Manual do Aulla
Como fazer cada coisa no Aulla
Do primeiro acesso ao fechamento do mês: cadastrar alunos, matricular, montar a agenda, cobrar e avisar. Cada página explica o caminho na tela e por que ele é assim.
Dentro do sistema, o botão de ajuda no canto da tela responde à sua pergunta já sabendo em que tela você está.
Primeiros passos
- Conhecer o Aulla e o menu O que é o Aulla, como o menu se divide em seções e onde ficam a busca, as notificações, a sua conta e a ajuda.
- Ler o painel da escola (Dashboard) Como ler o Dashboard: os indicadores do topo, os cards do dia e da evolução, o seletor de período e o botão Novo.
- Fazer as configurações essenciais O passo a passo do primeiro acesso: como avançar, pular, deixar para depois e voltar às Configurações essenciais quando quiser.
- O que cada etapa das configurações essenciais decide Escola, cobrança, aulas, professores, avisos, pagamento online e equipe: o que cada etapa das configurações essenciais decide e o padrão de quem pula.
- Usar o card Primeiros passos O card Primeiros passos do Dashboard: o que cada tarefa pede, como ela se marca sozinha, o Ver como se faz e como dispensar e reabrir.
- Pedir ajuda dentro do sistema Como usar a Ajuda: perguntar ao assistente, assistir aos tutoriais da tela, o botão Como fazer, a Central de ajuda e a franquia mensal de perguntas.
- Aproveitar o período de teste Como funciona o teste grátis: a faixa com os dias que faltam, os dados de exemplo, o WhatsApp no teste, como assinar e o que acontece quando o teste acaba.
- Ver o plano da escola e o que está fora dele Onde ver o que o plano da escola libera, quanto de cada limite já está em uso e o que acontece com as telas e os itens com cadeado.
Acadêmico
- Cadastrar uma disciplina Como cadastrar uma disciplina, escolher os professores habilitados e definir o valor mensal e a fidelidade que a matrícula herda.
- Criar os níveis de uma disciplina Como criar, ordenar, editar e excluir os níveis de uma disciplina, que são o que o aluno de fato cursa na matrícula.
- Cadastrar uma sala Como cadastrar as salas da escola, com local, capacidade e cor, para o sistema evitar duas aulas no mesmo espaço.
- Criar uma turma Como criar uma turma, montar os horários dela com o assistente e colocar alunos, que herdam a grade da turma.
- Encontrar e organizar os alunos Como usar a lista de alunos: as pílulas Ativos, Experimentais e pendentes e Excluídos, os filtros, a busca e as ações de cada aluno.
- Cadastrar um aluno Como cadastrar e editar um aluno pelas abas Dados pessoais, Endereço, Responsável e Redes e observações, incluindo foto e troca de professor.
- Aluno menor de idade e o responsável O que muda no cadastro e na matrícula quando o aluno tem menos de 18 anos, e para que servem os dados do responsável.
- A ficha do aluno O que mostra cada aba da Ficha do aluno (Dados, Matrículas, Próximas aulas, Histórico, Financeiro, Documentos e outras) e o que dá para fazer nela.
- Fazer uma nova matrícula Passo a passo da nova matrícula: aluno e curso, modalidade e cobrança, horários semanais e o que conferir antes de confirmar.
- Escolher os horários semanais Como usar o assistente de horário (sala, dia, duração, horário e professor) para marcar horários semanais sem conflito, inclusive quinzenais.
- Mensalidade, pacote e taxa de matrícula Como escolher entre mensalidade e pacote de aulas ou horas na matrícula, com desconto, plano de vários meses e taxa de matrícula.
- O que acontece depois de salvar a matrícula O que o sistema faz sozinho ao confirmar a matrícula e as perguntas que vêm em seguida: boas-vindas, documentos, aula experimental e primeira mensalidade.
- Editar uma matrícula Como encontrar e editar uma matrícula: trocar nível, turma, horários, valor, vencimento e fidelidade, e cuidar do pacote de aulas.
- Trancar, cancelar ou concluir uma matrícula Como trancar, destrancar, cancelar ou concluir uma matrícula, o que acontece com as aulas e a mensalidade do mês, e como a fidelidade entra na conta.
- Configurar as regras de matrícula O que as abas das configurações de matrícula decidem: valores padrão, fidelidade, taxa, proporcional, planos, pacotes, comissão e documentos.
- Aprovar pedidos de matrícula Como aprovar ou recusar os pedidos de matrícula que chegam pelo site ou pelo formulário público, na tela Aprovações.
- Trocar horários entre alunos Como trocar alunos de horário arrastando na grade do professor ou da sala, conferir o antes e o depois e aplicar a troca de uma vez.
