Encontrar e lançar contas a receber

Contas a receber é a lista de tudo o que a escola tem a receber: mensalidades, taxas, aulas avulsas, experimentais, parcelas de acordo e qualquer valor lançado à mão. É daqui que saem a baixa, o cancelamento e as ações de cobrança de cada conta.

Encontrar uma conta#

1. Abra Financeiro › Recebimentos › Contas a receber.
2. Confira os números do alto: Vencidas, Em aberto, Recebido no mês e Nesta busca (quantas contas a lista mostra agora).
3. Escolha a situação no cabeçalho: Todas, A vencer, Vencidas, Pagas, Canceladas ou Renegociadas.
4. Refine com os filtros:
   • a busca por Descrição ou aluno;
   • o seletor de competência (Todas as competências ou um mês);
   • o botão Só mensalidades.
5. Para voltar à lista inteira, clique em Limpar filtros.

Cada linha mostra a descrição, o aluno, o vencimento, o valor e a situação. Etiquetas na linha indicam quando a conta faz parte de uma cobrança unificada ou de um acordo de renegociação. As ações ficam no fim da linha: o ícone que abre a página de pagamento (a mesma do link enviado ao aluno) e o menu de três pontos com o resto.

Lançar um recebível#

Use para o que não nasce sozinho de uma matrícula: inscrição num workshop, venda de material, um acerto combinado.

1. Na lista, clique em Novo lançamento (na Visão geral, o atalho se chama Novo recebível).
2. Preencha Descrição, Valor e Vencimento.
3. Escolha a Categoria, se quiser.
4. Em Aluno, vincule a conta a um aluno. É opcional, mas faz a conta aparecer na ficha dele.
5. Se o valor se repete, ligue Este lançamento se repete:
   • em Até quando, escolha Sem fim marcado — até eu pausar ou Com fim marcado;
   • em A cada, escolha Semanal, Mensal ou Anual;
   • com fim marcado, defina Como termina: Por número de parcelas (informe o Total de parcelas, contando a primeira) ou Por data (informe Última ocorrência até).
6. Use Observações para o que mais alguém precisa saber depois.
7. Clique em Salvar lançamento.

Numa série, o sistema gera as próximas ocorrências sozinho, mantendo sempre uma à frente.

O menu de cada conta#

Pelos três pontos da linha você encontra, conforme a situação e as suas permissões:

• Renegociação: Renegociar o atraso ou Ver o acordo.
• Cobrança: Ver PIX / boleto, Reenviar link ao aluno, Gerar cobrança, Sincronizar com o gateway, Baixar recibo e, nas contas de um grupo, Reenviar 2ª via unificada.
• Marcar como paga, Reabrir, Editar, Ver histórico e, no fim, Cancelar e Excluir.

A baixa, a reabertura e o cancelamento estão em Dar baixa num pagamento recebido. As ações de cobrança estão em Cobrar online pelo Asaas.

Bom saber#

• Editar uma mensalidade muda só aquela competência. Para mudar o valor de todo mês, edite a matrícula.
• Mensalidade não se exclui: ela é o histórico de cobrança do aluno. O caminho dela é o cancelamento. Excluir só aparece para os outros lançamentos.
• Quem enxerga a escola inteira vê, acima da lista, o cartão Cobranças unificadas: um boleto para várias mensalidades. As parcelas de dentro não se repetem na lista de baixo. Veja Juntar as mensalidades de uma família num boleto só.
• Para o responsável pela escola, com cobrança online no plano, aparece também o atalho Lembretes de cobrança. Veja Enviar lembretes de cobrança em massa.
• Dependendo da permissão do seu papel, a lista pode mostrar só as contas dos alunos que você atende.
• Ver histórico leva à Auditoria, com o registro de quem mexeu na conta e quando.

Quando algo não sai como esperado#

• "Nenhuma conta por aqui": lance a primeira conta, ou espere a rotina de mensalidades gerar as do mês.
• "Nenhuma conta com esses filtros": tente outro recorte, ou clique em Limpar filtros.
• A conta passou do vencimento e ainda aparece como A vencer: a marcação de vencidas roda uma vez por dia, de madrugada.