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Enviar um comunicado
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O comunicado é o aviso que a escola manda de uma vez para a equipe, os professores e os alunos, por e-mail e WhatsApp. Serve para recesso, mudança de horário, recado de evento: tudo o que precisa chegar a muita gente sem copiar e colar no WhatsApp, um por um.
Passo a passo#
- Abra Secretaria › Comunicações e clique em Nova comunicação.
- Preencha o Título. Ele é o assunto do e-mail e o título da mensagem.
- Escolha o Formato:
- Texto: com negrito, listas e links;
- Imagem e texto: um banner em destaque e um texto curto. A Imagem em destaque aceita JPG, PNG ou WebP até 5 MB (1200 × 630 fica bom no e-mail e no WhatsApp);
- Vídeo e texto: um vídeo e um texto curto. O Vídeo aceita MP4, MOV, WebM ou AVI, até 100 MB.
- Escreva a Mensagem. No formato Texto ela é obrigatória; com imagem ou vídeo, pode ficar em branco.
- No card Quem recebe, escolha o público (veja abaixo).
- No card Envio, escolha Como chega e os Canais.
- Termine com Enviar agora, Agendar envio ou Salvar rascunho.
Quem recebe#
Ligue um ou mais grupos:
- Toda a equipe: quem está ativo e não é professor;
- Todos os professores: professores ativos;
- Todos os alunos ativos: alunos com matrícula em andamento;
- Alunos em aula experimental: quem ainda não fechou matrícula.
Para pessoas avulsas, use Pessoas da equipe específicos e Alunos específicos: busque pelo nome ou e-mail e clique na pessoa. Ela vira uma etiqueta; o X tira da lista.
O número no alto do card mostra quantas pessoas vão receber. Quem estiver em mais de um grupo recebe uma vez só, contato repetido também, e quem não tem e-mail nem telefone fica de fora.
Do aluno menor de idade, o WhatsApp vai para ele, para o responsável ou para os dois, conforme a escolha da escola. Veja Quem recebe o aviso de um aluno menor de idade?.
Como chega e por onde#
Em Como chega:
- Mensagem completa: o texto inteiro vai no e-mail e no WhatsApp. A leitura só é contada no e-mail, e por baixo: alguns programas bloqueiam a contagem;
- Link para ler: vai o título, o começo do texto e um link. A leitura é contada quando a pessoa abre o link, em qualquer canal.
Em Canais, marque E-mail, WhatsApp ou os dois. No e-mail, o texto vai dentro do layout da escola; no WhatsApp, a formatação vira texto simples.
Com mais de um número de WhatsApp conectado, aparece Enviar o WhatsApp pelo número. Em branco, sai pelo número padrão. Envio em massa não troca de número sozinho: se o número escolhido estiver fora do ar, o comunicado não sai por ele.
Enviar agora, agendar ou guardar#
- Enviar agora: pede confirmação e começa o envio. Depois de enviada, a comunicação não volta atrás; para corrigir, só com errata.
- Agendar envio: preencha antes Agendar para, com data e hora no futuro. O sistema confere os agendados a cada 5 minutos. Ao editar um comunicado agendado, o botão vira Atualizar agendamento.
- Salvar rascunho: guarda sem enviar. O rascunho pode ficar até sem público.
Enviar agora só aparece para quem tem a permissão de envio. Sem ela, salve o rascunho, e quem pode enviar dispara.
Bom saber#
- O vídeo é convertido para MP4 no servidor, e o envio só começa depois disso: o comunicado fica como Preparando vídeo. No e-mail o vídeo vai por link; no WhatsApp, o arquivo final pode ter até uns 16 MB.
- Em Validade do link do vídeo, escolha até quando o vídeo fica guardado. Depois dessa data ele é apagado; em branco, fica 30 dias.
- O WhatsApp sai aos poucos, para o número da escola não ser bloqueado. O ritmo é o de Configurações › Avisos › Notificações, aba Canais e horários. Veja Conectar o WhatsApp da escola.
- Para ver o andamento, quem leu e como reenviar, veja Acompanhar, reenviar e corrigir um comunicado.
Quando algo não sai como esperado#
- "Escolha quem vai receber: um grupo ou pelo menos uma pessoa.": ligue um grupo ou escolha alguém em Quem recebe.
- "A data do agendamento precisa estar no futuro.": ajuste Agendar para.
- O comunicado ficou como rascunho com um aviso sobre o WhatsApp: o número estava desconectado ou a escola está no período de teste. Veja Por que o comunicado saiu só por e-mail?.