Mandar um documento para assinatura digital

Com a assinatura digital, a família assina o contrato e os documentos da matrícula pelo celular, com validade jurídica, e a via assinada volta sozinha para a matrícula. A assinatura é feita pela SignXP. Quando o documento foi assinado no papel, dá para registrar isso também, com a via escaneada.

A assinatura digital é um módulo do plano e precisa ser ativada antes do primeiro envio. Veja Ativar a assinatura digital.

Passo a passo#

1. Abra a matrícula, no card Documentos da matrícula, ou a aba Documentos da ficha do aluno.
2. Na linha do documento, clique em Para assinar.
3. No diálogo Mandar para assinatura digital, confira Quem assina: o próprio aluno ou, se ele é menor, o responsável.
4. Marque os documentos que vão juntos. Documento sem bloco de assinatura mostra o aviso de que a assinatura vai numa página no fim.
5. Com mais de um documento marcado, escolha Como mandar: Juntos, num PDF só (um link e uma assinatura, conta como um envio) ou Um por documento (um link para cada, conta um envio por documento).
6. Em Ao assinar, a pessoa apresenta, marque o que pedir: A localização, Foto do documento e Selfie. A assinatura desenhada e o aceite valem sempre.
7. Em O link vai por, marque WhatsApp, E-mail da escola e/ou E-mail da SignXP.
8. Clique em Mandar para assinar.

Os canais do link#

• WhatsApp: a mensagem leva o link.
• E-mail da escola: sai do e-mail da escola.
• E-mail da SignXP: a SignXP manda o convite e lembra.

Um canal aparece apagado quando não pode ser usado, e diz por quê: quem assina não tem telefone ou e-mail no cadastro, o canal está desligado para a escola, ou o aviso Documento para assinar está desligado naquele canal em Configurações › Avisos › Notificações. Com os dois e-mails marcados, vale só o da SignXP, para a pessoa não receber dois convites.

A assinatura da escola#

Nos documentos com o bloco de 2 assinaturas, a escola assina sozinha logo depois da família, desde que o representante tenha feito a assinatura prévia em Configurações › Integrações › Assinatura digital. Sem ela, o diálogo avisa que a escola não assina pela SignXP, e a linha da escola fica em branco.

Acompanhar o envio#

Enquanto o documento está em assinatura, a linha dele mostra a situação: Enviando, Preparando, Aguardando assinatura ou Em conferência. Clique nela para ver quem assina, quando foi enviado e se o link já foi entregue, e para:

• Reenviar o link, enquanto aguarda a assinatura;
• Cancelar o envio: o link que já saiu deixa de abrir.

Em conferência quer dizer que todos assinaram, mas uma foto ficou para conferência humana na SignXP: o documento só vale depois dela.

Quando todos assinam, a linha mostra Assinado digitalmente com a data, e a via assinada vai em PDF para quem assinou. Se a pessoa recusou ou o envio falhou, aparece um selo vermelho (o motivo surge ao passar o mouse), e o botão Para assinar volta para um novo envio.

Registrar que foi assinado no papel#

1. Na linha do documento, clique em À mão.
2. Informe a data em Assinado em.
3. Se quiser, anexe a Via escaneada (opcional): PDF ou foto, até 10 MB.
4. Clique em Marcar como assinado.

Fica registrado quem marcou e quando, e o botão Via escaneada passa a abrir o arquivo.

Bom saber#

• No Acervo, dá para marcar vários documentos de uma mesma matrícula e usar Para assinar de uma vez. Veja Emitir e enviar os documentos da matrícula.
• O diálogo mostra quantos envios ainda restam no plano este mês, quando o plano tem limite.
• No ambiente de teste da SignXP, o documento sai com marca d'água e não vale como assinado.
• Mandar para assinar e marcar à mão são permissões separadas.