway pare de mandar avisos de fatura vencida ao aluno. A baixa fica registrada na auditoria, com quem fez e quando.

Numa mensalidade, o diálogo avisa: a baixa libera a comissão do professor desta mensalidade, que passa a contar no extrato dele.

Valor diferente do valor da conta#

Na conta a receber, a baixa vale para a conta inteira: o valor que você digita é o valor registrado como recebido, e a conta fica paga. Não sobra saldo em aberto. Se o aluno pagou só uma parte e vai pagar o resto depois, lance a diferença como um novo recebível (veja Encontrar e lançar contas a receber) ou combine um acordo (veja Renegociar mensalidades em atraso).

Dar baixa numa cobrança unificada#

Quando várias mensalidades estão num boleto só, a baixa é dada no boleto:

1. No cartão Cobranças unificadas, no alto da lista, abra a cobrança.
2. Clique em Dar baixa nas (seguido do número de parcelas).
3. Preencha Data, Valor recebido e Forma e confirme.

A baixa vale para todas as parcelas de dentro, e cada mensalidade fica paga.

Reabrir uma conta#

Use quando a baixa foi dada por engano, ou para voltar uma conta cancelada.

1. No menu da conta paga ou cancelada, clique em Reabrir.
2. A conta volta a A vencer ou Vencida, conforme a data, e o pagamento registrado é desfeito.

Ao reabrir, a cobrança antiga do Asaas é descartada, para que uma nova possa ser emitida depois com Gerar cobrança. A comissão do professor não muda com a reabertura.

Cancelar uma conta#

1. No menu da conta, clique em Cancelar.
2. Leia o quadro de comissão, se aparecer: ele mostra quanto de comissão o cancelamento estorna e de qual professor. Se parte dela já foi consolidada no extrato do professor, o estorno não é automático e vira um acerto no próximo fechamento.
3. Escreva o Motivo. Ele fica no histórico da conta e no aviso ao professor, quando há comissão.
4. Clique em Cancelar a conta.

O cancelamento também cancela o PIX ou boleto no Asaas e recalcula o boleto unificado da família, quando houver.

Bom saber#

• Excluir só existe para lançamentos que não são mensalidade. Mensalidade se cancela, não se exclui.
• A cobrança que entrou num acordo (situação Renegociada) não recebe baixa nem se cancela por aqui: a baixa é feita nas parcelas do acordo, e ela só volta a ficar em aberto se o acordo for cancelado.
• Na tela do acordo, cada parcela tem o botão Dar baixa, que registra o pagamento com a data de hoje. Para outra data, valor ou forma, use a baixa por Contas a receber.
• Marcar como paga, reabrir e cancelar dependem das permissões do seu papel.

Quando algo não sai como esperado#

• "Não foi possível dar baixa na cobrança dentro do gateway": a conta foi marcada como paga no Aulla, mas o Asaas recusou a baixa. Baixe a cobrança manualmente no painel do Asaas, senão o aluno seguirá recebendo os avisos de vencimento.
• "A cobrança anterior não pôde ser cancelada no gateway" (ao reabrir): cancele a cobrança antiga no painel do Asaas antes de emitir uma nova, senão o aluno receberá duas cobranças.
• "Esta cobrança entrou num acordo de renegociação": dê a baixa nas parcelas do acordo.