- Usar a agenda de aulas Como ler a agenda de aulas nas visões Mês, Semana, Dia e Lista, usar os filtros e achar as aulas incompletas e as aulas a repor.
- Marcar uma aula Como marcar uma aula da agenda, uma aula experimental ou uma aula avulsa, com aviso de conflito e repetição semanal.
- Consultar os horários fixos (Aulas recorrentes) Onde ver os horários fixos de onde as aulas nascem toda semana, e o que acontece ao remover um horário.
- Concluir uma aula e registrar o que foi dado Como abrir uma aula, registrar o conteúdo, o recado ao aluno e a anotação interna, anexar materiais e marcar a aula como concluída.
- Fazer a chamada de uma aula Como marcar Presente, Falta, Justificada ou Atrasado na chamada de uma aula individual ou em turma, e salvar.
- Remarcar uma aula Como remarcar uma aula que não vai acontecer no horário dela, marcando a nova data na hora ou deixando a aula a repor para depois.
- Agendar a reposição de uma aula Quando uma aula perdida dá direito a reposição, como agendar a reposição e onde a escola define o limite, o prazo e o que conta como aula perdida.
- Cancelar uma aula A diferença entre cancelar pela escola e registrar que o aluno cancelou, como funciona o prazo de cancelamento e como abonar um cancelamento fora do prazo.
- Buscar um professor substituto Como convidar por WhatsApp os professores livres e habilitados na disciplina para assumir uma aula, e o que acontece quando um deles aceita.
- Consultar horários livres de salas e professores Como ver quais salas e professores estão livres ao longo da semana e onde cabe uma aula de certa duração.
- Cadastrar feriados e recessos Como cadastrar um feriado ou recesso, cancelar em lote as aulas do período e devolver essas aulas depois, se precisar.
- Acompanhar as aulas ao vivo Como ver quem está em aula agora numa linha do tempo por professor, e como ligar a tela das aulas na TV da recepção.
- Usar o Meu painel e a agenda do professor Para professores O que o professor encontra no Meu painel e na Agenda, e como registrar a aula a um toque, com presença, falta ou a chamada da turma.
- Resolver pendências e conferir a consolidação Para professores Como o professor resolve de uma vez as aulas passadas sem registro e confere o extrato das aulas dele num período, com o PDF para o acerto.
- Registrar a evolução do aluno Como deixar recado e nota de desempenho por aluno, marcar as habilidades trabalhadas na aula e acompanhar o progresso de cada aluno no nível.
- Emitir e publicar boletins Como ligar o boletim, criar períodos e critérios, lançar as notas e emitir e publicar o boletim de cada aluno no portal.
Equipe e permissões
- Cadastrar uma pessoa da equipe Como cadastrar alguém da equipe em Usuários, mandar o link para criar a senha por e-mail e WhatsApp, e desativar ou reativar o acesso.
- Cadastrar um professor Como cadastrar um professor com É professor ligado e preencher a aba Financeiro: vínculo, comissão própria, mensalidade padrão e PIX.
- Definir o acesso com cargos, papéis e permissões Como o acesso de cada pessoa se forma: o cargo, os papéis e as permissões avulsas, e como criar papéis e cargos sem marcar a mesma coisa duas vezes.
- Organizar a equipe em departamentos Para que servem os departamentos, como criar um com nome e cor, ligar cargos e pessoas a ele e quando dá para excluir.
- O que o professor vê no Aulla O que aparece para o professor no Meu espaço (Meu painel, agenda, pendências, comissões, ponto) e como isso difere do que a equipe da escola vê.
Financeiro
- Entender como o dinheiro circula no Aulla O caminho do dinheiro no Aulla, da matrícula à baixa, o que acontece sozinho e onde fica cada tela do Financeiro.
- Acompanhar as mensalidades geradas Ver as mensalidades que o sistema gerou, saber se o aluno recebeu o link e disparar o envio quando ele não saiu.
- Resolver uma mensalidade antes de ela ser gerada Registrar o que o aluno já pagou ou cancelar a mensalidade de um mês futuro antes que a rotina gere o boleto.
- Gerar uma mensalidade fora da rotina Gerar a primeira mensalidade logo após a matrícula, ou uma mensalidade fora do dia 1 pela aba Financeiro da ficha do aluno.
- Encontrar e lançar contas a receber Usar a lista de Contas a receber para achar uma cobrança, filtrar o que venceu e lançar um recebível avulso ou recorrente.
- Dar baixa num pagamento recebido Registrar um pagamento recebido por fora do gateway, reabrir uma conta paga por engano e cancelar uma cobrança que não vale mais.
- Cobrar online pelo Asaas Configurar o Asaas para emitir PIX, boleto e cartão, e entender o que o Aulla faz sozinho, do envio do link à baixa automática.
