Ajustar os canais e os horários dos avisos

A aba Canais e horários guarda as regras de fundo dos avisos: quais canais a escola usa, quando os lembretes de mensalidade saem, a que horas as rotinas rodam e em que horário o WhatsApp pode tocar no celular das pessoas. São ajustes que valem para todos os avisos de uma vez.

Passo a passo#

1. Abra Configurações › Avisos › Notificações e clique na aba Canais e horários.
2. Ajuste os cards que precisar (veja abaixo).
3. Clique em Salvar canais e horários, no fim da página. Nesta aba nada grava sozinho.

Canais da escola#

Os interruptores E-mail, WhatsApp, No sistema e, com avisos push no plano, Push valem para a escola inteira. Desligado aqui, o canal não sai em aviso nenhum, nem nos que estão ligados um a um na aba Avisos.

Com o e-mail ligado aparece Enviar e-mail pelo servidor da escola (SMTP próprio). Desligado, os e-mails saem pelo servidor da Aulla, com o nome da escola. Ligado, a escola informa os dados do próprio servidor de e-mail.

Se a escola tem o Portal do Aluno, aparece também Deixar o aluno escolher os avisos que recebe. Ligado, o aluno (ou o responsável) desliga no portal os avisos de aula, de evolução e boletim, de eventos e as pesquisas que não quer receber. Cobranças, código de acesso, comprovantes e comunicados saem sempre. Desligado, a aba Avisos some do portal e todos voltam a receber tudo. Veja O que o aluno vê no Portal do Aluno.

Avisos de cobrança#

• 1º aviso — dias antes do vencimento: vazio, o link de pagamento sai assim que a cobrança é gerada; com 5, sai 5 dias antes do vencimento.
• Lembrete de vencimento — dias antes: 0 = no próprio dia.
• Lembrete de atraso — dias depois: 1 = no dia seguinte ao vencimento.

Os dois lembretes só saem se o pagamento ainda não foi identificado e se estiverem ligados na aba Avisos, no grupo Cobrança: "Lembrete de vencimento (mensalidade)" e "Lembrete de atraso (mensalidade)".

Em Contas a pagar — avisar a equipe com quantos dias de antecedência, você define o resumo diário que vai para quem pode dar baixa em contas a pagar, com o que já venceu e o que vence nesse prazo. O aviso se chama "Contas a pagar vencendo (escola)" e liga na aba Avisos.

Horários#

Tudo no fuso da escola, definido em Configurações › Instituição › Sistema.

• Lembretes de vencimento e de atraso: a hora em que os lembretes saem, uma vez por dia.
• Cobrança automática (gera o PIX e manda o link): a hora da cobrança automática, sempre aos 30 minutos.

Ligando a Janela de silêncio do WhatsApp, escolha Das e Às. Nesse intervalo nenhum aviso automático por WhatsApp sai: ele espera a janela acabar. O lembrete de uma aula que começa antes disso sai na noite anterior. Código de acesso, boas-vindas e pedidos de substituição saem normalmente, e o e-mail não é afetado.

Se a hora dos lembretes ou da cobrança cair dentro da janela, a dica do campo avisa: o e-mail sai no horário escolhido, e o WhatsApp, quando a janela acaba. Início igual ao fim não silencia nada.

Ritmo dos envios em massa#

O último card, Ritmo dos envios em massa pelo WhatsApp, controla a velocidade de comunicados, pesquisas, convites de evento, avisos de material e lembretes de cobrança, para o WhatsApp não bloquear o número da escola. Entre uma mensagem e a seguinte, o sistema sorteia uma espera entre o Intervalo mínimo (segundos) e o Intervalo máximo (segundos), e a cada tantas mensagens faz uma pausa. O padrão é de 30 a 60 segundos, com 5 minutos de pausa a cada 20 mensagens, e o mínimo permitido é de 10 segundos. Abaixo dos campos, a tela calcula quanto tempo levam 50, 100 e 300 mensagens no ritmo escolhido.

Bom saber#

• Aviso que esperou a janela de silêncio aparece como Adiado no histórico, com a hora em que vai sair. Veja Conferir o histórico de envios.
• As mensalidades do mês continuam sendo geradas no dia 1, independentemente desses horários.
• Os lembretes de cobrança em massa saem só pelo número da própria escola, nunca pelo número da Aulla.
• Para ligar e desligar cada aviso, veja Ligar e desligar os avisos automáticos.