Definir o acesso com cargos, papéis e permissões

O que cada pessoa vê e faz no Aulla vem de três lugares que se somam: o cargo, os papéis e as permissões avulsas. Entender a diferença permite dar o mesmo acesso a quem faz a mesma função e tratar as exceções no caso a caso.

Como as três peças se somam#

• Permissão: uma ação no sistema, como ver os alunos ou marcar uma conta como paga.
• Papel: um conjunto de permissões com nome, como Recepção. Ele é dado a pessoas e a cargos.
• Cargo: a função da pessoa na escola, como "Coordenação pedagógica". O cargo dá papéis e pode dar permissões avulsas a todos que o têm.

O acesso da pessoa é tudo isso junto: o que vem do cargo, dos papéis marcados nela e das permissões avulsas dela. O departamento não dá acesso nenhum; ele só organiza a equipe. Veja Organizar a equipe em departamentos.

Os papéis que vêm com a escola#

Toda escola nasce com três papéis de sistema, marcados com o selo Sistema: Administrador, Professor e Recepção. Eles não podem ser excluídos, porque o Aulla os procura pelo identificador. Dá para ajustar o nome e as permissões, mas o que sai de um deles sai de todos que o têm, inclusive do dono da escola, no caso do Administrador.

O papel Administrador é também o de quem responde pela escola: só quem o tem abre as configurações essenciais, a assinatura, a exportação de dados e a remoção dos dados de exemplo. Para isso, ele precisa estar marcado no próprio cadastro da pessoa, em Papéis, na aba Acesso e permissões. Recebido só pelo cargo, o papel dá as permissões, mas não torna a pessoa responsável pela escola.

Passo a passo: criar um papel#

1. Vá em Configurações › Acesso › Papéis e clique em Novo papel.
2. Preencha o Nome e, se quiser, Para que serve.
3. No card Permissões, abra cada categoria e marque o que o papel libera.
4. Clique em Criar papel.

A lista de papéis mostra quantas permissões cada um tem e quantas pessoas e cargos o carregam. Ao excluir um papel, a confirmação diz quem perde as permissões que vinham dele.

Passo a passo: criar um cargo#

1. Vá em Configurações › Equipe › Cargos e clique em Novo cargo.
2. Preencha o Nome, escolha o Departamento (obrigatório) e descreva O que faz.
3. Em Papéis que o cargo dá, marque os papéis.
4. Em Permissões avulsas, marque o que faltar. O que já vem dos papéis aparece marcado e travado, com o selo Vem de um papel.
5. Deixe Cargo ativo ligado e clique em Criar cargo.
6. No cadastro de cada pessoa, escolha o cargo no campo Cargo, na aba Na escola.

Mudou o cargo, mudou na hora para todas as pessoas que o têm. Um cargo inativo some da escolha no cadastro, mas quem já o tem continua com o acesso dele. Só dá para excluir um cargo sem ninguém ativo nele; quem está inativo com o cargo fica sem cargo.

Passo a passo: dar uma permissão a uma pessoa só#

1. Em Configurações › Equipe › Usuários, abra o cadastro da pessoa.
2. Na aba Acesso e permissões, veja o card Permissões avulsas. O que já vem do cargo e dos papéis aparece travado, com o selo Vem do cargo ou de um papel.
3. Marque só o que falta e clique em Salvar cadastro.

Como usar a matriz de permissões#

• Cada categoria é um bloco que abre e fecha, com o contador de quantas estão marcadas.
• Marcar todas e Desmarcar todas valem para a categoria inteira.
• Marcar a versão "todos" de uma permissão marca também a básica, porque as telas pedem a básica para abrir. Desmarcar a básica desmarca a versão "todos".
• A versão básica alcança o que é da própria pessoa; a versão "todos" abre a escola inteira. É assim que o papel Professor vê só os próprios alunos e aulas.

A tela de permissões#

Em Configurações › Acesso › Permissões fica o catálogo de todas as permissões, por categoria e subcategoria, com o identificador de cada uma. O sistema procura cada permissão por esse identificador, por isso ele não muda depois de criado. Uma permissão nova só tem efeito se o sistema procurar por ela: para dar ou tirar acesso, marque as permissões que já existem nos papéis, nos cargos e nas pessoas.

Bom saber#

• Prefira o cargo para quem faz a mesma função e deixe as permissões avulsas para as exceções.
• Desligar o acesso de alguém não é tirar permissões: é desativar a pessoa. Veja Cadastrar uma pessoa da equipe.
• O plano da escola vem antes de tudo: uma permissão não abre uma tela que está fora do plano.