- Juntar as mensalidades de uma família num boleto só Criar um grupo de cobrança para irmãos ou para o aluno com vários cursos, e mandar um boleto único no nome de quem paga.
- Enviar lembretes de cobrança em massa Escolher quem está devendo pelos critérios, conferir a régua de cada cobrança e mandar um lembrete para muitos de uma vez.
- Renegociar mensalidades em atraso Trocar as mensalidades vencidas de um aluno por um acordo parcelado, com multa, juros e desconto pela regra da escola.
- Lançar e pagar uma conta a pagar Lançar uma despesa avulsa, parcelada ou recorrente, aprová-la quando preciso e registrar o pagamento, inteiro ou em partes.
- Organizar categorias e contas financeiras Criar as categorias de receita e despesa, definir um orçamento mensal por categoria e cadastrar as contas de onde o dinheiro sai.
- Conciliar o extrato do banco Importar o extrato do banco em OFX ou CSV e casar cada linha com o que já está lançado, dando baixa no que foi pago.
- Fechar as comissões dos professores Conferir as comissões do mês, consolidar o extrato de cada professor, resolver contestações e entender quando a conta a pagar nasce.
- Definir quem recebe a comissão de uma matrícula Escolher qual professor recebe a comissão de uma matrícula quando não deve ser o professor do horário, e gerar o retroativo.
- Conferir e aceitar a sua comissão Para professores Para o professor, ver a comissão de cada mês, conferir o extrato que a escola fechou e aceitar ou contestar.
- Ler o relatório financeiro do mês Ler o relatório financeiro do mês, filtrar por lado do caixa, categoria ou aluno, exportar em CSV ou PDF e consultar a auditoria.
Avisos e WhatsApp
- Ligar e desligar os avisos automáticos Como ligar e desligar, aviso por aviso, os canais de cada mensagem automática da escola e escolher quem recebe quando o aluno é menor.
- Editar o texto de um aviso Como abrir o editor de um aviso, usar as variáveis, testar a mensagem antes de salvar e voltar ao texto padrão do Aulla.
- Configurar a agenda diária e os lembretes do professor Como configurar o resumo de aulas que o professor recebe por WhatsApp, no dia ou na véspera, e os lembretes antes e depois de cada aula.
- Ajustar os canais e os horários dos avisos Os canais da escola inteira, quando saem os lembretes de mensalidade, os horários das rotinas, a janela de silêncio e o ritmo dos envios em massa.
- Conferir o histórico de envios Como ler o histórico de envios dos avisos automáticos, filtrar por pessoa, canal e aviso, entender cada situação e reenviar o que falhou.
Configurações
- Preencher os dados da instituição Como preencher o nome, o logo, a cor, o CNPJ, o endereço, os contatos e o horário de funcionamento da escola, e onde cada dado aparece.
- Conferir o sistema e ajustar o fuso horário Como ajustar o fuso horário da escola e usar a tela Sistema para conferir as rotinas automáticas, a situação dos canais e o uso do plano.
- Achar uma configuração pela busca Como usar a busca do topo da tela para achar uma configuração pelo assunto, como multa, reposição ou fuso, e cair direto no campo certo.
- Exportar os dados da escola Como baixar uma cópia dos dados da escola em planilhas, o que vem no arquivo, quem pode exportar e como abrir no Excel.
Portal do aluno
- Ligar o Portal do Aluno e convidar os alunos O que a escola precisa para ligar o Portal do Aluno, onde ligar e como mandar o convite com o link de acesso para alunos e responsáveis.
- Entrar no Portal do Aluno Como o aluno ou o responsável entra no Portal do Aluno com o CPF e o código do WhatsApp, troca de aluno e o que fazer quando o código não chega.
- O que o aluno vê no Portal do Aluno As abas do Portal do Aluno, o que o aluno ou o responsável faz em cada uma e qual ajuste da escola faz cada aba aparecer.
Módulos
- Enviar um comunicado Como escrever um comunicado, escolher o formato, quem recebe e os canais, e enviar na hora, agendar ou guardar como rascunho.
- Acompanhar, reenviar e corrigir um comunicado O que a tela de um comunicado mostra durante e depois do envio, quem recebeu e leu, e como reenviar, incluir pessoas, corrigir com errata ou excluir.
- Criar um modelo de documento Como montar contratos, regulamentos, termos e fichas com os dados do aluno, cabeçalho, rodapé e bloco de assinatura, e fazê-los sair sozinhos na matrícula.
- Emitir e enviar os documentos da matrícula Onde ficam os documentos de cada matrícula, como emitir um avulso, mandar ao aluno por WhatsApp ou e-mail e achar qualquer arquivo no Acervo.
- Mandar um documento para assinatura digital Como mandar o contrato e os documentos da matrícula para a família assinar pelo celular, acompanhar o envio e registrar o que foi assinado no papel.
