Organizar categorias e contas financeiras

As categorias dizem do que é cada valor (aluguel, marketing, mensalidade), e as contas financeiras dizem por onde o dinheiro passou (a conta do banco, o caixa da recepção). Com as duas bem cadastradas, o relatório mostra para onde foi o dinheiro e a conciliação bancária sabe em que conta importar o extrato.

Criar uma categoria#

1. Abra Financeiro › Pagamentos › Categorias.
2. Escolha o lado do caixa no alto: A pagar ou A receber.
3. Clique em Nova categoria.
4. Preencha o Nome (por exemplo, "Marketing").
5. Em Dentro de, deixe — Categoria principal — ou escolha a categoria mãe para criar uma subcategoria (ela fica do mesmo lado do caixa que a mãe). Numa categoria principal, escolha o Lado do caixa: A pagar, A receber ou Os dois lados.
6. Se quiser, escolha uma cor, um Ícone e a Ordem (o menor aparece antes).
7. Deixe Ativa ligada. Inativa, a categoria deixa de ser oferecida ao lançar.
8. Clique em Salvar.

Na lista, cada categoria tem botões para criar uma subcategoria, editar e excluir.

Definir um orçamento mensal#

Só categorias de despesa têm orçamento.

1. Em A pagar, clique no botão Definir orçamento mensal da categoria (o ícone de gráfico).
2. No diálogo Orçamento mensal, informe o Teto por mês: quanto a escola aceita comprometer nessa categoria a cada mês. Em branco ou zero, a categoria fica sem orçamento.
3. Clique em Salvar.

A linha da categoria passa a mostrar quanto já foi comprometido no mês contra o teto.

As categorias do sistema#

Algumas categorias são usadas pelo próprio Aulla, como mensalidade e comissão. Elas aparecem com a etiqueta Sistema e não mudam de nome nem de lado do caixa, nem podem ser excluídas. Cor, ícone, ordem e Ativa continuam sendo da escola.

Exigir aprovação nas contas a pagar#

No cartão Regras de contas a pagar, ligue Toda conta a pagar nova aguarda aprovação. A partir daí, cada conta lançada fica em "aguardando aprovação" e só pode ser paga, pela tela ou pelo PIX automático, depois que alguém com a permissão de aprovar a liberar. O que o sistema gera sozinho, como a comissão, não entra nessa fila.

Cadastrar uma conta financeira#

1. Em Categorias, clique em Contas financeiras.
2. Clique em Nova conta.
3. Preencha o Nome (por exemplo, "Itaú — conta corrente") e o Tipo: Conta bancária, Caixa (dinheiro) ou Cartão.
4. Numa conta bancária, informe Banco, Código, Agência e Conta.
5. Ligue Conta padrão se quiser que ela já venha escolhida ao lançar e ao pagar. Só uma pode ser padrão.
6. Deixe Ativa ligada e salve.

A conta financeira aparece nos campos Sai de e Saiu de das contas a pagar. Para importar extratos, a escola precisa de uma conta do tipo Conta bancária. Veja Conciliar o extrato do banco.

Bom saber#

• Ver e editar categorias e contas financeiras pede as permissões de cada cadastro.
• A regra de aprovação vale só para as contas lançadas a partir de agora.
• Para lançar e pagar despesas, veja Lançar e pagar uma conta a pagar.