Juntar as mensalidades de uma família num boleto só

O grupo de cobrança reúne várias matrículas com um pagador só: os irmãos, o casal, o aluno com três cursos. Com o grupo ativo e unificado, as mensalidades do mês saem num boleto único, no nome de quem paga, pelo total do grupo. A família paga uma vez, e a escola não precisa conferir vários boletos.

Passo a passo#

1. Abra Financeiro › Recebimentos › Grupos de cobrança e clique em Novo grupo.
2. No cartão Novo grupo de cobrança:
   • dê um Nome do grupo (por exemplo, "Família Lima");
   • se o pagador já é responsável de um dos alunos, use Tirar o pagador de um aluno para copiar os dados. É opcional, e os campos continuam editáveis;
   • confira Quem paga (o nome que vai no boleto), CPF de quem paga, Celular (o link do boleto vai para este número) e E-mail.
3. No cartão Cobrança:
   • Vence todo dia: o dia de vencimento do boleto único, que vale por cima do vencimento de cada matrícula;
   • ligue Um boleto só para as mensalidades do mês saírem juntas;
   • deixe Grupo ativo ligado.
4. No cartão Matrículas do grupo, use Incluir matrícula para buscar e adicionar cada uma. Só aparecem as matrículas ativas, com mensalidade, que não estão em outro grupo. Embaixo da lista aparece o total do boleto único, com as mensalidades de hoje.
5. Clique em Criar grupo. O Aulla abre a edição do grupo novo.

Emitir o boleto único#

Na edição do grupo, o cartão Boleto único lista as cobranças do grupo, uma por mês.

• Gerar a deste mês cria o boleto do mês e manda o link para quem paga.
• Se as mensalidades do mês já tinham saído no nome de cada aluno, aparece um aviso com os boletos individuais em aberto. O botão Juntar as de (mês) num boleto só cancela os boletos individuais no gateway e emite o boleto único no lugar, com o link enviado na hora.
• Em cada cobrança da lista: Abrir mostra o boleto, Reenviar manda o link de novo (no boleto vencido, o botão vira Gerar 2ª via) e Refazer recria uma cobrança cancelada, com o valor atual das matrículas.

Nos meses seguintes, a rotina diária de cobrança emite o boleto único dos grupos ativos junto com as outras cobranças.

Acompanhar e dar baixa#

Em Contas a receber, quem enxerga a escola inteira vê o cartão Cobranças unificadas, com uma linha por boleto e as mensalidades de dentro. Ali ficam Abrir a cobrança, Reenviar 2ª via, Dar baixa nas (número de parcelas), Reabrir e Cancelar a cobrança. A baixa e o cancelamento valem para todas as parcelas de dentro. Veja Dar baixa num pagamento recebido.

A lista de grupos#

A coluna Cobrança diz se o grupo está de fato unificando:

• Boleto único: unificado e ativo;
• Cada um no seu: ativo, mas sem Um boleto só. As matrículas continuam sendo cobradas uma a uma;
• Inativo: cada matrícula volta a ser cobrada no nome do aluno.

O ícone de lixeira remove o grupo. As matrículas voltam a ser cobradas uma a uma, cada uma no nome do aluno.

Bom saber#

• A cobrança unificada é um item do plano (Cobrança unificada (várias mensalidades num boleto)) e depende da cobrança online configurada. Veja Cobrar online pelo Asaas.
• Ver, criar e editar grupos pedem as permissões de grupos de cobrança. As ações do boleto único pedem a permissão de editar grupos.
• Em Próximas cobranças, a matrícula de um grupo aparece com a etiqueta Boleto do grupo.

Quando algo não sai como esperado#

• "Ligue um boleto só e deixe o grupo ativo para poder migrar": o grupo está separado ou inativo. Ajuste o cartão Cobrança e salve.
• "Já existe um boleto único neste mês": use a 2ª via na lista de cobranças, em vez de gerar outro.
• "Nenhum gateway de cobrança unificada está configurado": configure o Asaas antes.
• Uma mensalidade já consta paga no gateway: ela não é migrada para o boleto único. Confira a situação dela antes de juntar.