- Criar um evento ou recital Como criar um recital ou evento, montar o programa, publicar a página e divulgar, do rascunho até o convite pronto para sair.
- Convidar, acompanhar as respostas e marcar a entrada Como enviar os convites do evento, lembrar quem não respondeu, registrar a resposta pela família, acompanhar os ingressos e marcar a entrada na porta.
- Criar uma pesquisa Como montar uma pesquisa de satisfação ou NPS, escolher quem recebe, deixar anônima ou com link aberto, e enviar na hora ou agendar.
- Acompanhar as respostas de uma pesquisa Como acompanhar uma pesquisa enviada, ver a nota NPS e os resultados por pergunta, lembrar quem não respondeu, exportar o CSV, encerrar e reabrir.
- Acompanhar os alunos em risco de sair Como funciona a fila de alunos em risco de sair, como trabalhar um caso até recuperar ou perder o aluno, e como ajustar os sinais e as regras da retenção.
- Vender pelo PDV Como vender material e produtos na recepção pelo PDV, com leitor de código de barras, venda a prazo e comissão, e como cancelar ou devolver uma venda.
- Cadastrar produtos e controlar o estoque Como cadastrar os produtos da loja, com variações, código de barras e imagem, organizar as categorias e registrar entradas e ajustes de estoque.
- Cuidar do site da escola e dos pedidos de matrícula Como editar o conteúdo do site da escola, publicar ou deixar a página Em breve, mostrar os cursos e aprovar os pedidos de matrícula que chegam pelo site.
- Usar o programa de indicação Como ligar o programa de indicação, definir a recompensa de quem indica e de quem chega, gerar o código do aluno e acompanhar e conceder as recompensas.
- Publicar um material complementar Como publicar apostilas, áudios, vídeos e links para alunos, turmas, níveis ou a escola toda, fora das aulas, e ver no portal quem já abriu.
- Configurar o assistente com IA no WhatsApp Como ligar o atendimento com IA no WhatsApp da escola, pelo Remarketer, e ajustar o que o agente diz, o que pode consultar e as conversas.
Integrações
- Conhecer as integrações da escola O que se integra ao Aulla e onde a escola configura cada integração: pagamentos, WhatsApp, e-mail, assinatura digital, site, IA e calendário.
- Conectar o WhatsApp da escola Como conectar o WhatsApp da escola pelo QR, ter mais de um número, testar, reconectar, usar a reserva da Aulla e ajustar o ritmo dos envios em massa.
- Enviar os e-mails pelo servidor da escola Como os e-mails da escola saem pelo servidor da Aulla e como configurar o SMTP próprio, para eles saírem do endereço de e-mail da escola.
- Ativar a assinatura digital Como ativar a assinatura digital pela SignXP, fazer a assinatura prévia do representante para a escola assinar sozinha e definir os padrões de cada envio.
- Conectar o site da escola ao Aulla Como ligar o site da escola ao Aulla para o conteúdo ir sozinho a cada mudança, conferir o último envio e por onde chegam os pedidos de matrícula.
- Ver as aulas no calendário do celular Como o professor e o aluno assinam a agenda de aulas no Google Calendar, no iPhone ou no Outlook, para as aulas aparecerem e se atualizarem sozinhas.
Perguntas frequentes
- Por que o aluno não recebeu o aviso? Onde ver se um aviso automático saiu, falhou, foi pulado ou adiado, o que significa cada motivo e como reenviar.
- Por que o comunicado saiu só por e-mail? Por que um comunicado ou uma pesquisa não saiu pelo WhatsApp, ou ficou como rascunho, e o que fazer em cada caso.
- Quem recebe o aviso de um aluno menor de idade? Quem recebe os avisos, comunicados e pesquisas de um aluno menor de idade (ele, o responsável ou os dois) e onde a escola escolhe isso.
- O WhatsApp da escola desconectou. E agora? O que fazer quando aparece a faixa de WhatsApp desconectado, para onde os avisos vão enquanto isso e como reconectar o número da escola.
- Por que o convite do evento não chegou? Por que um convite de evento não chegou para a família e como conferir, completar o cadastro e reenviar o convite.
- Por que o desconto da indicação não saiu? Por que o desconto do programa de indicação ainda não apareceu na mensalidade de quem indicou ou de quem chegou, e como resolver cada caso.
- Como desfazer uma baixa? Como desfazer uma baixa dada por engano numa mensalidade ou conta, reabrindo o lançamento, e o que acontece com a cobrança do gateway.
- Como mudar o dia de vencimento? Como mudar o dia de vencimento da mensalidade de um aluno, levar as mensalidades em aberto para o dia novo e mudar o padrão da escola.